Zo organiseer je een open sportdag zonder chaos

Begin met een haalbaar programma en werk daarna de route van bezoeker, vrijwilliger en sportbegeleider uit. Leg de datum, sportonderdelen en terreinindeling vroeg vast, zodat je locatie en materialen op tijd kunt reserveren. Open daarna het aanmeldformulier en gebruik de inschrijvingen om groepen, wedstrijdschema’s en begeleiding te verdelen. Controleer in de laatste week de weersvoorspelling, deelnemerslijsten, EHBO-materialen en alle sportmaterialen. Zet ook vooraf een binnenprogramma klaar; op de dag zelf is improviseren bij regen meestal te laat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportonderdelen selecteren
2 personen
3
Plattegrond van terrein maken
2 personen
4
Reserveringen voor locatie maken
5
Reservering sportmaterialen bevestigen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Sportbegeleiders instrueren
2 personen
14
Wedstrijdschema maken
2 personen
15
Aanmeldingen bevestigen
16
Weersvoorspelling controleren
17
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Sportmaterialen ophalen
2 personen
21
Materialen controleren
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Deelnemerslijsten printen
24
Routebordjes voorbereiden
2 personen
25
EHBO-materialen controleren
26
Terrein veilig inspecteren
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Sportvelden uitzetten
4 personen
30
Sportmaterialen klaarleggen
4 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Informatieborden plaatsen
2 personen
37
Geluidsapparatuur testen
2 personen
38
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
39
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Sportuitleg geven
6 personen
44
Proeflessen begeleiden
8 personen
45
Sportclinics begeleiden
8 personen
46
Spelmaterialen uitdelen
3 personen
47
Standen en scores bijhouden
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Sportvelden tussentijds controleren
2 personen
54
Pauzeprogramma begeleiden
3 personen
55
Finales begeleiden
6 personen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Sportmaterialen verzamelen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
69
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalballenaantal 8
Handballenaantal 8
Tennisballenaantal 30
Tennisracketsaantal 12
Badmintonracketsaantal 12
Badmintonshuttlesaantal 30
Hockeysticksaantal 16
Hockeyballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Lage hordenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Estafettestokjesaantal 8
Gymmattenaantal 12
Startnummersaantal 100
Fluitjesaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Sportlintenaantal 12
Waterkrattenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per sportonderdeel een duidelijk tijdsblok en houd ruimte tussen rondes voor wisselen, uitleg en zoekgeraakte ballen. Een wedstrijdschema zonder overgangstijd loopt al na het eerste onderdeel uit.
Maak de plattegrond begrijpelijk vanaf de ingang: zet routebordjes naar inschrijving, kleedruimte, sportvelden en waterkratten. Test de looproute vooraf en zorg dat vrijwilligers weten waar ze bezoekers naartoe sturen.
Controleer sportmaterialen niet alleen op aantallen, maar ook op bruikbaarheid. Tel bijvoorbeeld ballen, rackets, pionnen, fluitjes en stopwatches vóór het ophalen en nogmaals bij aankomst.
Deel vrijwilligers per taak en tijdsblok in en instrueer sportbegeleiders vóór de opening. Laat deelnemerslijsten, startnummers en een contactpersoon per onderdeel uiterlijk de avond ervoor klaarleggen.
Regel eten en drinken op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Zet bij buitenactiviteiten partytenten en tafels niet pas bij regen neer, maar neem ze mee in de terreinindeling vanaf het begin.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een open sportdag organiseren?: Leg datum, programma, locatie en sportonderdelen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 tot 6 weken voor de sportdag, zodat je vrijwilligers, materialen en wedstrijdschema op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open sportdag?: Reken minimaal op één begeleider per sportonderdeel en daarnaast op mensen voor ontvangst, registratie, materiaal en EHBO. Bij meerdere gelijktijdige onderdelen is een reserve van ongeveer 10 tot 15 procent verstandig voor pauzes en uitval.
Wanneer controleer je het weer voor een open sportdag?: Controleer de weersvoorspelling 7 dagen vooraf voor de grote keuzes en opnieuw 48 uur en 6 uur voor de start. Beslis uiterlijk de avond ervoor over het binnenprogramma, routebordjes en de opstelling van partytenten en tafels.
Hoeveel sportmaterialen moet je per onderdeel regelen?: Maak per onderdeel een aparte tel-lijst en plan minstens één extra bal of shuttle per actief veld. Reserveer daarnaast voldoende pionnen of markeerschijven voor afbakening en controleer alle materialen bij ontvangst én vóór de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.