Zo organiseer je een ontbijtactie

Begin met het doel, de opbrengst en het verwachte aantal deelnemers. Leg daarna datum en locatie vast en richt je aanmeldformulier zo in dat je ook dieetwensen en allergieën verzamelt. Pas wanneer je de aanmeldingen hebt verwerkt, kun je vrijwilligers, boodschappen en reserveringen goed afstemmen. Op de dag zelf draait alles om een logische buffetopstelling, gekoelde producten en duidelijke allergenenbordjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie ophangen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Koelproducten koel opslaan
2 personen
13
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
14
Groente en fruit wassen
2 personen
15
Fruit en groente snijden
3 personen
16
Donatiebox voorbereiden
17
Naambadges voorbereiden
18
Ruimte controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
20
Buffettafels inrichten
3 personen
21
Koffiezetapparaten aansluiten
2 personen
22
Koffie en thee bereiden
3 personen
23
Broodmanden vullen
2 personen
24
Beleg en fruit klaarzetten
3 personen
25
Allergenenbordjes plaatsen
2 personen
26
Ingang en donatiepunt inrichten
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
4 personen
29
Aanmeldingen afvinken
2 personen
30
Ontbijt serveren
4 personen
31
Koffie en thee bijvullen
2 personen
32
Buffet aanvullen
3 personen
33
Tafels afruimen
3 personen
34
Donaties veilig verzamelen
2 personen
35
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Voedsel overslaan en koelen
3 personen
37
Servies afwassen
4 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Ruimte schoonmaken
4 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
44
Donaties tellen en registreren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Ontbijtbordenaantal 100
Kommetjesaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Broodmessenaantal 8
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Voedselthermometersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Menukaartenaantal 12
Allergenenbordjesaantal 10
Naambadgesaantal 100
Pennenaantal 20
Promotiepostersaantal 10
Donatiebox
QR-codebordaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het ontbijt. Dan heb je tijd om dieetwensen te controleren, vrijwilligers in te delen en de boodschappenlijst aan te passen.
Plan de voorbereiding in twee blokken: de dag ervoor groente en fruit wassen en koelproducten gekoeld opslaan; op de ochtend zelf fruit snijden, brood en beleg klaarzetten en koffie en thee bereiden.
Zet het buffet in een vaste volgorde: borden, brood, beleg, fruit, drank en bestek aan het einde. Plaats per gerecht een menukaart of allergenenbordje, zodat deelnemers niet bij elke schaal hoeven te vragen wat erin zit.
Controleer vóór het klaarzetten hoeveel koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen tegelijk stroom gebruiken. Test de opstelling minstens 30 minuten vóór binnenkomst van de deelnemers.
Leg naambadges en pennen bij de ingang en zet de donatiebox op een zichtbare plek bij vertrek of naast het buffet. Wijs één vrijwilliger aan voor de ontvangst en één voor het aanvullen van broodmanden, beleg en fruit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ontbijtactie organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie, doel en opbrengst. Verstuur uitnodigingen vervolgens 2 tot 3 weken voor de actie en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen van tevoren.
Wanneer moet je dieetwensen voor een ontbijtactie verzamelen?: Vraag dieetwensen en allergieën direct op het aanmeldformulier uit. Controleer de antwoorden uiterlijk 3 dagen voor het ontbijt en maak daarna de boodschappenlijst en allergenenbordjes definitief.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een ontbijtactie?: Reken bij een kleine ontbijtactie op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor het buffet en 1 voor koffie en thee. Voeg vanaf ongeveer 30 deelnemers minstens 1 extra persoon toe voor aanvullen en opruimen.
Hoe vroeg moet je de ontbijtruimte opbouwen?: Begin 2 tot 3 uur voor de start met tafels, stoelen en buffettafels. Sluit koffiezetapparaten pas aan nadat de looproute vrij is en zet gekoelde producten zo laat mogelijk klaar, bij voorkeur binnen 30 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.