Nationales Picknick organisieren: der praktische Ablauf

Ein Nationales Picknick gelingt, wenn du zuerst Ort, Termin und Genehmigung klärst und erst danach Essen und Programm planst. Begeh das Gelände frühzeitig und zeichne ein, wo Zelte, Tische, Buffet und Sitzplätze stehen. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche verbindlich, damit Einkauf und Portionen stimmen. In der letzten Woche bestätigst du die Teilnehmerzahl, prüfst das Wetter und teilst die Helfer ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigung für den Veranstaltungsort einholen
3
Picknickgelände inspizieren
2 Personen
4
Geländeplan erstellen
2 Personen
5
Lieferanten und Geschäfte auswählen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm zusammenstellen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Teilnehmerzahl bestätigen
2 Personen
15
Diätübersicht prüfen
2 Personen
16
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
17
Materialien inventarisieren
2 Personen
18
Kühltransport organisieren
19
Programm an Teilnehmer senden
20
Einkaufen gehen
4 Personen
21
Frische Produkte prüfen
2 Personen
22
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
23
Salate vorbereiten
4 Personen
24
Brot und Belag bereitstellen
3 Personen
25
Desserts portionieren
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
28
Gelände kontrollieren
3 Personen
29
Toiletten kontrollieren
2 Personen
30
Müllstationen aufstellen
3 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Picknickdeckenbereiche abstecken
3 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Lichterketten befestigen
3 Personen
37
Tonanlage aufbauen
3 Personen
38
Musik testen
2 Personen
39
Buffettische einrichten
4 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
41
Kalte Speisen bereitstellen
4 Personen
42
Getränkestation einrichten
3 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Infotafel aufstellen
2 Personen
45
Welcome-Team einweisen
2 Personen

Event

46
Besucher begrüßen
4 Personen
47
Programm vorstellen
2 Personen
48
Buffet eröffnen
3 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
3 Personen
51
Buffet auffüllen
4 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Picknickaktivitäten begleiten
5 Personen
55
Kinderspiele betreuen
3 Personen
56
Musik organisieren
57
Tische abräumen
4 Personen
58
Abfallstationen leeren
3 Personen
59
Dessert servieren
3 Personen
60
Lichtpunkte prüfen
2 Personen
61
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

62
Speisereste sicher verpacken
3 Personen
63
Geschirr sammeln
4 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
65
Partyzelte abbauen
6 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
69
Gelände sauber übergeben
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
4 Personen
71
Kühlboxen und Kisten reinigen
2 Personen
72
Materialien zurückbringen
4 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Kaution und Schlüssel abwickeln
75
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
76
Unbrauchbare Lebensmittel wegwerfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 100
PicknicktischeAnz. 8
PicknickdeckenAnz. 30
BuffetischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
TransportkistenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
EislöffelAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
TischdekorationAnz. 14
InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Sportmaterial

FrisbeesAnz. 10
BadmintonsätzeAnz. 4
FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
SpringseileAnz. 8
Kubb-SpielAnz. 2
SpielkartenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
ReinigungsbürstenAnz. 6
BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
SpülwannenAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchrollenAnz. 12
Einkäufe

Tipps

Lege Ort und Termin mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe bei der Begehung außerdem Zufahrten, Schattenplätze, Strom und den Platz für Kühlboxen.
Setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Picknick. Frage dabei auch Allergien und Ernährungswünsche ab; Änderungen kurz vor dem Einkauf führen sonst schnell zu fehlenden Portionen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Tische, Decken, Zelte und Buffet sollten mindestens 60 Minuten vorher stehen. Teile für Aufbau, Küche, Ausgabe und Abbau feste Verantwortliche ein.
Kaufe frische Produkte möglichst am Vortag oder am selben Tag und halte sie in Kühlboxen mit Kühlelementen. Salate, Obst und Gemüse erst kurz vor der Ausgabe fertigstellen, damit sie frisch bleiben.
Schicke das Programm und praktische Hinweise 2 bis 3 Tage vorher an alle Teilnehmenden. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und lege fest, wann Zelte, Sitzplätze oder der Ablauf angepasst werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Nationales Picknick planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigung. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen.
Wann sollte man die Teilnehmerzahl für ein Picknick bestätigen?: Bestätige die Zahl 7 bis 10 Tage vorher und berücksichtige danach nur noch klar vereinbarte Änderungen. So kannst du Einkauf, Portionen, Geschirr und Sitzplätze zuverlässig planen.
Wie lange vorher muss man das Essen für ein Picknick vorbereiten?: Wasch Obst und Gemüse am Vortag und bereite haltbare Komponenten frühzeitig vor. Salate, Brot, Belag und Desserts solltest du je nach Rezept am Vorabend oder am Veranstaltungstag portionieren.
Wie hält man Essen bei einem Picknick kühl?: Transportiere empfindliche Lebensmittel in Kühlboxen mit ausreichend Kühlelementen und stelle sie erst kurz vor dem Essen bereit. Kontrolliere die Kühlung spätestens beim Beladen und halte Nachschub ebenfalls gekühlt.

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