Zo organiseer je een openluchtfilmavond

Begin niet met snacks of uitnodigingen, maar met de locatie, filmrechten en techniek. Controleer eerst of je de gekozen film publiek mag vertonen en of voor de locatie een vergunning nodig is. Plan daarna scherm, beamer, geluid en stroom alsof je vanaf het begin zonder binnenruimte werkt. Leg vóór de uitnodigingen vast wat er gebeurt bij regen en verzamel dieetwensen met de aanmeldingen. Test op de dag zelf het volledige filmbestand en geluid in het donker.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Filmrechten regelen
3
Vergunning controleren
4
Film selecteren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Weersverwachting controleren
9
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
10
Apparatuur reserveren
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Filmbestand controleren
14
Techniek testen
2 personen
15
Snacks portioneren
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie inspecteren
2 personen
19
Terrein markeren
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Picknickdekens uitleggen
2 personen
23
Scherm opbouwen
2 personen
24
Projector aansluiten
2 personen
25
Geluid aansluiten
2 personen
26
Verlichting plaatsen
2 personen
27
Stroomkabels beveiligen
2 personen
28
Cateringtafel inrichten
2 personen
29
Informatiebord plaatsen
30
Afvalpunten plaatsen
2 personen
31
Testbeeld controleren
2 personen

Event

32
Publiek ontvangen
3 personen
33
Tickets controleren
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Publiek naar zitplaatsen wijzen
2 personen
38
Film aankondigen
39
Film starten
2 personen
40
Techniek monitoren
41
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Cateringtafel opruimen
2 personen
45
Apparatuur afbouwen
3 personen
46
Stroomkabels verwijderen
2 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Terrein schoonmaken
3 personen
49
Materialen controleren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Picknickdekensaantal 15
Cateringtafelaantal 2
Klapstoelen voor crewaantal 6

Apparatuur

Bioscoopscherm
Beamer
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 10

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Filmplakatenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blikvangersaantal 2
Dweil

Catering

Boodschappen

Tips

Regel filmrechten en vergunning minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Een film die je thuis mag streamen, mag je niet automatisch aan publiek vertonen; controleer ook of de locatievoorwaarden extra eisen stellen.
Test de techniek niet alleen met beeld. Sluit laptop, HDMI-kabel, beamer, luidsprekers en stroom volledig aan en speel minstens 10 minuten van het filmbestand af op de plek van het scherm.
Plan stroom en kabels vóór je stoelen neerzet. Houd verlengkabels en stekkerdozen uit looproutes, werk kabels af met kabelmatten en controleer na het opbouwen of niemand bij vertrek in het donker hoeft te zoeken.
Maak zitplaatsen passend bij het moment van de avond. Zet tafels en catering vóór de film klaar, leg picknickdekens uit en plaats LED-lantaarns of lichtsnoeren zo dat paden zichtbaar blijven zonder het scherm te verlichten.
Koel dranken ruim vóór aanvang en portioneer snacks vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, plus extra water, en zet hapjes zo klaar dat de catering tijdens de film geen luidruchtige verplaatsing nodig heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een openluchtfilmavond organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, filmrechten, vergunning en apparatuur. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de avond het aantal bezoekers, dieetwensen en benodigde zitplaatsen kent.
Hoeveel drank heb je nodig voor een openluchtfilmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg water toe voor de hele avond. Koel de dranken enkele uren vooraf en gebruik koelboxen of ijscontainers, zodat je niet tijdens de film hoeft bij te vullen.
Wanneer test je de beamer en het geluid?: Doe een volledige test op de dag zelf, bij voorkeur minimaal 2 uur voor de start en nadat het scherm op zijn definitieve plek staat. Controleer beeld, geluid, HDMI-verbinding, stroom en het volledige filmbestand; test daarna nog één keer zodra het donker wordt.
Wat doe je bij regen tijdens een openluchtfilmavond?: Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf wie beslist en welk alternatief geldt. Communiceer de beslissing op een vast tijdstip, bijvoorbeeld 12 uur voor aanvang, en vermeld in de uitnodiging al of de avond wordt verplaatst, binnen doorgaat of wordt afgelast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.