Organiser un cinéma en plein air, étape par étape
Un cinéma en plein air se prépare d’abord comme une projection technique, puis comme un accueil du public. Commencez par obtenir les droits du film et réserver le lieu, avant de confirmer l’écran, le projecteur et le son. Prévoyez ensuite les inscriptions, les assises, les boissons et un scénario météo précis. Le jour J, testez le fichier vidéo, sécurisez chaque câble et gardez assez de lumière pour circuler sans gêner la séance.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Choisir les droits de film et de projection
2 personnes
- 2
Réserver les droits de diffusion
- 3
Réserver le lieu
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Définir le scénario météo
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Réserver la technique
- 10
Réserver des chaises et des tables
- 11
Confirmer les fournisseurs
- 12
Envoyer les informations aux visiteurs
- 13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Récupérer l'équipement
2 personnes
- 16
Vérifier le fichier vidéo
- 17
Recharger les batteries
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer le pop-corn et les snacks
2 personnes
- 20
Installer le point café et thé
2 personnes
- 21
Inspecter le site
2 personnes
- 22
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 23
Monter l’écran de projection
3 personnes
- 24
Brancher le projecteur et le son
2 personnes
- 25
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
- 26
Tester l'image et le son
2 personnes
- 27
Installer les chaises
4 personnes
- 28
Installer les tables
2 personnes
- 29
Installer l'éclairage
2 personnes
- 30
Installer la décoration
2 personnes
- 31
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
- 32
Installer des points de collecte des déchets
- 33
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Événement
- 34
Ouvrir les points de restauration et de boisson
3 personnes
- 35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 36
Annoncer le programme
- 37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Servir le café et le thé
2 personnes
- 40
Lancer le film
2 personnes
- 41
Veiller à la technique pendant le film
- 42
Collecter les déchets pendant le film
2 personnes
- 43
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Suivi
- 44
Ranger les restes au frais
2 personnes
- 45
Éteindre le projecteur et le son
2 personnes
- 46
Démonter l’écran et le matériel technique
3 personnes
- 47
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
- 48
Retirer l’éclairage et la décoration
2 personnes
- 49
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 50
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
- 51
Rendre le terrain propre
3 personnes
- 52
Retourner le matériel technique
2 personnes
- 53
Restituer le mobilier
2 personnes
- 54
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Tables pliantesqté 3
- Tentes de réceptionqté 2
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Mixeur audio
- Lecteur multimédia
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Décoration de toile de fond
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 6
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Bols réutilisablesqté 80
- Cuillères réutilisablesqté 80
- Pinces réutilisablesqté 6
- Tasses à caféqté 50
- Thermosqté 4
Cuisine
- Machine à pop-corn
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 3
- Louchesqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Ouvre-bouteillesqté 4
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Pinces à déchetsqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Sécurité
- Trousses de premiers secours
- Gilets lampes torchesqté 4
- Ruban de balisageqté 2
- Marquages de câbles
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez les droits de diffusion avant d’annoncer le film : certains accords prennent plusieurs jours et peuvent dépendre du nombre de spectateurs ou du lieu.
- Faites un test complet au moins 24 heures avant la séance, avec le fichier vidéo, le lecteur multimédia, le projecteur, le mixeur audio et les haut-parleurs. Une simple vérification du fichier ne suffit pas si le son ou le format pose problème.
- Inspectez le site en plein jour puis prévoyez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les points d’alimentation, la longueur des rallonges et le passage des câbles avant de monter l’écran.
- Préparez un plan météo écrit au moins 48 heures à l’avance : lieu de repli, tentes de réception ou report, et message à envoyer aux inscrits. Prévenez les visiteurs dès que la décision est prise plutôt que d’attendre le début de la séance.
- Pour l’accueil, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez les quantités aux inscriptions. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et préparez le pop-corn, les snacks, le café et le thé avant l’arrivée des premiers spectateurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma en plein air ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les droits du film, le lieu et la technique, puis de traiter les inscriptions et de confirmer les fournisseurs.
- Quand installer le projecteur et l’écran ?
- Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour tester l’image, le son, les branchements et le fichier vidéo dans les conditions réelles.
- Que faire s’il pleut le soir de la projection ?
- Décidez du scénario météo au plus tard 48 heures avant l’événement. Préparez un lieu de repli ou une solution avec tentes, puis envoyez immédiatement les nouvelles informations aux visiteurs.
- Combien de chaises prévoir pour un cinéma en plein air ?
- Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 inscrits, cela représente 84 à 88 chaises, selon la probabilité de visiteurs supplémentaires.
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