So organisierst du einen offenen Sporttag

Ein offener Sporttag braucht vor allem einen klaren Ablauf: Lege zuerst Datum, Zielgruppe und Sportdisziplinen fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material reservierst. Danach planst du Gelände, Spielzeiten, Helfer und Anmeldung so, dass Besucher auch ohne Vorkenntnisse mitmachen können. Rechne mit zusätzlicher Zeit für Aufbau, Materialkontrolle und Wegweiser. Besonders häufig werden Wetteralternative, Verpflegung und die Einteilung der Sportbetreuer zu spät vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Sportdisziplinen auswählen
2 Personen
3
Geländeplan erstellen
2 Personen
4
Reservierungen für die Location vornehmen
5
Reservierung von Sportmaterial bestätigen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Anmeldeformular öffnen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Sportbetreuer einweisen
2 Personen
14
Spielplan erstellen
2 Personen
15
Anmeldungen bestätigen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Sportmaterialien abholen
2 Personen
21
Materialien prüfen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
3 Personen
23
Teilnehmerlisten drucken
24
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
25
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
26
Gelände sicher inspizieren
2 Personen
27
Zelte aufbauen
4 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Sportplätze abstecken
4 Personen
30
Sportmaterialien bereitlegen
4 Personen
31
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
32
Cateringtisch einrichten
3 Personen
33
Getränke kalt stellen
2 Personen
34
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
37
Tonanlage testen
2 Personen
38
Freiwillige einweisen
2 Personen
39
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

40
Besucher empfangen
4 Personen
41
Teilnehmer registrieren
3 Personen
42
Eröffnungsrede halten
43
Sporterklärung geben
6 Personen
44
Schnupperstunden betreuen
8 Personen
45
Sportclinics betreuen
8 Personen
46
Spielmaterialien verteilen
3 Personen
47
Stände und Ergebnisse erfassen
2 Personen
48
Getränke servieren
3 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Sportplätze zwischendurch kontrollieren
2 Personen
54
Pausenprogramm betreuen
3 Personen
55
Finalen betreuen
6 Personen
56
Preise überreichen
2 Personen
57
Abschluss ankündigen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Sportmaterialien sammeln
4 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Catering aufräumen
3 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
2 Personen
64
Gelände reinigen
4 Personen
65
Zelte abbauen
4 Personen
66
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
69
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

FußbälleAnz. 12
BasketbälleAnz. 8
VolleyballbälleAnz. 8
HandbälleAnz. 8
TennisbälleAnz. 30
TennisschlägerAnz. 12
BadmintonschlägerAnz. 12
BadmintonbälleAnz. 30
HockeyschlägerAnz. 16
HockeybälleAnz. 12
KegelAnz. 40
MarkierscheibenAnz. 40
Niedrige HürdenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
StaffelstäbeAnz. 8
TurnmattenAnz. 12
StartnummernAnz. 100
PfeifenAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 6
SportbänderAnz. 12
WasserkistenAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaraffeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsgelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm spätestens sechs Wochen vorher fest. Plane pro Sportstation feste Zeitfenster und mindestens 10 Minuten Wechselzeit ein, damit sich Gruppen nicht auf dem Gelände stauen.
Öffne das Anmeldeformular früh und frage neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche ab. Schließe die Anmeldung etwa eine Woche vor dem Termin, damit Spielplan, Teilnehmerlisten und Snacks planbar werden.
Erstelle einen Geländeplan mit Sportflächen, Anmeldung, Erste-Hilfe-Stelle, Sitzplätzen und Getränken. Drucke die Wegweiser spätestens am Vortag und kennzeichne jede Station gut sichtbar.
Teile Freiwillige mindestens sieben Tage vorher ein und weise Sportbetreuer vor Beginn gemeinsam ein. Plane pro Station eine verantwortliche Person sowie mindestens eine Reserve für Pausen oder Ausfälle ein.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege ein Indoor-Programm als echte Alternative fest. Kontrolliere Sportmaterial, Erste-Hilfe-Materialien und Wasserkisten am Vortag statt erst beim Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen offenen Sporttag planen?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Reservierungen. Die genaue Helfer- und Spielplaneinteilung sollte spätestens eine Woche vor dem Sporttag stehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen offenen Sporttag?: Plane mindestens eine betreuende Person pro Sportstation plus zwei bis drei Personen für Anmeldung, Verpflegung und Organisation ein. Bei sechs Stationen sind damit meist neun bis zwölf Helfer realistisch.
Wann sollte man die Anmeldung für den Sporttag schließen?: Schließe das Anmeldeformular etwa sieben Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genügend Tage, um Teilnehmerlisten zu drucken, Gruppen einzuteilen und Ernährungswünsche zu berücksichtigen.
Was macht man bei schlechtem Wetter am offenen Sporttag?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, ob das Indoor-Programm aktiviert wird. Informiere Teilnehmende spätestens 24 Stunden vor Beginn über Ort, Ablauf und nötige Änderungen.

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