Zo organiseer je een netwerkconferentie

Begin met de datum, locatie en het doel van de netwerkconferentie. Werk daarna het programma uit en leg sprekers, technische wensen en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Gebruik het aanmeldformulier om dieetwensen en vervoersinformatie tijdig te verzamelen. In de laatste week controleer je presentaties, gastenlijst, badges, routebordjes en de volledige techniek. Op de dag zelf open je de locatie ruim voor ontvangst en test je beeld, geluid en verbindingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Technische wensen verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersinformatie verzamelen
11
Herinnering versturen
12
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
13
Naambadges ontwerpen
14
Naambadges afdrukken
15
Programma's afdrukken
16
Routebordjes maken
17
Sprekersinformatie versturen
18
Presentaties verzamelen
19
Presentaties controleren
2 personen
20
Catering bevestigen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Catering voorbereiden
4 personen
24
Materialen verzamelen
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen aannemen
2 personen
27
Zaal ventileren
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen neerzetten
4 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Naambadges klaarleggen
2 personen
32
Programma's klaarleggen
33
Routebordjes plaatsen
2 personen
34
Presentaties klaarzetten
2 personen
35
Beamer aansluiten
36
Microfoons testen
2 personen
37
Geluid testen
2 personen
38
Licht instellen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Buffet opbouwen
4 personen
41
Hapjes schikken
3 personen
42
Dranken klaarzetten
2 personen
43
Team instrueren
2 personen
44
Gasten registreren
3 personen
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Gasten naar zaal verwijzen
2 personen
47
Opening ondersteunen
2 personen
48
Sprekers begeleiden
2 personen
49
Presentaties bedienen
50
Microfoons beheren
51
Vragen uit de zaal verzamelen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Glazen en kopjes aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Dieetgerechten markeren
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Diner serveren
5 personen
60
Netwerktafels begeleiden
2 personen
61
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
62
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Restanten koelen
2 personen
65
Buffet afruimen
4 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Zaal schoonmaken
3 personen
72
Sanitair schoonmaken
2 personen
73
Materialen tellen
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Netwerktafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Kledinghangersaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Laserpointeraantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
WiFi-versterkersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Eetvorkenaantal 120
Eetmessenaantal 120
Eetlepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Isolerende drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Voedselhoezenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 12
Naambadgehoudersaantal 90
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 90
Klembordenaantal 6
Tafelnummersaantal 12
Routebordjesaantal 12
Achtergrondbanner
Plantenaantal 8
Slingersaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur sprekersinformatie uiterlijk twee weken vooraf en vraag presentaties minstens 5 werkdagen voor de conferentie op. Controleer elke presentatie vooraf op beeldverhouding, lettertypen en video’s.
Sluit de gastenlijst 3 tot 5 werkdagen voor het evenement. Druk daarna pas de naambadges en programma’s af, zodat wijzigingen niet op het laatste moment voor extra werk zorgen.
Plan voor de techniek minimaal 90 minuten opbouwtijd. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel met de eerste spreker.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 5 werkdagen vooraf door aan de catering. Zet waterglazen en koffiekopjes klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Maak voor de ontvangst één centrale tafel met badges, programma’s en route-informatie. Leg reservebadges, extra pennen en een opgeladen laptop klaar; die kleine aanvullingen worden vaak pas gemist wanneer de registratie al begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een netwerkconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers en verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de conferentie.
Wanneer moet ik de techniek voor een netwerkconferentie regelen?: Verzamel technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf en controleer presentaties minstens 5 werkdagen voor het evenement. Reserveer op de dag zelf 90 minuten voor opbouw en een volledige test.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een netwerkconferentie?: Sluit de inschrijving 3 tot 5 werkdagen vooraf, zodat je de definitieve gastenlijst, badges en catering kunt afronden. Geef dieetwensen en aantallen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de ontvangst van een netwerkconferentie?: Open de locatie minimaal 90 minuten voor aanvang om meubels, routebordjes, badges en techniek klaar te zetten. Laat de ontvangsttafel ten minste 30 minuten voor het programma bemand zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.