Zo organiseer je een nationale picknick

Begin niet met boodschappen doen, maar met de plek, het verwachte aantal deelnemers en de toestemming voor het terrein. Daarna leg je de indeling, het programma en de taakverdeling vast. Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappenlijst maakt en regel koeltransport voor salades, fruit en andere verse producten. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouw, duidelijke buffetindeling en een laatste controle van weer, aantallen en materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor locatie regelen
3
Picknickterrein inspecteren
2 personen
4
Plattegrond van terrein maken
2 personen
5
Leveranciers en winkels selecteren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemersaantal bevestigen
2 personen
15
Dieetoverzicht controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
17
Materialen inventariseren
2 personen
18
Koeltransport regelen
19
Programma naar deelnemers sturen
20
Boodschappen doen
4 personen
21
Verse producten controleren
2 personen
22
Groenten en fruit wassen
3 personen
23
Salades voorbereiden
4 personen
24
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
25
Desserts portioneren
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
28
Terrein controleren
3 personen
29
Toiletten controleren
2 personen
30
Afvalpunten plaatsen
3 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Picknickkleedzones uitzetten
3 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Lichtslingers bevestigen
3 personen
37
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
38
Muziek testen
2 personen
39
Buffettafels inrichten
4 personen
40
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
41
Koude gerechten klaarzetten
4 personen
42
Drankenstation inrichten
3 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Informatiebord plaatsen
2 personen
45
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

46
Bezoekers verwelkomen
4 personen
47
Programma toelichten
2 personen
48
Buffet openen
3 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Buffet aanvullen
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Picknickactiviteiten begeleiden
5 personen
55
Kinderspellen begeleiden
3 personen
56
Muziek verzorgen
57
Tafels afruimen
4 personen
58
Afvalpunten legen
3 personen
59
Dessert serveren
3 personen
60
Lichtpunten controleren
2 personen
61
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Restvoedsel veilig verpakken
3 personen
63
Servies verzamelen
4 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
65
Partytenten afbouwen
6 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
69
Terrein schoon opleveren
4 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
72
Materialen terugbrengen
4 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Borg en sleutels afhandelen
75
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
76
Onbruikbaar voedsel weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Picknicktafelsaantal 8
Picknickkleedjesaantal 30
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Transportkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Snijplankenaantal 6
Koks## messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
IJslepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 14
Informatiebordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 10
Badmintonsetsaantal 4
Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Springtouwenaantal 8
Kubbspelaantal 2
Spelkaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakborstelsaantal 6
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Afwasteilenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg de locatie minimaal enkele weken vooraf vast en controleer ter plaatse waar partytenten, tafels, kleedjes en buffetten kunnen staan. Meet ook de looproute tussen eten, zitplaatsen en afvalpunten; dat voorkomt opstoppingen.
Bevestig het deelnemersaantal uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal om porties, servies, stoelen en koelelementen definitief te controleren in plaats van op een ruime schatting te werken.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en maak één overzicht. Controleer dit opnieuw voordat je salades, brood, beleg en desserts verdeelt; allergenen raken snel vermengd op een gezamenlijk buffet.
Plan verse bereidingen zo laat mogelijk: was groenten en fruit en maak salades op de dag zelf of hooguit 1 dag eerder. Houd gekoelde producten tijdens transport en op locatie in koelboxen met voldoende koelelementen.
Stuur programma, route en praktische informatie uiterlijk 2 dagen vooraf. Deel vrijwilligers in per blok voor opbouw, buffet, begeleiding en opruimen, zodat niet iedereen tegelijk bij de tafels of speakers nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren organiseer je een nationale picknick?: Leg datum, locatie en toestemming bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 3 dagen voor de picknick het deelnemersaantal en de boodschappen definitief kunt maken.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een nationale picknick?: Werk met het bevestigde deelnemersaantal en plan per persoon een hoofdportie plus ongeveer 10 procent reserve. Verdeel die voorraad over brood en beleg, salades, fruit en desserts; maak de definitieve hoeveelheden pas nadat dieetwensen zijn verwerkt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de picknick verzamelen?: Vraag dieetwensen op het moment van aanmelden en sluit de inventaris uiterlijk 5 dagen voor de picknick. Controleer het overzicht nog een keer voordat je boodschappen doet en houd aangepaste porties herkenbaar gescheiden.
Hoe houd je eten koud tijdens een nationale picknick?: Zet koelboxen en koelelementen vóór vertrek klaar en vervoer verse producten zo kort mogelijk. Plaats salades, fruit en andere gekoelde gerechten direct na aankomst in de koeling en zet alleen kleine hoeveelheden tegelijk op het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.