Organiser un bain du Nouvel An à la plage

Un bain du Nouvel An se prépare d’abord comme une opération de plage, puis comme un moment convivial. Commence par fixer les horaires, confirmer le site et vérifier les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise les bénévoles, les besoins alimentaires, les réservations et le scénario météo. Le jour venu, la réussite dépend surtout d’un accueil bien balisé, de boissons chaudes prêtes à servir et d’un dispositif de sécurité visible autour de l’eau.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Confirmer le site de plage
2 personnes
3
Vérifier les exigences de permis
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Définir le scénario météo
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Préparer le briefing
14
Faire les réservations
15
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer le planning définitif
18
Faire les courses
3 personnes
19
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
20
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
24
Inspecter le lieu
3 personnes
25
Réception des livraisons
2 personnes
26
Balisage du site
4 personnes
27
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager l'espace d'habillage
4 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
38
Tester le matériel de diffusion
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
41
Accueillir les participants
2 personnes
42
Distribuer les bracelets
2 personnes
43
Encadrer le vestiaire
4 personnes
44
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
45
Accompagner les participants à l'eau
6 personnes
46
Encadrer le bain du Nouvel An
8 personnes
47
Guider les participants hors de l’eau
8 personnes
48
Servir des boissons chaudes
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Informer les participants
2 personnes
52
Animer le moment photo
2 personnes
53
Collecter immédiatement les déchets
3 personnes
54
Ranger l'espace vestiaire
3 personnes
55
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

56
Démonter le catering
4 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
6 personnes
60
Retirer le matériel de sécurité
3 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
62
Nettoyer la plage
6 personnes
63
Charger le matériel
4 personnes
64
Effectuer l’inspection finale du site
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le matériel
3 personnes
67
Vider et faire sécher les glacières
2 personnes
68
Rassembler le matériel de retour
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Répondre aux messages des participants
73
Stocker les photos en toute sécurité
74
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Paravents de vestiaireqté 8
Porte-manteauxqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Caméra portative

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Gilets de sécuritéqté 15
Lampes de pocheqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 16
Panneaux d'avertissementqté 8
Tapis antidérapantsqté 12
Couvertures de survieqté 20
Extincteursqté 2

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs alimentairesqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 12

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 6

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Dossiers d’inscriptionqté 4
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Braceletsqté 250
Numéros de départqté 250
Tiroir-caisse

Catering

Courses

Conseils

Fixe les horaires et le lieu au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Vérifie immédiatement les exigences de permis, l’accès pour les livraisons et l’itinéraire jusqu’à la plage.
Ouvre les inscriptions après avoir défini une date limite, puis recueille les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Envoie ensuite les informations pratiques aux participants, notamment l’horaire, l’accès et les consignes de baignade.
Prépare un scénario météo au moins 72 heures avant le bain : qui décide d’un report, comment prévenir les inscrits et quels équipements déplacer ou protéger. Consulte encore les prévisions la veille et le matin même.
Répartis les bénévoles par fonctions avant le jour J et fais un briefing de 15 à 20 minutes sur place. Prévoyez des talkies-walkies ou des mégaphones si l’équipe est dispersée entre l’accueil, les tables et la zone de baignade.
Installe les tentes, l’éclairage, les tapis antidérapants et les barrières avant l’arrivée du public. Place les trousses de premiers secours, les bouées, les lignes de lancer et les panneaux d’avertissement dans des endroits visibles, sans les laisser dans les cartons de livraison.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un bain du Nouvel An ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de confirmer la plage, vérifier les permis, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il vérifier la météo pour un bain du Nouvel An ?: Fais une première vérification 72 heures avant, puis une autre la veille et le matin de l’événement. Définis avant cela les critères précis de report ou d’annulation et le moyen de prévenir les participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un bain à la plage ?: Répartis au minimum une personne pour l’accueil, une pour la zone de baignade et une pour la logistique, puis ajoute des renforts selon le nombre d’inscrits. Prépare la répartition finale 2 à 3 jours avant, après la clôture des inscriptions.
Quand préparer les boissons chaudes et les amuse-bouches ?: Prépare les boissons chaudes le jour même, suffisamment tôt pour remplir les thermos avant l’arrivée des participants. Portionne les amuse-bouches quelques heures avant et garde les produits sensibles dans les glacières jusqu’au service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.