Zo organiseer je een oudjaarsviering zonder last-minute stress

Begin een oudjaarsviering niet met versiering, maar met het aantal gasten, de zaal en het programma. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je eten, stoelen en servies kunt berekenen. Plan daarna de boodschappen en bereid gerechten die vooruit kunnen, zoals soep, salades en buffetgerechten. Op de dag zelf draait alles om een vrije looproute, getest geluid en een duidelijke volgorde tussen ontvangst, eten, koffie en het aftelmoment.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Vervoerafspraken bevestigen
2 personen
5
Zaalreservering bevestigen
6
Programma uitwerken
2 personen
7
Muziek selecteren
8
Oliebollen bestellen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Verse producten ophalen
2 personen
12
Koelproducten opslaan
2 personen
13
Groenten snijden
3 personen
14
Soep bereiden
2 personen
15
Salades bereiden
3 personen
16
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen opstellen
4 personen
19
Looproutes vrijmaken
2 personen
20
Tafels dekken
4 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Lichtjes ophangen
2 personen
23
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
24
Microfoon testen
25
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
28
Garderobe inrichten
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
4 personen
30
Koffie en thee serveren
3 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet opbouwen
4 personen
35
Buffet serveren
5 personen
36
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
37
Dessert serveren
3 personen
38
Oliebollen serveren
3 personen
39
Aftelmoment begeleiden
3 personen
40
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Servies verzamelen
4 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Voedsel veilig opruimen
2 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Zaal schoonmaken
4 personen
46
Meubilair terugplaatsen
4 personen
47
Decoratie verwijderen
3 personen
48
Apparatuur opbergen
2 personen
49
Materialen controleren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Eetbesteksetsaantal 60

Keuken

Soepkommenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 30

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Oudjaarsvlaggenaantal 4
Confettivrije tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de viering. Gebruik het definitieve aantal gasten voor stoelen, dinerborden, waterglazen en eetbesteksets.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en leg ze uiterlijk 5 dagen vooraf naast het menu. Zo kun je aparte porties plannen in plaats van op oudejaarsavond nog ingrediënten te vervangen.
Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de laatste dag op. Bewaar koelproducten direct in koelboxen of koelkasten en zet warmhoudbakken pas klaar wanneer het buffet bijna begint.
Zet tafels en stoelen minimaal 2 uur voor ontvangst neer en maak de looproute naar buffet, garderoberekken en toilet vrij. Dek daarna de tafels met borden, glazen en bestek; zo zie je meteen wat nog ontbreekt.
Sluit muziekapparatuur, Bluetoothspeakers en draadloze microfoons minstens 90 minuten vooraf aan. Test het volume, leg stekkerdozen en verlengsnoeren veilig weg en controleer koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vóór het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een oudjaarsviering?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, uitnodigingen en het programma. Rond het definitieve aantal gasten 7 dagen vooraf af, zodat je eten, stoelen en servies gericht kunt regelen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een oudjaarsviering doen?: Houdbare producten kun je 2 tot 3 dagen vooraf kopen. Haal verse producten op de laatste dag en bereid soep, salades en andere vooruit te maken gerechten bij voorkeur 1 dag vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een oudjaarsviering klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, versiering en techniek. Reserveer daarnaast 90 minuten voor het testen van muziek en microfoon, zodat technische problemen niet samenvallen met de ontvangst.
Wanneer test je de muziek en microfoon voor oudejaarsavond?: Test Bluetoothspeakers en draadloze microfoons minstens 90 minuten voor de eerste gasten komen. Controleer ook stekkerdozen, verlengsnoeren en het geluidsvolume vanaf de plek waar toespraken of het aftelmoment plaatsvinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.