Zo organiseer je een netwerktocht die soepel verloopt

Een netwerktocht valt of staat met de volgorde van organiseren. Leg eerst het deelnemersprofiel, de route en het programma vast; bevestig daarna de startlocatie en tussenstops. Pas wanneer tijden en aantallen bekend zijn, regel je uitnodigingen, aanmeldingen, groepsindeling en catering. De meeste problemen ontstaan door ontbrekende dieetwensen, onduidelijke vervoersinformatie of een route die niet opnieuw is gecontroleerd. Werk daarom met één actuele deelnemerslijst en plan de laatste controles uiterlijk een dag vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
2
Route en programma vastleggen
2 personen
3
Startlocatie bevestigen
4
Tussenstops bevestigen
2 personen
5
Reservering afsluiten
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vervoersinformatie versturen
12
Deelnemerslijsten bijwerken
13
Gesprekskaarten maken
2 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Groepen indelen
2 personen
16
Routekaart controleren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Catering bestellen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Materialen verzamelen
2 personen
22
Deelnemersherinnering versturen
23
Startlocatie schoonmaken
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
27
Routeborden plaatsen
3 personen
28
Gesprekskaarten klaarleggen
29
Registratiemateriaal klaarzetten
30
Hapjes portioneren
3 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
32
Briefing voor begeleiders geven
2 personen
33
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
37
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
38
Welkomstwoord verzorgen
39
Groepen naar startpunt begeleiden
4 personen
40
Eerste wandelronde begeleiden
4 personen
41
Gespreksopdracht toelichten
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Tweede wandelronde begeleiden
4 personen
44
Tussenstop openen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dieetopties apart uitserveren
2 personen
47
Derde netwerkronde begeleiden
4 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Vrij netwerkmoment begeleiden
3 personen
52
Afscheid en bedankje verzorgen
53
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

54
Afval verzamelen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Catering opruimen
2 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
58
Routeborden verwijderen
2 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Materialen inventariseren
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Deelnemersbedankje versturen
63
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerplankenaantal 10

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Buffetbakkenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Stiftenaantal 12
Gesprekskaartenaantal 120
Routekaartenaantal 70
Programmakaartenaantal 70

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Plan de route vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer per tussenstop de aankomsttijd, vertrektijd, contactpersoon en maximale groepsgrootte, zodat je programma niet uitloopt.
Sluit reserveringen af zodra de route en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn. Controleer daarna opnieuw of alle tussenstops, cateringmomenten en vervoersafspraken schriftelijk bevestigd zijn.
Open het aanmeldformulier direct met vragen over dieetwensen en vervoer. Verwerk aanmeldingen dagelijks en stuur de definitieve vervoersinformatie uiterlijk 48 uur voor vertrek.
Maak de groepsindeling en routekaart pas na de laatste aanmeldingen. Druk naamkaartjes, routeborden en pijlborden vervolgens per groep klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij ontbrekende materialen.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en loop de routekaart nog één keer na. Richt de ontvangsttafel, stoelen en catering vóór aankomst in en koel dranken minimaal 2 uur van tevoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een netwerktocht?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met deelnemersprofiel, route en reserveringen. Verstuur de uitnodiging zodra startlocatie en tussenstops bevestigd zijn; sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de tocht.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor een netwerktocht?: Plan per routeonderdeel niet alleen de looptijd, maar ook 10 tot 15 minuten voor aankomst, wisselen van groep en vertrek. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst en 15 minuten voor de afsluiting.
Wanneer maak je de groepen voor een netwerktocht?: Maak de definitieve groepen 2 tot 3 dagen voor het evenement, nadat de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Houd een actuele deelnemerslijst en reserveer per groep minstens één extra naamkaartje.
Wat moet je de deelnemers sturen voor een netwerktocht?: Stuur uiterlijk 48 uur vooraf de starttijd, startlocatie, route-informatie, vervoersopties en contactgegevens. Voeg ook kleding- of weersinformatie toe en vermeld wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn, bijvoorbeeld 15 minuten voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.