Zo organiseer je een ontmoetingsmiddag

Begin een ontmoetingsmiddag niet met boodschappen, maar met de locatie, datum en het programma. Daarna regel je de uitnodigingen, verwerk je aanmeldingen en verzamel je dieetwensen, zodat je catering en zitplaatsen kunt afstemmen. Controleer enkele dagen vooraf de leveranciersafspraken, gastenlijst en voorraad. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole naar ontvangsttafel, activiteiten, koffie, hapjes en de broodmaaltijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma bevestigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Activiteiten vastleggen
2 personen
7
Muziek samenstellen
8
Leveranciersafspraken bevestigen
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Houdbare voorraad klaarzetten
13
Verse producten koelen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Programma en bewegwijzering printen
16
Ruimte en toegankelijkheid controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Tafels aankleden
3 personen
19
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Broodmaaltijd voorbereiden
4 personen
25
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Kennismakingsactiviteit begeleiden
2 personen
31
Gesprekstafels begeleiden
4 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Broodmaaltijd serveren
4 personen
35
Activiteiten begeleiden
4 personen
36
Laatste ronde drankjes verzorgen
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Eten en afval afruimen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Ruimte schoonmaken
4 personen
41
Meubilair terugplaatsen
4 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Materialen inventariseren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbordenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelbloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk twee weken vooraf een sluitingsdatum voor aanmeldingen. Dan kun je de definitieve gastenlijst, naamkaartjes en dieetwensen nog verwerken voordat je boodschappen doet.
Controleer de ruimte niet alleen op tafels en stoelen, maar ook op toegankelijkheid, kapstokken en looproutes. Leg bewegwijzering en informatieborden klaar op plekken waar bezoekers moeten kiezen.
Zet houdbare voorraad eerder klaar en koel verse producten pas zodra je weet hoeveel gasten komen. Gebruik koelboxen als de koelkast op locatie niet genoeg ruimte heeft.
Test geluidsapparatuur, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de ontvangst. Een korte muziek- of programmacheck voorkomt dat je tijdens de eerste activiteit nog kabels moet zoeken.
Richt de ontvangsttafel in voordat je koffie en thee klaarmaakt. Leg naamkaartjes, het programma en eventuele informatie zichtbaar klaar, zodat binnenkomende bezoekers direct weten waar ze moeten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een ontmoetingsmiddag?: Reserveer de locatie en bevestig datum en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst maken?: Maak de definitieve gastenlijst 2 tot 3 dagen voor de ontmoetingsmiddag. Dan kun je naamkaartjes, dieetwensen, broodmaaltijd en het aantal stoelen nog aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, aankleding, ontvangsttafel, bewegwijzering en geluid. Trek extra tijd uit als koffie, hapjes en de broodmaaltijd op locatie worden voorbereid.
Wanneer bereid je koffie, thee en hapjes voor?: Zet koffie en thee ongeveer 30 tot 45 minuten voor de ontvangst klaar, afhankelijk van het aantal apparaten en thermoskannen. Bereid hapjes zo laat mogelijk, meestal binnen het laatste uur, zodat ze vers blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.