Zo organiseer je een openluchtfilm zonder verrassingen

Begin minstens vier weken vooraf met de locatie, filmrechten en filmkeuze. Daarna leg je het aantal bezoekers vast, verzamel je dieetwensen en reserveer je scherm, beamer en geluid. Test de volledige techniek niet pas op de avond zelf: een ontbrekende kabel of onveilige stroomroute kost snel een uur. Plan ook een alternatief bij regen en werk op de dag zelf van locatie-inspectie naar opbouw, test en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Filmrechten regelen
3
Film selecteren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Weersverwachting controleren
8
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
9
Stroompunten controleren
2 personen
10
Filmtechniek testen
2 personen
11
Apparatuur reserveren
12
Boodschappenlijst maken
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Apparatuur ophalen
2 personen
15
Filmbestand klaarzetten
16
Snacks portioneren
3 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Locatie inspecteren
2 personen
19
Scherm opbouwen
3 personen
20
Projector installeren
2 personen
21
Geluid aansluiten
2 personen
22
Kabels veilig afwerken
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Dekens klaarleggen
2 personen
25
Tafels opstellen
2 personen
26
Licht ophangen
3 personen
27
Cateringstafel inrichten
3 personen
28
Afvalpunten plaatsen
2 personen
29
Toiletten controleren
2 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Projectie en geluid testen
2 personen

Event

32
Entree openen
2 personen
33
Bezoekers verwelkomen
3 personen
34
Aanmeldingen afvinken
2 personen
35
Snacks serveren
3 personen
36
Dranken serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Afvalpunten legen
2 personen
39
Bezoekers naar zitplaatsen wijzen
2 personen
40
Filmstart aankondigen
41
Projectie bewaken
42
Technische storingen oplossen
2 personen
43
Uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

44
Projector uitschakelen
2 personen
45
Apparatuur afbouwen
4 personen
46
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
47
Afval verzamelen
4 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Materialen drogen en opbergen
2 personen
51
Apparatuur retourneren
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
53
Restanten gekoeld bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Picknickdekensaantal 30
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbruggenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Popcornmachinesaantal 2
Scharenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Programmapostersaantal 10
Richtingbordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek op basis van de kijkafstand: test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en luidsprekers samen op locatie en houd minimaal 60 minuten over voor storingen.
Controleer de stroompunten vóór je apparatuur reserveert. Leg verlenghaspels en stekkerdozen zo aan dat kabels niet door looppaden lopen; gebruik kabelbruggen waar oversteken niet kan.
Maak 24 uur vooraf een definitieve weerbeslissing en bevestig het alternatief. Informeer bezoekers uiterlijk 12 uur voor aanvang als de locatie of starttijd verandert.
Zet stoelen, klaptafels en picknickdekens zo neer dat iedereen het scherm ziet en de doorgangen vrij blijven. Reken per 10 bezoekers op minstens één afvalbak en plaats richtingbordjes bij entree en toiletten.
Koel dranken minstens 3 uur vooraf en portioneer snacks voordat de bezoekers komen. Zet herbruikbare bekers, borden, bestek en opscheplepels klaar, zodat de film niet wordt onderbroken door uitgifte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtfilm organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met locatie, filmrechten en filmkeuze. Reserveer apparatuur uiterlijk drie weken vooraf en test alles minimaal één dag voor de vertoning.
Hoeveel drank heb je nodig voor een openluchtfilm?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Koel de voorraad minstens 3 uur vooraf en houd extra water apart voor warm weer.
Wanneer moet je een openluchtfilm afgelasten bij regen?: Neem 24 uur vooraf een besluit op basis van de verwachting en de afspraken met de locatie. Communiceer een wijziging uiterlijk 12 uur voor aanvang, tenzij het weer daarna plotseling verslechtert.
Hoe test je de techniek van een openluchtfilm?: Sluit beamer, scherm, laptop, HDMI-kabels, audiomixer en luidsprekers minstens één dag vooraf volledig aan. Controleer beeld, geluid, filmbestand en de stroomroute en reserveer op de avond zelf nog 60 minuten voor een laatste test.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.