Een ontwikkelaarsconferentie organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna sprekers, vraag hun technische eisen uit en richt de registratie in. Zodra aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en workshopkeuzes en zet je het programma online. In de laatste week verschuift de aandacht naar badges, presentaties, techniek, ruimtes en vrijwilligers. Plan de eindcontrole niet op de ochtend zelf: vooral presentaties, adapters, microfoons en wifi veroorzaken dan vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Technische eisen uitvragen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sprekersinformatie versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Workshopkeuzes registreren
11
Programma online zetten
12
Catering reserveren
13
Techniek reserveren
14
Badgegegevens exporteren
15
Badges afdrukken
2 personen
16
Programmaflyers afdrukken
17
Sprekerspresentaties verzamelen
18
Presentaties technisch controleren
2 personen
19
Workshopruimtes indelen
2 personen
20
Cateringbestelling bevestigen
21
Route en parkeren delen
22
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
23
Materialen sorteren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Registratiebalie opbouwen
3 personen
28
Zaalopstelling maken
4 personen
29
Workshoptafels opstellen
3 personen
30
Podiumzone vrijmaken
2 personen
31
Projector en scherm plaatsen
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Wifi en stroom testen
2 personen
34
Presentaties klaarzetten
35
Signalisatie ophangen
2 personen
36
Badges sorteren
2 personen
37
Koffiepunten inrichten
2 personen
38
Lunchbuffet opbouwen
3 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Bezoekers registreren
4 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Opening begeleiden
2 personen
44
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
45
Tijdschema bewaken
46
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Koffiepauze verzorgen
3 personen
49
Lunchbuffet serveren
4 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Workshopruimtes begeleiden
4 personen
52
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
53
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
54
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
55
Afsluiting verzorgen
2 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
57
Afval direct verzamelen
2 personen
58
Servies afruimen
3 personen

Nazorg

59
Apparatuur veiligstellen
2 personen
60
Presentatiematerialen inpakken
2 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Zalen opruimen
4 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Sanitair controleren
65
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Huurapparatuur retourneren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Bedankbericht versturen
71
Opnamebestanden archiveren
72
Presentaties delen
73
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 8
Wifi-hotspotsaantal 3
Oplaadstationsaantal 4
Powerbanksaantal 8
Webcamsaantal 2
USB-sticksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Programmaflyersaantal 130
Pijlbordenaantal 12
Registratiebordenaantal 3
Tafelbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 20
Tafelkleedjesaantal 18
Pennenbakkenaantal 20
Sprekersbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst in blokken vast en reserveer per workshop een aparte ruimte. Houd per sessie tijd vrij voor wisselen; zonder buffer loopt een conferentie al na twee programmaonderdelen achter.
Vraag sprekers uiterlijk twee weken vooraf naar beeldverhouding, geluidsgebruik en benodigde aansluitingen. Verzamel presentaties vooraf en test ze op de projector, het scherm en de aanwezige HDMI-adapters.
Sluit de registratie ongeveer een week voor de conferentie af voor badges en catering. Exporteer daarna de badgegegevens, controleer namen en dieetwensen en druk enkele lege badges voor last-minute wijzigingen.
Maak workshopkeuzes onderdeel van het aanmeldformulier en gebruik de aantallen om ruimtes en materialen in te delen. Controleer drie dagen vooraf of een workshop niet boven de beschikbare stoelen of laptops uitkomt.
Doe de technische en logistieke doorloop minstens één dag eerder. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen en wifi-hotspots en koel de dranken pas nadat de definitieve cateringbestelling is bevestigd.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je sprekers voor een ontwikkelaarsconferentie bevestigen?: Bevestig sprekers bij voorkeur minimaal 8 weken voor de conferentie. Zo houd je tijd over om het programma te publiceren, technische eisen uit te vragen en vervanging te regelen als iemand afzegt.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een ontwikkelaarsconferentie?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf als je badges en catering vooraf moet bestellen. Gebruik de laatste week om namen, dieetwensen en workshopkeuzes te controleren in plaats van nieuwe gegevens te verzamelen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische controle van presentaties?: Plan minimaal 2 uur voor de gezamenlijke controle van alle presentaties, naast een korte test per spreker op de dag zelf. Controleer vooral video, lettertypen, HDMI-adapters, audio en de juiste microfoon.
Wanneer richt je de workshopruimtes in?: Maak de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf op basis van de geregistreerde workshopkeuzes. Zet tafels, stoelen, laptops en andere materialen ten minste 1 uur voor de eerste workshop klaar en laat een vrijwilliger de ruimtes controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.