Zo organiseer je een oogstmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en de marktlocatie; pas daarna leg je standhouders en leveranciers vast. Werk vervolgens de vergunningen, stroom, standindeling en bezoekersroute uit. In de laatste week draait alles om bevestigingen, betalingen, houdbare voorraad en communicatie. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een duidelijke inrichting, gekoelde dranken, werkende kassa’s en een plan voor leveringen en slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Marktlocatie reserveren
3
Benodigde vergunningen aanvragen
4
Leveranciers benaderen
2 personen
5
Marktstandhouders bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Stroompunten controleren
2 personen
10
Inrichtingstekening maken
2 personen
11
Verkoop- en betaalwijze bepalen
2 personen
12
Standplaatsen indelen
2 personen
13
Route- en parkeerinformatie maken
14
Programma publiceren
15
Leveringen inplannen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
18
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
19
Contant geld opnemen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Verse boodschappen kopen
3 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Tenten opbouwen
6 personen
28
Marktkramen plaatsen
6 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Wegwijzers plaatsen
2 personen
34
Standhouders ontvangen
3 personen
35
Marktstands inrichten
8 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Koelboxen vullen
2 personen
39
Afvalpunten inrichten
2 personen
40
Serviceteam instrueren
2 personen
41
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
47
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
48
Standhouders ondersteunen
2 personen
49
Contant geld veilig opbergen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
2 personen
52
Verlichting controleren
53
Laatste ronde aankondigen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Standhouders laten afbouwen
6 personen
56
Voedsel veilig verpakken
3 personen
57
Kassa's afsluiten
2 personen
58
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
59
Tenten afbreken
6 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Materialen sorteren
3 personen
63
Voorraad controleren
2 personen
64
Herbruikbaar servies afwassen
3 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Materialen retourneren
3 personen
67
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 16
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 20
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Handmegafoon
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Contactgrillsaantal 2
Acculampenaantal 10
Steekwagensaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 20
Voedselcontainersaantal 12

Servies

Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 80
Glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 16

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Strobalenaantal 20
Houten fruitkistenaantal 30
Krijtbordenaantal 16
Krijtstiftenaantal 12
Tafelbloemstukkenaantal 12
Houten wegwijzersaantal 8
Prijskaartstandaardsaantal 40

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Led-lantaarnsaantal 16
Batterijenaantal 32

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Kunststof bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de locatie, het programma en de vergunningen vast. Controleer meteen hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en waar verlengkabels veilig kunnen lopen.
Bevestig standhouders schriftelijk met hun standmaat, aankomsttijd, verkoopwijze en dieet- of stroombehoefte. Maak de standindeling niet pas op de ochtend zelf, maar teken ook looproutes en parkeerinformatie uit.
Plan leveringen in tijdvakken van 30 tot 60 minuten. Zo staan marktkramen, partytenten, tafels en verse boodschappen niet tegelijk in de weg en kun je met een steekwagen lossen.
Regel betalingen minstens 1 week vooraf: test pinapparaten, tel contant wisselgeld en zet voor iedere verkooppost een kassabox klaar. Een gedeelde kassa zonder aangewezen beheerder zorgt snel voor zoekgeraakt geld.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg partytenten, tafelkleden, acculampen en koelboxen klaar voordat bezoekers komen; dranken koelen en hapjes voorbereiden kost meer tijd dan vaak wordt ingepland.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oogstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Plan 2 weken voor de markt de definitieve standindeling, leveranciers en bezoekersinformatie; in de laatste 7 dagen controleer je voorraad, betalingen en leveringen.
Welke vergunning heb je nodig voor een oogstmarkt?: Dat hangt af van de gemeente, locatie en verkoopactiviteiten. Neem uiterlijk 8 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen of meldingen nodig zijn, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een oogstmarkt op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van marktkramen, partytenten, tafels, stroom, betaalpunten en bewegwijzering. Plan de eerste standhouders 60 tot 90 minuten voor opening in, zodat je problemen niet tijdens de ontvangst oplost.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een oogstmarkt?: Reken bij een marktbezoek van ongeveer 3 uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, plus minstens 0,5 liter water per persoon. Koop gekoelde dranken in rondes in als je beperkte koelboxen hebt en houd ongeveer 10 procent extra achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.