Zo organiseer je een nachtmarathon
Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, medische ondersteuning en toiletten voordat je inschrijvingen opent. Voor een nachtmarathon moet je bovendien vroeg nadenken over verlichting, communicatie en veiligheid langs de route. Werk met één tijdlijn voor deelnemers, vrijwilligers en leveranciers, zodat startnummers, drankposten, medailles en de finishopbouw niet op het laatste moment samenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
- 4
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
- 5
Medische ondersteuning reserveren
- 6
Toiletvoorzieningen reserveren
- 7
Vrijwilligers werven
2 personen
- 8
Inschrijfformulier publiceren
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Startnummers bestellen
- 13
Medaillelinten bestellen
- 14
Routebordjes laten drukken
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Briefingdocument maken
- 17
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 18
Noodcontacten verzamelen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Startnummers sorteren
3 personen
- 22
Medaille-uitgifte voorbereiden
2 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Routebordjes klaarleggen
2 personen
- 25
Vrijwilligers bevestigen
Event
- 26
Startgebied afzetten
6 personen
- 27
Finishgebied afzetten
6 personen
- 28
Route uitzetten
8 personen
- 29
Verlichtingspunten plaatsen
6 personen
- 30
Tafels opstellen
4 personen
- 31
Partytenten opbouwen
6 personen
- 32
Startboog opbouwen
4 personen
- 33
Geluid testen
2 personen
- 34
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 35
Inschrijftafel inrichten
3 personen
- 36
Garderobe inrichten
2 personen
- 37
Verzorgingsposten bevoorraden
6 personen
- 38
EHBO-punt inrichten
3 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 40
Deelnemers ontvangen
6 personen
- 41
Startnummers uitreiken
5 personen
- 42
Garderobe innemen
3 personen
- 43
Startvak begeleiden
4 personen
- 44
Marathon starten
3 personen
- 45
Routepost bemannen
12 personen
- 46
Deelnemers tellen
4 personen
- 47
Verzorgingsposten bedienen
12 personen
- 48
Dranken bijvullen
6 personen
- 49
Fruit en snacks aanvullen
4 personen
- 50
Routeverlichting controleren
4 personen
- 51
Verkeer begeleiden
8 personen
- 52
Finishers verwelkomen
5 personen
- 53
Medaille uitreiken
3 personen
- 54
Finishdranken serveren
4 personen
- 55
Finishermaaltijd serveren
6 personen
- 56
Garderobe uitgeven
3 personen
- 57
Eindtijd registreren
3 personen
- 58
Laatste lopers begeleiden
4 personen
- 59
Finish officieel sluiten
2 personen
Nazorg
- 60
Routebordjes verzamelen
6 personen
- 61
Verlichting uitschakelen
3 personen
- 62
Tafels en tenten afbreken
6 personen
- 63
Afval verzamelen
6 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Locatie schoonmaken
6 personen
- 66
Geleende materialen controleren
2 personen
- 67
Materialen retourneren
3 personen
- 68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 69
Gevonden voorwerpen registreren
- 70
Deelnemersinformatie versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 30
- Garderoberekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Dranghekkenaantal 40
- Startboog
Sportmateriaal
- Routebordjesaantal 80
- Verkeerskegelsaantal 120
- Startnummersaantal 350
- Veiligheidsspeldenaantal 800
- Medaillelintenaantal 350
- Drinkbekersaantal 1200
- Thermodekensaantal 350
- Koelboxenaantal 12
- Watertonnenaantal 10
- Opvouwbare krattenaantal 30
Verlichting
- Ledlampenaantal 30
- Bouwlampenaantal 12
- Verlenghaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
Apparatuur
- Draadloze portofoonsaantal 16
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Muziekspeler
- Stopwatchesaantal 6
- Megafonenaantal 3
- Mobiele opladersaantal 8
Servies
- Bordenaantal 350
- Messenaantal 350
- Vorkenaantal 350
- Opscheplepelsaantal 12
- Thermoskannenaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Scharenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Schenk kannenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Koelelementenaantal 40
EHBO
- EHBO-koffersaantal 4
- Hesjes voor hulpverlenersaantal 12
- Wegwerphandschoenenaantal 6
- Brancard
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 6
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 30
- Afvalgrijpersaantal 6
- Handdesinfectiehoudersaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, start- en finishlocatie eerst vast en vraag vergunningen en verkeersmaatregelen direct aan. Zonder die goedkeuringen kun je inschrijvingen en communicatie niet betrouwbaar plannen.
- Plan de verlichting per routegedeelte: controleer vóór de start of ledlampen, bouwlampen, verlenghaspels en stekkerdozen veilig liggen en nergens een doorgang blokkeren.
- Maak uiterlijk één week vooraf een vrijwilligersindeling met posten, telefoonnummers en een briefingdocument. Geef elke post een portofoon of megafonetoegang en noteer wie de noodcontacten beheert.
- Verzamel dieetwensen en noodcontacten tijdens de inschrijving en controleer de deelnemerslijst vóór het evenement. Sorteer startnummers vooraf en leg veiligheidsspelden klaar, zodat de uitgifte niet ophoopt.
- Koel dranken op tijd en zet watertonnen, drinkbekers en thermodekens klaar bij de relevante posten. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas de briefing en kledinginstructies zo nodig aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een nachtmarathon organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Reserveer medische ondersteuning, toiletten en verkeersmaatregelen zodra de route vaststaat; die onderdelen zijn vaak het lastigst op korte termijn te regelen.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een nachtmarathon?
- Dat hangt af van de route en gemeente, maar reken op aanvragen voor het evenement en eventuele verkeersmaatregelen. Dien ze bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor de start in en vraag schriftelijk na welke stukken nodig zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een nachtmarathon?
- Plan minimaal één vrijwilliger per vaste post en voeg één coördinator per routegedeelte toe. Tel daarnaast een reserve van ongeveer 10 procent, zodat ziekte of uitval op de dag zelf niet meteen een onbezette post veroorzaakt.
- Wanneer controleer je de verlichting en routebordjes?
- Controleer de routebordjes en verlichting tijdens een volledige opbouwronde vóór het donker wordt, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de start. Loop daarna de donkerste delen nogmaals na en zorg dat reserveverlichting en verlenghaspels bereikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!