Organiser une rallye d’orientation sans rien oublier

Une rallye d’orientation se prépare dans un ordre précis : d’abord l’itinéraire et les autorisations, puis les inscriptions, les équipes et les postes de parcours. Le jour J, l’accueil doit être prêt avant l’arrivée des participants, avec les cartes, les livrets et le matériel déjà réparti. Prévoyez aussi un plan météo et un briefing court pour l’équipe. Les oublis les plus fréquents concernent les formulaires d’autorisation, le balisage et les boissons à mettre au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Établir la liste des participants
5
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
6
Tracer l’itinéraire
3 personnes
7
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
8
Imprimer les cartes et les livrets de route
2 personnes
9
Préparer les missions postales
3 personnes
10
Préparer les kits de poste
3 personnes
11
Faire la répartition des groupes
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Rassembler le matériel
3 personnes
14
Préparer la nourriture
3 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire le tour du site et de l’itinéraire
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
19
Préparer les postes de parcours
4 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les snacks et le repas
3 personnes
22
Installer l'éclairage
2 personnes
23
Faire le briefing de l’équipe d’organisation
4 personnes

Événement

24
Enregistrer les participants
3 personnes
25
Distribuer les équipes et le matériel
3 personnes
26
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
27
Lancer la course d'orientation
3 personnes
28
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
29
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Servir le repas
4 personnes
33
Accueillir les équipes arrivantes
3 personnes
34
Vérifier le classement final
2 personnes
35
Assurer la remise des prix
3 personnes
36
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

37
Démonter les postes de parcours
5 personnes
38
Récupérer le matériel
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Rassembler les déchets
3 personnes
41
Nettoyer le site
4 personnes
42
Ranger le mobilier
3 personnes
43
Reparcourir le parcours
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Trier les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Louchesqté 5
Ciseauxqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Plaques de cuissonqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Matériel de sport

Boussoleqté 12
Cartes d'itinéraireqté 15
Livrets de parcoursqté 15
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 12
Cônesqté 30
Cordeqté 100
Lampes de pocheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 15
Panneaux d’orientationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Stylosqté 30
Crayonsqté 30
Pochettes étanchesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Panneau d’affichage

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Tracez l’itinéraire au moins une semaine avant la rallye, puis refaites-le à pied ou à vélo quelques jours plus tard. Vérifiez les passages difficiles, les points de contrôle et les endroits où les panneaux d’orientation ou le ruban de balisage seront nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires, de vérifier les autorisations et de constituer la liste définitive des participants.
Préparez les cartes, les livrets de parcours et les missions de chaque poste 2 à 3 jours avant. Placez le matériel de chaque poste dans un kit séparé pour éviter qu’un poste parte sans chronomètre, sifflet, cônes ou presse-papiers.
Faites la répartition des groupes après la clôture des inscriptions, pas plusieurs semaines à l’avance. Préparez un exemplaire lisible par équipe et gardez une liste centrale avec les noms, les responsables et le matériel distribué.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Gardez les boissons, les snacks et le repas prêts sous abri si nécessaire, et faites le tour du site et de l’itinéraire avant l’accueil pour repérer un danger ou un balisage déplacé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rallye d’orientation ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai permet de tracer et revérifier l’itinéraire, d’envoyer les invitations, de recueillir les autorisations et de préparer les cartes, les postes et les repas.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une rallye d’orientation ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors établir la liste finale, gérer les besoins alimentaires et répartir les participants en équipes sans modifier les documents au dernier moment.
Que faut-il vérifier la veille d’une rallye d’orientation ?: La veille, vérifiez l’itinéraire, les prévisions météo, les formulaires d’autorisation et les kits de poste. Contrôlez aussi que les cartes, livrets, chronomètres, sifflets, cônes et panneaux sont bien regroupés et transportables.
Comment préparer l’accueil le jour d’une rallye d’orientation ?: Installez le comptoir d’accueil, les tables et les chaises au moins 45 minutes avant l’heure prévue. Gardez la liste des participants, la répartition des équipes et le matériel à distribuer au même endroit, puis faites un briefing de l’équipe avant l’enregistrement.

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