Zo organiseer je een natuurexcursie

Begin met de datum, het natuurgebied en een route die past bij je groep. Leg daarna rustpunten, het programma en het verzamelpunt vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en actuele contactgegevens centraal. In de laatste dagen controleer je het weer en de route opnieuw en maak je eten, drinken, veiligheidsmateriaal en routekaarten gereed. Op de dag zelf registreer je iedereen, geef je veiligheidsinstructies en houd je de groep bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Excursiedatum vastleggen
2
Natuurgebied reserveren
3
Route en rustpunten bepalen
2 personen
4
Programma en routebeschrijving maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Contactgegevens deelnemers controleren
9
Weersverwachting controleren
10
Route op actuele omstandigheden controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Deelnemersinformatie printen
14
EHBO- en veiligheidsset controleren
15
Eten en drinken koelen
2 personen
16
Rugzakken en koelboxen inpakken
2 personen
17
Weersverwachting opnieuw controleren
18
Deelnemerslijst en noodnummers klaarleggen
19
Verzamelpunt markeren
2 personen
20
Picknickplaats inrichten
3 personen

Event

21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Aanwezigheid registreren
2 personen
23
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
24
Verrekijkers en loepen uitdelen
2 personen
25
Excursie door het natuurgebied begeleiden
3 personen
26
Rustpauze begeleiden
2 personen
27
Waarnemingen registreren
2 personen
28
Picknickbuffet klaarzetten
3 personen
29
Picknick serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Afval direct verzamelen
2 personen
32
Avondwandeling begeleiden
3 personen
33
Zaklampen uitdelen
2 personen
34
Nachtelijke waarnemingen begeleiden
3 personen
35
Deelnemers terugbrengen naar verzamelpunt
3 personen
36
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen

Nazorg

37
Materialen van de route ophalen
2 personen
38
Picknickplaats opruimen
3 personen
39
Afval afvoeren
2 personen
40
Servies en materiaal schoonmaken
2 personen
41
Verrekijkers en loepen controleren
42
Geleende materialen retourneren
43
Routebordjes verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 32
Picknickkleedaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Verrekijkersaantal 10
Handloepenaantal 10
Walkietalkiesaantal 4
Telefoonpowerbanksaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 12
Waterdichte routekaartenaantal 8
Routebordjesaantal 12

Verlichting

Hoofdlampenaantal 12
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6
Reddingsdekensaantal 4
Tekenverwijderaarsaantal 4
Fluitjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12
Waterjerrycansaantal 4
Opvouwbare watertapaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op afstand, maar ook op rustpunten en bereikbaarheid. Zet een duidelijk verzamelpunt en markeer de route met routebordjes, zodat deelnemers niet zelf hoeven te zoeken.
Controleer de route twee keer: eerst bij de voorbereiding en opnieuw vlak voor vertrek. Natte paden, afgesloten gebieden of gewijzigde omstandigheden kunnen betekenen dat je het programma moet aanpassen.
Verzamel dieetwensen en telefoonnummers uiterlijk enkele dagen vooraf. Leg op de dag zelf een deelnemerslijst met noodnummers op een klembord klaar, niet alleen in een telefoon.
Bereid eten en drinken zo voor dat de groep tijdens de pauze snel kan eten. Koel bederfelijke producten vooraf, vul waterjerrycans en gebruik herbruikbare bekers, borden en bestek.
Geef de veiligheidsuitleg vóór de wandeling begint. Wijs aan wie de groep begeleidt, controleer de EHBO-koffers en tekenverwijderaars en neem bij slecht bereik extra communicatiemiddelen mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een natuurexcursie organiseren?: Leg de datum, het natuurgebied en de route bij voorkeur minstens 4 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en gebruik de resterende tijd om aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens te controleren.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een natuurexcursie?: Plan per deelnemer minimaal één drinkmoment tijdens de route en extra water voor warm weer of een langere wandeling. Stem de hoeveelheid eten af op het aantal aanmeldingen en reserveer enkele extra porties voor onverwachte deelnemers of grotere trek.
Wanneer moet ik het weer voor een natuurexcursie controleren?: Controleer de weersverwachting eerst enkele dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van de excursie. Kijk tegelijk of de route nog begaanbaar is en pas rustpunten, kledingadvies of het programma aan als dat nodig is.
Wat moet ik doen als iemand tijdens de natuurexcursie verdwaalt?: Registreer iedereen bij aankomst en spreek vooraf af waar de groep blijft wachten. Neem een deelnemerslijst, noodnummers, routekaarten en communicatiemiddelen mee en laat niemand alleen verder zoeken zonder dat een begeleider de groep bewaakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.