Zo organiseer je een omgevingsplanavond

Begin met het doel van de avond en leg daarna datum, locatie en zaalcapaciteit vast. Werk vervolgens het programma uit, regel sprekers en gespreksleiding en verzamel presentaties en documenten. Informeer omwonenden op tijd en houd aanmeldingen, dieetwensen en vragen bij in één overzicht. In de laatste week draait alles om controleren: techniek testen, drukwerk en deelnemersmaterialen klaarleggen en de zaal praktisch inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Zaalcapaciteit controleren
3
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
4
Sprekers en gespreksleiders vastleggen
5
Presentaties en documenten verzamelen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Omwonenden informeren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vragen van deelnemers verzamelen
2 personen
12
Definitieve deelnemerslijst maken
13
Catering bestellen
14
Techniek reserveren
15
Drukwerk laten maken
16
Routebeschrijving versturen
17
Presentaties technisch controleren
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Aanwezigheidslijst afdrukken
20
Informatiebladen afdrukken
2 personen
21
Vragenkaarten voorbereiden
22
Boodschappen ophalen
2 personen
23
Locatiesleutels ophalen
24
Zaal openen
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen klaarzetten
3 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Presentatietafel inrichten
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Informatietafels inrichten
3 personen
31
Projector en scherm aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Presentatie openen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Naambadges uitdelen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Opening en welkom verzorgen
41
Omgevingsplan toelichten
2 personen
42
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
43
Informatietafels begeleiden
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Reacties en opmerkingen noteren
2 personen
47
Pauze aankondigen
48
Pauzecatering aanvullen
2 personen
49
Avondprogramma openen
50
Thematoelichtingen verzorgen
3 personen
51
Panelvragen begeleiden
3 personen
52
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
53
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
54
Afscheid en vervolgstappen toelichten
55
Informeel napraten begeleiden
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Feedbackformulieren verzamelen
58
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

59
Servies verzamelen
3 personen
60
Afval sorteren
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Presentatiematerialen inpakken
2 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Sanitair controleren
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Aanwezigheidslijst archiveren
68
Reacties en notities bundelen
2 personen
69
Vervolgvragen beantwoorden
2 personen
70
Bedankbericht versturen
71
Documenten online beschikbaar maken
72
Terugkoppeling aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Informatietafelsaantal 4
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 90
Koffielepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 90
Tafelkleedjesaantal 10
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Informatiebord
Sprekerskaartjesaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer per onderdeel een duidelijke tijd en plan ruimte voor vragen; zonder eindtijd lopen presentaties en gesprekken snel uit.
Controleer de zaalcapaciteit aan de hand van de verwachte aanmeldingen en de gewenste opstelling. Een registratietafel, informatietafels en voldoende loopruimte nemen meer plaats in dan alleen stoelen.
Stuur de uitnodiging niet zonder routebeschrijving en praktische informatie. Verstuur de route uiterlijk enkele dagen vooraf en informeer omwonenden afzonderlijk als zij niet tot de genodigden behoren.
Verzamel vragen van deelnemers al vóór de avond en maak er vragenkaarten van. Zo kan de gespreksleider terugkerende onderwerpen bundelen en blijft het gesprek binnen de beschikbare tijd.
Plan een volledige technische controle vóór de start. Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers samen; leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar, omdat juist die vaak ontbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een omgevingsplanavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra de basis vaststaat en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de avond af.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een omgevingsplanavond?: Plan meestal 2 tot 3 uur voor het programma, inclusief ontvangst en vragen. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor het opstellen van tafels, techniek en registratie vóór de inloop.
Wanneer moet ik de catering voor een omgevingsplanavond bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de definitieve aantallen enkele dagen voor de avond door.
Wanneer controleer ik de presentaties en techniek?: Controleer de bestanden en apparatuur uiterlijk 1 werkdag vooraf en test alles nogmaals bij het openen van de zaal. Neem presentaties mee op de laptop en controleer ook microfoons, aansluitingen en het projectiescherm.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.