Tag der offenen Tür der Gemeinde richtig organisieren

Ein Tag der offenen Tür der Gemeinde braucht mehr als ein Programm und offene Türen. Legen Sie zuerst Datum, Standorte und Besucherbereiche fest, prüfen Sie Genehmigungen und reservieren Sie Räume. Danach bauen Sie Führungen, Kinderangebote und Informationsstände so auf, dass Besucher jederzeit wissen, wohin sie gehen können. Besonders häufig werden Beschilderung, Technik, Helfereinteilung und die Versorgung mit Getränken zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Standorte und Publikumsbereiche festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
4
Raumreservierungen vornehmen
2 Personen
5
Programm für Besucher ausarbeiten
3 Personen
6
Führungen zusammenstellen
2 Personen
7
Aktivitäten für Kinder auswählen
2 Personen
8
Mitarbeiter für Stände einteilen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
3 Personen
10
Veranstaltung online veröffentlichen
2 Personen
11
Pressemitteilung versenden
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
14
Besucherinformationen bestätigen
2 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Lagepläne ausdrucken
2 Personen
17
Programmhefte drucken
2 Personen
18
Schilder und Wegweiser anfertigen
2 Personen
19
Technik und Präsentationen sammeln
2 Personen
20
Führungsrouten kontrollieren
3 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Haltbare Verpflegung sortieren
2 Personen
23
Frisches Catering abholen
2 Personen
24
Location reinigen
4 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
26
Informationsstände aufbauen
6 Personen
27
Empfangstheke einrichten
2 Personen
28
Kinderbereich einrichten
3 Personen
29
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beschilderung anbringen
3 Personen
33
Präsentationen und Mikrofon testen
2 Personen
34
Führende briefen
4 Personen
35
Freiwillige einweisen
4 Personen
36
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

37
Empfangsteam bereitstellen
3 Personen
38
Besucher empfangen
4 Personen
39
Anmeldungen erfassen
2 Personen
40
Programmhefte verteilen
2 Personen
41
Infostände betreuen
12 Personen
42
Führungen begleiten
4 Personen
43
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
44
Präsentationen betreuen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Besucherfragen beantworten
3 Personen
51
Letzte Besucher informieren
2 Personen
52
Besucher ruhig abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

53
Catering aufräumen
4 Personen
54
Geschirr abwaschen
3 Personen
55
Infostände abbauen
6 Personen
56
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
57
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
58
Dekoration entfernen
3 Personen
59
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
60
Location reinigen
4 Personen
61
Fundsachen sammeln
2 Personen
62
Vorräte zurückbringen
2 Personen
63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
64
Rechnungen und Belege sammeln
2 Personen
65
Kontaktdaten sicher archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationstischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
Empfangstresen
BarhockerAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 6
TablettsAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
SchreibtischlampenAnz. 8

Dekoration

GemeindeflaggenAnz. 6
BallonbögenAnz. 3
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 40
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 300

Sportmaterial

BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
MalvorlagenAnz. 150
BausteineAnz. 4
SeifenblasenAnz. 12
SpringseileAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginnen Sie mit Datum, Programm und Raumaufteilung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Klären Sie dabei auch, welche Bereiche für Führungen, Kinderaktivitäten, Empfang und Gespräche reserviert werden.
Planen Sie den Besucherfluss vor dem Versand der Einladungen. Legen Sie eine feste Route für Führungen fest, markieren Sie Engstellen mit Absperrpfosten und drucken Sie Lagepläne für den Empfang aus.
Teilen Sie Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und benennen Sie pro Stand eine verantwortliche Person. So bleiben Empfang, Informationsstände und Führungen auch während Pausen besetzt.
Prüfen Sie Technik und Präsentationen spätestens 7 Tage vorher am tatsächlichen Einsatzort. Testen Sie Projektoren, Funkmikrofone, mobile Lautsprecher, USB-Sticks und jedes Verlängerungskabel gemeinsam.
Bestellen Sie frisches Catering erst kurz vor dem Termin und sortieren Sie haltbare Verpflegung vorher. Rechnen Sie für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür der Gemeinde planen?: Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Raumreservierungen, Führungsrouten und die Einteilung der Mitarbeiter brauchen meist mehr Vorlauf als der Druck von Programmheften und Schildern.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür der Gemeinde?: Planen Sie mindestens eine verantwortliche Person pro Informationsstand sowie feste Teams für Empfang, Führungen und Kinderaktivitäten ein. Bei Schichten von zwei bis drei Stunden brauchen Sie pro gleichzeitig geöffnetem Bereich mindestens zwei Personen, damit Pausen möglich sind.
Wann sollte man die Technik für Gemeindeführungen testen?: Führen Sie einen vollständigen Test 7 Tage vorher durch und prüfen Sie Projektor, Leinwand, Funkmikrofon, Lautsprecher und Präsentationen am jeweiligen Standort. Einen kurzen Funktionstest sollten Sie zusätzlich am Veranstaltungstag vor dem Einlass einplanen.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einem Tag der offenen Tür?: Kalkulieren Sie für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und halten Sie zusätzlich Wasser bereit. Frische Speisen holen Sie möglichst am selben Tag ab; haltbare Produkte, Geschirr und Thermoskannen sollten spätestens am Vortag sortiert sein.

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