Zo organiseer je een operavoorstelling

Begin met de vaste kaders: locatie, speeldatum, repertoire en speelduur. Leg daarna rechten, partituren, cast en musici vast, zodat repetities en techniek op dezelfde planning kunnen worden gebouwd. Zodra de productie staat, richt je de publiekskant in met ticketverkoop, toegankelijkheid, stoelreserveringen en begeleiding. De laatste weken draaien om cues, kostuums, decor, programmaboekjes en een zaal die vóór binnenkomst volledig is getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Voorstellingsdatum bevestigen
3
Repertoire en speelduur vastleggen
2 personen
4
Rechten en partituren regelen
5
Cast en musici bevestigen
6
Repetitieruimte reserveren
7
Technische locatieafspraken maken
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Ticketverkoop openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toegankelijkheid inventariseren
14
Catering reserveren
15
Programmaboekje samenstellen
16
Programmaboekjes laten drukken
17
Zaalindeling uitwerken
2 personen
18
Stoelreserveringen verwerken
19
Publieksbegeleiders inplannen
20
Vrijwilligers instrueren
2 personen
21
Castinformatie versturen
22
Muziek en cues controleren
2 personen
23
Kostuums passen
4 personen
24
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
25
Reservesleutels ophalen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
28
Voorraad en dieetproducten controleren
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Zaal en foyers controleren
2 personen
31
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
32
Entree en garderobe inrichten
3 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Verlichting instellen
2 personen
38
Instrumenten en lessenaars plaatsen
3 personen
39
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
40
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
41
Cast ontvangen
2 personen
42
Kostuums en rekwisieten klaarleggen
3 personen
43
Publieksbalie openen
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Tickets controleren
2 personen
46
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
49
Voorstelling starten
2 personen
50
Publieksbegeleiding tijdens voorstelling
3 personen
51
Pauzebuffet openen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
54
Tweede bedrijf aankondigen
55
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
56
Einde voorstelling begeleiden
3 personen
57
Artiesten bedanken
2 personen
58
Nazit en drankje serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen tijdens nazit
2 personen
60
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
61
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Catering opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
2 personen
65
Zaal opruimen
4 personen
66
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
67
Decor en rekwisieten inpakken
3 personen
68
Instrumenten en apparatuur inpakken
3 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Onkosten en facturen verzamelen
74
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stapelstoelenaantal 180
Cocktailtafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 220
Kleedkamertafelsaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Gebaksbordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 120
Opscheptangenaantal 12
Serveerschalenaantal 20

Catering

IJsblokjesbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 12
Koelboxenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12
Orkeststoelenaantal 12
Partiturenstandaardsaantal 12
Kledingstomersaantal 2
Handlampenaantal 6

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Richtingsbordenaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 8
LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koksbroodmessenaantal 3
Serveermessenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reserveer de repetitieruimte zodra de cast en musici zijn bevestigd. Plan repetities niet alleen op beschikbaarheid van de zangers, maar controleer ook of de partituren, muzieklessenaars en orkeststoelen op tijd aanwezig zijn.
Open de ticketverkoop pas nadat speelduur, zaalindeling en eventuele stoelreserveringen zijn vastgelegd. Zo voorkom je dat je later verkochte plaatsen moet verplaatsen of publieksinformatie moet corrigeren.
Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uiterlijk bij de aanmelding uit. Geef publieksbegeleiders daarna een concrete lijst met reserveringen en aandachtspunten, in plaats van dit op de avond zelf te verzamelen.
Plan de technische locatieafspraken ruim vóór de voorstelling en test muziek, cues en aansluitingen in dezelfde opstelling als op de speeldag. Controleer daarbij ook verlengkabels, stekkerdozen en handlampen; die ontbreken vaak pas wanneer de zaal al open moet.
Maak de publieks- en backstageplanning apart. Zet garderoberekken, kledinghangers en kleedkamerstoelen vóór de inloop klaar, en laat vrijwilligers vooraf weten wie kaartcontrole, zaalbegeleiding en hulp bij toegankelijke plaatsen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een operavoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met locatie, datum, repertoire en rechten. Leg cast en musici daarna zo snel mogelijk vast, zodat je minimaal 8 tot 12 weken repetitietijd kunt plannen.
Wanneer moet je de rechten en partituren voor een opera regelen?: Regel dit vóór je kaartverkoop opent en bij voorkeur 4 tot 6 maanden voor de voorstelling. Zonder bevestigde rechten en bruikbare partituren kunnen repertoire, repetities en programmaboekje nog veranderen.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een operavoorstelling?: Open de verkoop zodra locatie, datum, speelduur en zaalindeling definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken voor de voorstelling. Verzamel toegankelijkheidsbehoeften en dieetwensen direct tijdens de aanmelding.
Hoeveel tijd heb je op de dag zelf nodig voor de opbouw?: Reserveer minimaal 4 uur voor zaalindeling, techniek, publieksontvangst en backstagecontrole. Plan daarnaast minstens 60 minuten vóór inloop voor de laatste cuecheck, kostuumcontrole en briefing van vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.