Organiser un marché des récoltes, étape par étape

Un marché des récoltes se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et programme doivent être fixés avant de contacter les exposants. Ensuite, verrouillez les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des stands. Le jour J, les points sensibles sont l’alimentation électrique, les livraisons, le paiement et la conservation des produits frais. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer ce qui est souvent réglé trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu du marché
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Confirmer les exposants du marché
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
10
Élaborer le plan d’aménagement
2 personnes
11
Définir le mode de vente et de paiement
2 personnes
12
Répartir les emplacements
2 personnes
13
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
14
Publier le programme
15
Planifier les livraisons
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
18
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
19
Retirer de l'argent liquide
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Acheter des courses fraîches
3 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Monter les tentes
6 personnes
28
Installer les stands du marché
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
34
Accueillir les exposants
3 personnes
35
Aménager les stands du marché
8 personnes
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Remplir les glacières
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Briefer l'équipe de service
2 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
47
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Vérifier l'éclairage
53
Annoncer le dernier tour
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Faire démonter les stands
6 personnes
56
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
57
Fermer les caisses
2 personnes
58
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes
6 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Trier les matériaux
3 personnes
63
Vérifier les stocks
2 personnes
64
Laver la vaisselle réutilisable
3 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Retourner les matériels
3 personnes
67
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 20
Tabouretsqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Mégaphone à main
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Grills de contactqté 2
Lampes sur batterieqté 10
Diablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux en aluminiumqté 20
Conteneurs alimentairesqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 120
Petits bolsqté 80
Verresqté 160
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 20
Caisses en bois pour fruitsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 16
Marqueurs craieqté 12
Compositions florales de tableqté 12
Panneaux directionnels en boisqté 8
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 16
Pilesqté 32

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais en plastiqueqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les accords nécessaires avant d’annoncer le marché.
Confirmez les exposants avant de dessiner l’implantation. Gardez les dimensions de chaque stand et prévoyez des passages assez larges pour les diables et les livraisons.
Ne laissez pas les paiements pour la veille : décidez plusieurs jours à l’avance si les stands acceptent les espèces, les terminaux de paiement ou les deux, puis préparez les caisses et la monnaie.
Vérifiez l’électricité sur place au moins une semaine avant. Comptez les rallonges, multiprises, bouilloires, grills et équipements de maintien au chaud avant de répartir les points d’alimentation.
Achetez les produits frais le plus tard possible, idéalement le jour même ou la veille, puis prévoyez des glacières et un espace de stockage séparé. Consultez aussi les prévisions météo 48 heures avant pour ajuster les tentes et l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des récoltes ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, les réservations et les confirmations des fournisseurs sont les étapes qui prennent le plus souvent du retard.
Quand faut-il confirmer les exposants du marché ?: Confirmez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Vous aurez ainsi le temps de répartir les emplacements, publier le programme et recueillir les besoins alimentaires ou électriques.
Que faut-il préparer la veille d’un marché des récoltes ?: La veille, récupérez le matériel, préparez les caisses et la monnaie, refroidissez les boissons et regroupez les produits longue conservation. Les courses fraîches et les encas peuvent être préparés le jour même, selon les horaires d’ouverture.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin du marché. Cela permet d’ajuster les tentes, les tables, les lampes sur batterie et la circulation entre les stands.

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