Organiser une journée sportive ouverte sans rien laisser au hasard

Une journée sportive ouverte se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une succession d’épreuves. Commencez par fixer la date, le programme et les sports proposés avant de réserver le lieu et le matériel. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être centralisés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévoyez un accueil lisible, des encadrants briefés, un planning des matchs imprimé et une solution intérieure si la météo change.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Sélectionner les épreuves sportives
2 personnes
3
Créer le plan du site
2 personnes
4
Faire des réservations pour le lieu
5
Confirmer la réservation du matériel sportif
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Briefer les encadrants sportifs
2 personnes
14
Établir le planning des matchs
2 personnes
15
Confirmer les inscriptions
16
Vérifier les prévisions météo
17
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel sportif
2 personnes
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Imprimer les listes de participants
24
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Inspecter le terrain en toute sécurité
2 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
30
Préparer le matériel sportif
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer la table traiteur
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Placer les panneaux d’information
2 personnes
37
Tester le matériel sonore
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Donner les explications sportives
6 personnes
44
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
45
Accompagner les cliniques sportives
8 personnes
46
Distribuer le matériel de jeu
3 personnes
47
Suivre les classements et les scores
2 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Contrôler les terrains de sport entre-temps
2 personnes
54
Animer le programme de la pause
3 personnes
55
Encadrer les finales
6 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel de sport
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger les courses restantes
2 personnes
69
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Ballons de volley-ballqté 8
Ballons de handballqté 8
Balles de tennisqté 30
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 12
Volants de badmintonqté 30
Cannes de hockeyqté 16
Balles de hockeyqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Petites haiesqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 8
Tapis de gymqté 12
Numéros de départqté 100
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Rubans sportifsqté 12
Caisses d’eauqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Carafeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les sports, les horaires, les niveaux et la durée de chaque créneau. Gardez au moins 15 minutes entre deux rotations pour absorber les retards.
Dessinez le plan du site avant de commander ou de récupérer le matériel. Séparez l’accueil, les terrains, les tentes, les tables, les chaises, les vestiaires et le poste de premiers secours pour éviter les croisements.
Fermez les inscriptions au moins 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir le planning des matchs.
Attribuez chaque zone à un bénévole et faites un briefing des encadrants la veille ou le matin même. Prévoyez au minimum une personne identifiable à l’accueil et une personne par activité en cours.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin de l’événement. Préparez un programme intérieur de rechange, contrôlez les ballons, raquettes, cônes, sifflets, chronomètres et le matériel de premiers secours avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ouverte ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les réservations du lieu et du matériel passent en premier, puis viennent les invitations, la promotion et l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée sportive ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et clôturez-les 5 à 7 jours avant. Ce délai permet de traiter les réponses, confirmer les inscrits et préparer les matchs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 responsable par activité en parallèle et 1 personne pour la logistique et les imprévus. Ajoutez une personne dès que plusieurs terrains fonctionnent simultanément.
Que faire s’il pleut le jour de la journée sportive ?: Prenez une décision définitive 24 à 48 heures avant et informez les inscrits immédiatement. Un programme intérieur doit déjà être écrit, avec des activités compatibles avec l’espace et le matériel disponible.

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