Zo organiseer je een openingsceremonie

Begin met de datum en locatie en werk daarna in vaste volgorde naar het programma toe. Leg sprekers, muziek, catering, techniek en beveiliging vroeg vast, omdat deze onderdelen elkaar beïnvloeden. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je aantallen doorgeeft aan de cateraar. Controleer in de laatste week niet alleen decoratie en programma’s, maar ook nooduitgangen, toegankelijkheid, verkeersroute en de stroomvoorziening voor geluid en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Sprekers vastleggen
5
Muziekprogramma vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Meubilair reserveren
11
Geluidsapparatuur reserveren
12
Fotograaf bevestigen
13
Beveiliging afstemmen
14
Verkeersroute controleren
15
Nooduitgangen controleren
2 personen
16
Toegankelijkheid controleren
2 personen
17
Persbericht versturen
18
Programma afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Leveringen aannemen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Terrein afzetten
3 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Verlichting plaatsen
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Programma's klaarleggen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Sprekers instrueren
41
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
42
Gasten verwelkomen
4 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Sprekers aankondigen
46
Toespraak verzorgen
3 personen
47
Openingshandeling begeleiden
3 personen
48
Groepsfoto begeleiden
2 personen
49
Muziekprogramma starten
2 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Catering opruimen
4 personen
59
Meubilair afbreken
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podium
Spreektafel
Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 8
Registratietafel
Stoelenaantal 180
Tafelkledenaantal 20
Krukkenaantal 12
Dranghekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 2
Parasolsaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Paraplubakkenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Eerstehulpkoffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Brandblussersaantal 4
Gereedschapskistenaantal 2
Tiewrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Meetlintenaantal 2
Parasolvoetenaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Gemeentevlaggenaantal 4
Vlaggenmastenaantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Lint voor openingshandeling
Schaar voor openingshandeling
Fotowand
Naambadgesaantal 200
Badgehoudersaantal 200
Programmaboekjesaantal 200
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Informatiebordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 6
Flessenopenersaantal 8
Kurkentrekkersaantal 4
Ijstangenaantal 4
Serveerbladenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakken voor glasaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Tips

Maak uiterlijk zes weken vooraf een programma met ontvangst, toespraken, muziek en het officiële openingsmoment. Reserveer op basis daarvan het podium, de spreektafel, microfoons en stoelen.
Controleer vergunningen, verkeersroute en beveiliging voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat bezoekers op het laatste moment worden omgeleid of dat het programma moet worden aangepast.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef het definitieve aantal minimaal zeven dagen voor de ceremonie door aan de catering. Plan ook extra water naast koffie, hapjes en andere dranken.
Test geluidsapparatuur en verlichting op de locatie, niet alleen op papier. Leg kabels met kabelmatten af, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen en wijs iemand aan die tijdens het programma het mengpaneel bedient.
Plan de opbouw in twee controles: een inspectie op de dag ervoor en een eindcontrole enkele uren voor aanvang. Controleer dan registratie, naambadges, programma’s, vlaggen, nooduitgangen, toegankelijke routes en binnengekomen leveringen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een openingsceremonie?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en programma. Leg sprekers, catering, techniek en beveiliging uiterlijk vier tot zes weken vooraf vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een openingsceremonie?: Verstuur uitnodigingen ongeveer zes weken voor de ceremonie. Sluit de aanmelding zeven tot tien dagen vooraf, zodat je catering, stoelen, naambadges en programma’s op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een openingsceremonie?: Reken minimaal vier uur voor een eenvoudige opbouw en langer als er een podium, geluidsinstallatie, verlichting en partytenten nodig zijn. Plan daarnaast een technische test minstens twee uur voor de ontvangst.
Wat controleer je op de dag van een openingsceremonie?: Controleer minimaal drie uur vooraf de locatie, registratie, stoelen, catering, nooduitgangen, toegankelijkheid en verkeersroute. Test daarna microfoons, luidsprekers, muziek en verlichting en controleer of alle leveringen compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.