Organiser une journée portes ouvertes de la commune

Une journée portes ouvertes réussie commence par un programme réaliste, des lieux bien identifiés et une circulation simple pour les visiteurs. Fixez d’abord la date, les espaces accessibles et les autorisations nécessaires, puis construisez les visites guidées et les activités. La communication, les inscriptions et les besoins alimentaires se préparent ensuite avec des délais précis. Enfin, vérifiez la signalétique, le matériel technique, l’accueil et l’installation avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Déterminer les lieux et les espaces publics
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Réserver des salles
2 personnes
5
Élaborer le programme des visiteurs
3 personnes
6
Composer les visites guidées
2 personnes
7
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
8
Répartir le personnel aux stands
2 personnes
9
Envoyer les invitations
3 personnes
10
Publier l’événement en ligne
2 personnes
11
Envoyer le communiqué de presse
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Confirmer les informations visiteurs
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les plans
2 personnes
17
Imprimer les programmes
2 personnes
18
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
19
Rassembler la technique et les présentations
2 personnes
20
Vérifier les itinéraires des visites guidées
3 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier le catering longue conservation
2 personnes
23
Aller chercher le catering frais
2 personnes
24
Nettoyer le lieu
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
26
Monter les stands d’information
6 personnes
27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Aménager l’espace enfants
3 personnes
29
Monter le buffet traiteur
4 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
3 personnes
33
Tester les présentations et le micro
2 personnes
34
Briefer les guides
4 personnes
35
Briefer les bénévoles
4 personnes
36
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

37
Préparer l’équipe d’accueil
3 personnes
38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
39
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
40
Distribuer les programmes
2 personnes
41
Tenir les stands d'information
12 personnes
42
Accompagner les visites guidées
4 personnes
43
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
51
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
52
Laisser les visiteurs partir tranquillement
3 personnes

Suivi

53
Ranger le service traiteur
4 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Démonter les stands d’information
6 personnes
56
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
57
Remettre le mobilier en place
5 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
62
Rapporter le stock
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
65
Archiver les coordonnées en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Accueil
Tabourets de barqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de bureauqté 8

Décoration

Drapeaux de la communeqté 6
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Supports de badges nominatifsqté 40
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 300

Matériel de sport

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Coloriagesqté 150
Blocs de constructionqté 4
Machine à bullesqté 12
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours visiteur : reliez les lieux, estimez la durée de chaque visite guidée et prévoyez des panneaux aux points où l’itinéraire peut prêter à confusion.
Ne regroupez pas les démarches administratives à la dernière minute. Vérifiez les autorisations et déclarations dès que la date et les espaces publics sont définis, puis réservez les salles nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Confirmez ensuite les informations visiteurs afin de préparer les badges nominatifs et l’accueil sans corrections le matin même.
Préparez les supports imprimés en plusieurs exemplaires par espace : plans, programmes et signalétique doivent être prêts avant l’installation, avec quelques copies de réserve pour les visiteurs supplémentaires.
Testez la technique dans les lieux concernés, pas seulement au bureau : projecteurs, écrans, microphones, enceintes, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes de commune ?: Commencez la préparation au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de régler les autorisations, réserver les salles, construire les visites guidées et lancer les invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations et publier l’événement ?: Diffusez une première annonce environ 6 semaines avant l’événement, puis envoyez les invitations détaillées 3 à 4 semaines avant. Fixez les inscriptions à une date située 7 à 10 jours avant la journée portes ouvertes.
Comment organiser les visites guidées d’une mairie ou d’un bâtiment communal ?: Prévoyez des groupes à taille définie et une durée annoncée pour chaque parcours, par exemple 30 à 45 minutes. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux départs pour absorber les retards et éviter que les groupes se croisent.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, contrôlez les itinéraires, installez ou repérez les tables et les chaises, testez la technique et préparez les badges, plans et programmes. Gardez le catering frais pour le dernier moment et récupérez-le le jour même si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.