Zo organiseer je een open dag van de gemeente

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt of ruimtes inricht. Bepaal daarna welke publieksruimtes, rondleidingen en kinderactiviteiten passen bij de verwachte bezoekersstroom. Regel vroegtijdig vergunningen, reserveringen en medewerkers voor de informatietafels. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, plattegronden, techniek, catering en duidelijke bewegwijzering op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vaststellen
3 personen
2
Locaties en publieksruimtes bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
4
Reserveringen voor ruimtes maken
2 personen
5
Programma voor bezoekers uitwerken
3 personen
6
Rondleidingen samenstellen
2 personen
7
Activiteiten voor kinderen kiezen
2 personen
8
Medewerkers voor stands indelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
3 personen
10
Evenement online publiceren
2 personen
11
Persbericht versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
14
Bezoekersinformatie bevestigen
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Plattegronden afdrukken
2 personen
17
Programmafolders afdrukken
2 personen
18
Bordjes en bewegwijzering maken
2 personen
19
Techniek en presentaties verzamelen
2 personen
20
Rondleidingsroutes controleren
3 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare catering sorteren
2 personen
23
Verse catering ophalen
2 personen
24
Locatie schoonmaken
4 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
26
Informatiestands opbouwen
6 personen
27
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
28
Kinderruimte inrichten
3 personen
29
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
33
Presentaties en microfoon testen
2 personen
34
Rondleiders briefen
4 personen
35
Vrijwilligers instrueren
4 personen
36
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

37
Ontvangstteam klaarzetten
3 personen
38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Aanmeldingen registreren
2 personen
40
Programmafolders uitdelen
2 personen
41
Informatiestands bemannen
12 personen
42
Rondleidingen begeleiden
4 personen
43
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Bezoekersvragen beantwoorden
3 personen
51
Laatste bezoekers informeren
2 personen
52
Bezoekers rustig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

53
Catering opruimen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Informatiestands afbreken
6 personen
56
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
57
Meubilair terugplaatsen
5 personen
58
Versiering verwijderen
3 personen
59
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
62
Voorraad terugbrengen
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Facturen en bonnetjes verzamelen
2 personen
65
Contactgegevens veilig archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Barkrukkenaantal 6
Partytentenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 8

Decoratie

Gemeentevlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 3
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 40
Naambadgesaantal 120
Polsbandjesaantal 300

Sportmateriaal

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurplatenaantal 150
Bouwblokkenaantal 4
Bellenblaasaantal 12
Springtouwenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst een programma per tijdsblok uit en plan rondleidingen met vaste starttijden. Zo weet je hoeveel gidsen, naamkaartjes en bezoekersinformatie je nodig hebt en voorkom je dat groepen elkaar onderweg tegenkomen.
Controleer vergunningen en meldingen ruim vóór publicatie van het evenement. Een open dag met partytenten, afzetpalen, extra geluid of een afwijkende publieksroute kan aanvullende toestemming of veiligheidsafspraken vragen.
Maak één publieksplattegrond waarop de ontvangstbalie, informatietafels, toiletten, rondleidingsroutes en kinderactiviteiten staan. Druk de plattegrond en programmafolders uiterlijk enkele dagen vooraf af, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Test presentaties, projectoren, projectieschermen en draadloze microfoons in de echte ruimtes. Leg per presentatieruimte een laptop, USB-stick, verlengkabel en stekkerdoos klaar; juist aansluitingen en reservekabels worden vaak te laat gecontroleerd.
Plan catering op bezoekersstromen in plaats van alleen op het totaal aantal genodigden. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vóór opening klaar, haal verse catering op het afgesproken moment en houd houdbare voorraad apart van de uitgifte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag van de gemeente?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locaties en vergunningen. Verstuur uitnodigingen en publiceer het evenement ongeveer 4 tot 6 weken voor de open dag, zodat aanmeldingen en dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een open dag van de gemeente?: Plan minimaal één medewerker per informatietafel en per vaste rondleiding, plus een kleine ontvangst- en techniekbezetting. Tel voor elke gelijktijdige activiteit minstens één verantwoordelijke en maak uiterlijk 2 weken vooraf een rooster met pauze- en vervangingsmomenten.
Wanneer moet je de rondleidingen voor een open dag vastleggen?: Stel de routes en starttijden uiterlijk 4 weken vooraf vast en controleer ze nogmaals in de laatste week. Houd per rondleiding rekening met de groepsgrootte, doorgangen en een marge van ongeveer 10 minuten tussen twee groepen.
Wat moet je de dag voor een gemeentelijke open dag controleren?: Controleer de ruimte-indeling, bewegwijzering, techniek, naamkaartjes, programmafolders en catering minstens één dag vooraf. Zet tafels en stoelen klaar, laad laptops en microfoons op en leg plattegronden bij de ontvangstbalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.