Zo organiseer je een oriëntatietocht

Begin een oriëntatietocht niet met boodschappen, maar met de route en het deelnemersaantal. Zet de route uit, loop haar daarna opnieuw na en bepaal hoeveel posten, teams en routekaarten je nodig hebt. Verzamel vervolgens aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren, zodat je groepsindeling klopt. In de laatste week bereid je de postenpakketten, routeboekjes en ontvangstbalie voor. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, een duidelijke registratie en materiaal dat per team klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
6
Route uitzetten
3 personen
7
Route opnieuw controleren
2 personen
8
Kaarten en routeboekjes printen
2 personen
9
Postopdrachten voorbereiden
3 personen
10
Postenpakketten samenstellen
3 personen
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
3 personen
14
Eten voorbereiden
3 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Terrein en route nalopen
3 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Routeposten klaarzetten
4 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes en maaltijd klaarzetten
3 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Briefing organisatieteam geven
4 personen

Event

24
Deelnemers registreren
3 personen
25
Teams en materialen uitdelen
3 personen
26
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
27
Oriëntatietocht starten
3 personen
28
Routeposten bemannen
8 personen
29
Tussenstanden registreren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Maaltijd serveren
4 personen
33
Aankomende teams opvangen
3 personen
34
Einduitslag controleren
2 personen
35
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

37
Routeposten afbreken
5 personen
38
Materialen innemen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Terrein schoonmaken
4 personen
42
Meubilair opruimen
3 personen
43
Route opnieuw nalopen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Verloren voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 5
Scharenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Kompasaantal 12
Routekaartenaantal 15
Routeboekjesaantal 15
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 12
Pionnenaantal 30
Touwaantal 100
Zaklampenaantal 12
Reflectiehesjesaantal 15
Routebordjesaantal 30
Pionlintaantal 6
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 30
Waterdichte mapjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Isolatiedekensaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Prikbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route minimaal twee keer: eerst bij het uitzetten en nogmaals nadat routebordjes, pionnen en pionlint zijn geplaatst. Controleer vooral kruisingen, onduidelijke afslagen en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen lopen.
Maak de groepsindeling pas nadat de aanmeldingen en toestemmingsformulieren zijn gecontroleerd. Leg per team de routekaart, het routeboekje, een klembord en eventuele materialen samen klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij het uitdelen.
Stel voor elke routepost een apart postenpakket samen. Voeg naast de opdracht ook een stopwatch, fluitje, schaar, touw of pionnen toe als die post ze nodig heeft; losse materialen op één centrale tafel worden vaak vergeten.
Plan de ontvangstbalie vóór de start ruim in: leg de deelnemerslijst, toestemmingsformulieren, teamindeling en alle routekaarten klaar. Houd daarnaast een aparte plek voor deelnemers die later aankomen of nog iets moeten aanvullen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet bij een buitenroute de partytent, verlichting, zaklampen en reflectiehesjes op tijd klaar en regel de dranken gekoeld voordat de eerste teams vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oriëntatietocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en de route. Plan de laatste routecontrole en het printen van kaarten en routeboekjes in de laatste 7 dagen.
Hoe maak je een goede route voor een oriëntatietocht?: Werk met herkenbare punten, duidelijke posten en genoeg ruimte tussen opdrachten. Loop de route minstens 2 keer zelf na: één keer bij het uitzetten en één keer vlak voor het evenement.
Wat moet je klaarleggen voor een oriëntatietocht?: Leg per team routekaarten, routeboekjes en een klembord klaar en maak per post een eigen materialenpakket. Voor de organisatie zijn onder meer pionnen, routebordjes, fluitjes, stopwatches, zaklampen en reflectiehesjes praktisch.
Wanneer bereid je eten en drinken voor een oriëntatietocht?: Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf en zet gekoelde dranken de avond ervoor koud. Bereid hapjes en maaltijd zo veel mogelijk op de dag zelf voor en controleer dieetwensen vóór je begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.