Organiser un pique-nique national, étape par étape

Un pique-nique national se prépare d’abord sur le terrain, pas dans les sacs de courses. Commence par confirmer la date, le lieu et l’autorisation nécessaire, puis construis un plan simple des espaces, des repas et des responsabilités. Les inscriptions servent à prévoir les quantités, les régimes alimentaires et le nombre de bénévoles. La dernière semaine, vérifie la météo, le matériel et la chaîne du froid afin d’éviter les oublis le jour du rassemblement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Obtenir l'autorisation pour le lieu
3
Inspecter le terrain de pique-nique
2 personnes
4
Créer le plan du site
2 personnes
5
Sélectionner les fournisseurs et les boutiques
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le programme
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Confirmer le nombre de participants
2 personnes
15
Vérifier le récapitulatif des régimes alimentaires
2 personnes
16
Finaliser la liste de courses
2 personnes
17
Inventorier le matériel
2 personnes
18
Organiser le transport réfrigéré
19
Envoyer le programme aux participants
20
Faire les courses
4 personnes
21
Contrôler les produits frais
2 personnes
22
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
23
Préparer les salades
4 personnes
24
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
25
Portionner les desserts
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Contrôler le site
3 personnes
29
Vérifier les toilettes
2 personnes
30
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Délimiter les zones de couvertures de pique-nique
3 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Fixer les guirlandes lumineuses
3 personnes
37
Installer le matériel sonore
3 personnes
38
Tester la musique
2 personnes
39
Installer les tables de buffet
4 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
41
Préparer les plats froids
4 personnes
42
Installer le bar à boissons
3 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Installer le panneau d'information
2 personnes
45
Instruire l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Présenter le programme
2 personnes
48
Ouvrir le buffet
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Encadrer les activités du pique-nique
5 personnes
55
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
56
Fournir la musique
57
Dégager les tables
4 personnes
58
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
59
Servir le dessert
3 personnes
60
Vérifier les points lumineux
2 personnes
61
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
4 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
65
Démonter les tentes de réception
6 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Ranger le matériel audio
3 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
69
Rendre le terrain propre
4 personnes
70
Faire la vaisselle
4 personnes
71
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
72
Rapporter le matériel
4 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Gérer la caution et les clés
75
Ranger les courses restantes
2 personnes
76
Jeter les aliments impropres
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de pique-niqueqté 8
Plaids de pique-niqueqté 30
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 14
Caisses de transportqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 30
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Cuillères à glaceqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Décoration de tableqté 14
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Matériel de sport

Frisbeesqté 10
Sets de badmintonqté 4
Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Cordes à sauterqté 8
Jeu de kubbqté 2
Cartes de jeuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Brosses de nettoyageqté 6
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Bacs à vaisselleqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12
Courses

Conseils

Inspecte le terrain au moins 3 à 4 semaines avant l’événement : repère les accès, les zones ombragées, les emplacements des tables, des tentes et du buffet, ainsi que les points d’eau et les prises disponibles.
Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant le pique-nique. Utilise ce chiffre pour confirmer les portions, les assiettes, les gobelets, les places assises et les besoins alimentaires particuliers.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : installation, accueil, buffet, boissons, rangement et transport. Sans responsable clairement désigné pour chaque zone, les tâches urgentes s’accumulent rapidement.
Organise les aliments froids dans des glacières avec pains de glace et prévois le transport réfrigéré le jour même. Contrôle les produits frais à la réception, puis lave les fruits et légumes avant la préparation.
Envoie le programme aux participants 2 à 3 jours avant l’événement et consulte les prévisions météo 48 heures avant. Prépare à l’avance la décision concernant les tentes, les couvertures et un éventuel changement d’organisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique national ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation du lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de réserver les fournisseurs et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Arrête le nombre définitif 7 jours avant le pique-nique. Tu peux alors finaliser les courses, les portions, le matériel de table et le récapitulatif des régimes alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un pique-nique ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, avec des personnes distinctes pour l’installation, l’accueil, le buffet et le rangement. Pour un groupe de 60 personnes, cela représente généralement 4 à 6 bénévoles répartis en créneaux.
Quand vérifier la météo pour un pique-nique national ?: Consulte les prévisions 7 jours avant pour repérer les risques, puis fais une vérification définitive 48 heures avant. Ce dernier contrôle doit déterminer l’usage des tentes, l’organisation des espaces et l’information à envoyer aux participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.