Zo organiseer je een openluchtbioscoop

Begin niet met popcorn of decoratie, maar met de film, vertoningsrechten en locatie. Controleer daarna vergunningen, stroom en de zicht- en geluidsomstandigheden voordat je techniek en meubilair vastlegt. Werk met een duidelijke planning: reserveren, bezoekers informeren, terrein opbouwen en pas daarna testen. Plan bovendien een concreet alternatief voor regen, wind en een lege accu, want juist die onderdelen worden bij een openluchtbioscoop vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en vertoningsrechten kiezen
2 personen
2
Vertoningsrechten reserveren
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Weerscenario vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Techniek reserveren
10
Stoelen en tafels reserveren
11
Leveranciers bevestigen
12
Bezoekersinformatie versturen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Apparatuur ophalen
2 personen
16
Filmbestand controleren
17
Batterijen opladen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Popcorn en snacks klaarzetten
2 personen
20
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
21
Terrein inspecteren
2 personen
22
Stroompunten controleren
2 personen
23
Projectiescherm opbouwen
3 personen
24
Projector en geluid aansluiten
2 personen
25
Kabels veilig afdekken
2 personen
26
Beeld en geluid testen
2 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels opstellen
2 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Afvalpunten plaatsen
33
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen

Event

34
Eet- en drinkpunten openen
3 personen
35
Bezoekers ontvangen
3 personen
36
Programma aankondigen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Film starten
2 personen
41
Techniek tijdens film bewaken
42
Afval tijdens film verzamelen
2 personen
43
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

44
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
45
Projector en geluid uitschakelen
2 personen
46
Scherm en techniek afbouwen
3 personen
47
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
48
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
49
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
50
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
51
Terrein schoon opleveren
3 personen
52
Techniek retourneren
2 personen
53
Meubilair retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 3
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Audiomixer
Mediaspeler
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Filmdoekdecoratie
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare lepelsaantal 80
Herbruikbare tangenaantal 6
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Openersaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffers
Zaklampvestenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Kabelmarkeringen

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de vertoningsrechten zodra de film is gekozen en controleer het filmbestand uiterlijk één week vooraf op het apparaat waarmee je gaat afspelen. Een gewone streamingabonnement is niet automatisch voldoende voor een openbare vertoning.
Maak ten minste 7 dagen voor de filmavond een weersscenario: bepaal waar bezoekers schuilen, wanneer je afzegt en hoe je stoelen, projectiescherm en apparatuur droog houdt. Partytenten beschermen niet vanzelf tegen slagregen of wind.
Test stroom, projector, mediaspeler, speakers en audiomixer over de volledige kabelafstand op de locatie. Leg kabels vóór de komst van bezoekers af met kabelmatten en houd looppaden en nooduitgangen vrij.
Plan de opbouw met minimaal 2 uur speling voor het terrein inspecteren, het scherm plaatsen, geluid aansluiten en beeld scherpstellen. Richt het koffie- en theepunt en de popcornmachine zo in dat de wachtrij niet voor het scherm of langs kabels loopt.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf met starttijd, route, zitadvies, weersregeling en praktische aanwijzingen. Koel dranken pas na de laatste terreincontrole en zet herbruikbare bekers, kommen, lepels en tangen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een openluchtbioscoop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met filmkeuze, vertoningsrechten en locatie. Controleer vergunningen en reserveer techniek en meubilair daarna zo snel mogelijk; de laatste week gebruik je voor bevestigingen, boodschappen en de technische test.
Hoeveel stroom heb je nodig voor een openluchtbioscoop?: Dat hangt af van projector, speakers, audiomixer, mediaspeler en verlichting; tel het vermogen van alle apparaten bij elkaar op en houd minimaal 20 procent reserve. Gebruik geen willekeurige stekkerdozen: controleer de stroompunten en kabelhaspels op de locatie vóór de opbouw.
Hoe laat moet je een openluchtbioscoop opbouwen?: Plan minimaal 2 uur opbouw vóór de inloop en voeg bij een onbekende locatie nog 30 minuten toe. Zo houd je tijd over voor het scherm, beeld, geluid, kabelafdekking en een volledige filmtest bij het aanwezige licht.
Wat doe je bij regen tijdens een openluchtbioscoop?: Leg uiterlijk 7 dagen vooraf vast of je verplaatst, uitstelt of afzegt en communiceer de beslissing uiterlijk 4 uur vóór aanvang. Bescherm bezoekers en apparatuur alleen met een geschikte overkapping; stop de vertoning direct bij onveilige wind, bliksem of natte stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.