Zo organiseer je een nieuwjaarspicknick

Een nieuwjaarspicknick vraagt vooral om een goede volgorde: regel eerst de plek en het aantal gasten, en werk daarna pas het eten en de inrichting uit. Bij een buitenbijeenkomst in de winter bepalen weersverwachting, beschutting, verlichting en veilige verwarming hoe soepel de dag verloopt. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en leg de definitieve aantallen enkele dagen vooraf vast. Zo weet je hoeveel servies, zitplaatsen, drank en eten je nodig hebt en voorkom je last-minute boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknickplek reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Definitieve aantallen vastleggen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Materialen inventariseren
2 personen
9
Huurmaterialen ophalen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Groenten en fruit wassen
2 personen
13
Koude gerechten voorbereiden
3 personen
14
Desserts portioneren
2 personen
15
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
16
Route en parkeerinformatie delen
17
Materialen naar locatie brengen
4 personen
18
Picknickplek inspecteren
2 personen
19
Tafels en banken opstellen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Verlichting ophangen
3 personen
22
Verwarming veilig plaatsen
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
25
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
26
Gerechten op temperatuur brengen
3 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomdrankjes serveren
2 personen
29
Buffet openen
2 personen
30
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
33
Afval en servies verzamelen
2 personen
34
Koffie en thee bijvullen
2 personen
35
Nieuwjaarsmoment begeleiden
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Voedsel veilig verpakken
2 personen
38
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
39
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
40
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Servies en materiaal afwassen
2 personen
44
Overgebleven eten verdelen
45
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Klapbankenaantal 6
Picknickkleeddenaantal 10
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 70
Koffiemokkenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Buitenverwarmersaantal 2
Gasflessenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlantaarnsaantal 8
Ledkaarsenaantal 20

Decoratie

Nieuwjaarsbannersaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffer

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Recyclingbakkenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknickplek voordat je uitnodigingen verstuurt en vermeld direct route- en parkeerinformatie. Controleer uiterlijk 48 uur vooraf of de plek toegankelijk is en waar tafels, banken en partytenten kunnen staan.
Laat gasten bij hun aanmelding dieetwensen doorgeven en sluit de registratie ongeveer 5 dagen voor het evenement. Gebruik het definitieve aantal voor boodschappen, servies en zitplaatsen; reken per gast op één bord, één kom, één glas en één bestekset plus 10% reserve.
Plan de opbouw in lagen: inspecteer de plek eerst, zet daarna tafels en banken neer, bouw de partytenten op en richt vervolgens buffet en drankpunt in. Trek voor de inrichting minimaal 2 uur uit, exclusief het vervoeren van materialen.
Maak koude gerechten, gewassen groenten en fruit en geportioniseerde desserts vooraf klaar. Koel dranken in koelboxen en gebruik warmhoudbakken alleen voor gerechten die warm moeten blijven; koffie en thee zet je het liefst pas kort voor aankomst klaar.
Regel wintervoorzieningen niet op de ochtend zelf. Test lichtsnoeren, verlengkabels en stekkerdozen vooraf, plaats buitenverwarmers stabiel met een brandblusser in de buurt en controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarspicknick organiseren?: Reserveer de picknickplek bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de datum. Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen vooraf, zodat je boodschappen en materialen kunt vastleggen.
Hoeveel eten heb je nodig voor een nieuwjaarspicknick?: Werk met het definitieve aantal gasten en voorzie per persoon meerdere kleine koude gerechten, fruit of groente en een dessertportie. Koop voor servies en bestek ongeveer 10% extra, zodat een gevallen of vergeten set geen probleem wordt.
Hoe houd je een nieuwjaarspicknick warm?: Zet partytenten op als beschutting en plaats buitenverwarmers op een stabiele, vrije ondergrond. Voorzie daarnaast warme koffie en thee in thermoskannen en controleer minimaal 24 uur vooraf of de verwarming veilig kan worden gebruikt.
Wat moet je doen bij slecht weer voor een nieuwjaarspicknick?: Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor aanvang. Bepaal vooraf wanneer je de inrichting aanpast of afzegt, en informeer gasten direct als de plek, tenten of verwarming door wind of neerslag niet veilig gebruikt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.