Zo organiseer je een veilige nieuwjaarsduik

Een nieuwjaarsduik organiseren begint niet met de inschrijving, maar met de locatie, toestemming en veiligheid. Leg eerst datum, tijden en het strand vast en werk daarna het scenario uit voor slecht weer, sterke wind of aangepast zwemwater. Regel vrijwilligers vroeg, zodat toezicht, ontvangst, EHBO en warme dranken tegelijk kunnen worden uitgevoerd. De laatste week draait om deelnemersinformatie, materiaalcontrole en een kort draaiboek voor iedereen die op de dag zelf helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Strandlocatie bevestigen
2 personen
3
Vergunningseisen controleren
4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
5
Weerscenario vastleggen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Briefing voorbereiden
14
Reserveringen maken
15
EHBO-materiaal controleren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Definitief draaiboek printen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Warme dranken voorbereiden
2 personen
20
Hapjes portioneren
3 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Route naar locatie controleren
24
Locatie inspecteren
3 personen
25
Leveringen ontvangen
2 personen
26
Terrein afzetten
4 personen
27
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Aankleedruimte inrichten
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
3 personen
37
Veiligheidsmaterialen plaatsen
3 personen
38
Omroepmateriaal testen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Inschrijvingen openen
3 personen
41
Deelnemers welkom heten
2 personen
42
Polsbandjes uitdelen
2 personen
43
Kleedruimte begeleiden
4 personen
44
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
45
Deelnemers naar water begeleiden
6 personen
46
Nieuwjaarsduik begeleiden
8 personen
47
Deelnemers uit water begeleiden
8 personen
48
Warme dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Deelnemers informeren
2 personen
52
Fotomoment begeleiden
2 personen
53
Afval direct verzamelen
3 personen
54
Kleedruimte opruimen
3 personen
55
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Catering afbouwen
4 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
6 personen
60
Veiligheidsmaterialen verwijderen
3 personen
61
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
62
Strand schoonmaken
6 personen
63
Materialen laden
4 personen
64
Locatie eindinspectie uitvoeren
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Materialen schoonmaken
3 personen
67
Koelboxen legen en drogen
2 personen
68
Retourmaterialen bundelen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Verloren voorwerpen registreren
72
Deelnemersberichten beantwoorden
73
Foto’s veilig opslaan
74
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Kleedkamerschermenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidssysteem
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Handcamera

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 15
Zaklampenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 16
Waarschuwingsbordenaantal 8
Antislipmattenaantal 12
Reddingsdekensaantal 20
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Nieuwjaarsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Voedselbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 12

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 6

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Registratiemappenaantal 4
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Polsbandjesaantal 250
Startnummersaantal 250
Kassalade

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en strandregels minimaal 8 weken vooraf. Vraag na waar deelnemers het water in mogen, of afzethekken nodig zijn en welke eisen gelden voor geluid, tenten en afval.
Maak één duidelijk weerscenario uiterlijk 7 dagen vooraf en neem 24 uur voor de start een definitief besluit. Zet in de deelnemersinformatie wanneer de duik wordt aangepast of afgelast.
Plan per 25 deelnemers minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en begeleiding, naast aparte mensen voor EHBO en toezicht. Geef de briefing uiterlijk 30 minuten voor de start en gebruik portofoons of een megafonensysteem.
Richt de warme zone vóór de duik in met kleedkamerschermen, kledingrekken, kapstokken en antislipmatten. Zet thermoskannen en waterkokers pas klaar nadat de veilige looproute en stroomvoorziening zijn gecontroleerd.
Controleer de EHBO-koffers, reddingsboeien, werplijnen, veiligheidsvesten en verlichting uiterlijk de dag ervoor. Neem ook opgeladen mobiele opladers en zaklampen mee; op een donkere strandlocatie valt een lege accu pas te laat op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsduik organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de strandlocatie, vergunningseisen en het veiligheidsplan. Open de aanmelding daarna en verstuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de duik.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een nieuwjaarsduik?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 deelnemers voor ontvangst en begeleiding. Plan daarnaast altijd aparte verantwoordelijken voor EHBO, toezicht, warme dranken en de briefing; bij 100 deelnemers kom je zo al snel op 6 tot 8 helpers.
Wanneer controleer je het weer voor een nieuwjaarsduik?: Maak 7 dagen vooraf een voorlopig weerscenario en controleer de verwachting opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Leg vooraf vast wie beslist over aanpassen, uitstellen of afgelasten en hoe deelnemers dat bericht ontvangen.
Wat moet je klaarzetten voor deelnemers na een nieuwjaarsduik?: Zorg vóór de start voor een droge, verlichte looproute, kleedkamerschermen, kledingrekken en een warme drankenpost. Zet thermoskannen, waterkokers en hapjes uiterlijk 30 minuten voor de duik klaar, zodat deelnemers direct kunnen opwarmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.