Zo organiseer je een muzikale optocht

Begin met de route, het tijdschema en de start- en eindlocatie. Pas daarna leg je contact met muziekverenigingen en open je de aanmelding voor deelnemers. Een optocht vraagt daarnaast om verkeersbegeleiders, EHBO, portofoons en een duidelijk bericht aan iedereen die meeloopt. Regel catering en materialen voor de verzamel- en eindlocatie op tijd. De meeste problemen ontstaan doordat route-informatie, vrijwilligersindeling of een slechtweerplan pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en tijdschema vastleggen
2 personen
2
Muziekverenigingen benaderen
2 personen
3
Deelnemers aanmelden
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Route-informatie publiceren
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Start- en eindlocatie reserveren
12
Catering reserveren
13
Verkeersposten bepalen
2 personen
14
Verkeersbegeleiders inplannen
2 personen
15
EHBO-bezetting inplannen
16
Weersverwachting controleren
17
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Routekaarten afdrukken
23
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Instrumentenruimte vrijmaken
2 personen
26
Communicatiemiddelen opladen
27
Weerbestendige routeborden maken
2 personen
28
Startpakket per vereniging maken
2 personen

Event

29
Startterrein afzetten
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Routeborden plaatsen
4 personen
33
Verkeershekken plaatsen
6 personen
34
Verkeersposten inrichten
4 personen
35
Lichtmasten en lampen plaatsen
3 personen
36
Infobalie inrichten
2 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
39
Koelboxen vullen
2 personen
40
Geluidscontrole uitvoeren
2 personen
41
Verenigingen ontvangen
4 personen
42
Deelnemers registreren
3 personen
43
Instrumenten veilig opstellen
4 personen
44
Startvolgorde uitleggen
2 personen
45
Publiek naar kijkpunten begeleiden
6 personen
46
Optocht laten vertrekken
3 personen
47
Routeposten bemannen
12 personen
48
Optocht begeleiden
8 personen
49
Publieksstromen begeleiden
6 personen
50
Dranken serveren
4 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
55
Deelnemers verzorgen
3 personen
56
Muziekprogramma aankondigen
57
Verlichting inschakelen
2 personen
58
Avondprogramma begeleiden
4 personen
59
Laatste vereniging uitzwaaien
3 personen
60
Publiek veilig laten vertrekken
6 personen
61
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

62
Verkeershekken verwijderen
6 personen
63
Routeborden verzamelen
4 personen
64
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
65
Materialen naar opslag brengen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
68
Terrein schoonmaken
5 personen
69
Afval afvoeren
3 personen
70
Verlichting verwijderen
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Route op schade controleren
2 personen
75
Facturen en bonnetjes verzamelen
76
Deelnemers bedanken
77
Materiaalinventaris bijwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Messenaantal 100
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Reservebatterijenaantal 32
Megafonenaantal 3
Mobiele geluidssetsaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Instrumententafelsaantal 6

Veiligheid

Verkeershesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Decoratie

Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 25
Welkomstbannersaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Verenigingsbannersaantal 12

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 8
Led-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en tijdschema eerst vast en controleer daarna of start- en eindlocatie beschikbaar zijn. Publiceer de route-informatie pas wanneer verkeersposten, eindtijd en eventuele omleidingen definitief zijn.
Benader muziekverenigingen vroeg en registreer per vereniging het aantal deelnemers, de contactpersoon en dieetwensen. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf, zodat wijzigingen niet op de dag zelf bij de organisatie belanden.
Plan per verkeerspost minimaal één verkeersbegeleider en wijs daarnaast een reserve aan. Geef de verkeersbegeleiders verkeershesjes, verkeerskegels en portofoons; controleer de reservebatterijen voordat de optocht start.
Maak één communicatiepunt voor de optocht en gebruik portofoons of megafonen voor korte meldingen onderweg. Leg vooraf vast wie contact houdt met de startlocatie, de routebegeleiding, EHBO en de eindlocatie.
Bevestig het slechtweerplan uiterlijk 48 uur vooraf en controleer dan ook catering, tenten, geluidssets en routekaarten. Maak op de dag zelf een laatste ronde langs instrumentenruimte, stroompunten en de materialen voor de verkeersposten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muzikale optocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en muziekverenigingen. Plan vrijwilligers, verkeersbegeleiders, EHBO en catering uiterlijk 4 weken voor de optocht.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb je nodig bij een muzikale optocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en oversteekpunten op de route. Reken per verkeerspost op minimaal één begeleider en plan daarnaast één reserve voor de hele optocht.
Wanneer stuur je de route en deelnemersinformatie?: Stuur de route-informatie zodra route en verkeersposten definitief zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de optocht en neem starttijd, verzamelpunt, eindlocatie en contactnummer op.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een muzikale optocht?: Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf of de optocht doorgaat en welke alternatieve afspraken gelden. Zorg dat deelnemers weten waar ze terechtkunnen voor een wijziging en controleer of tenten, geluidsapparatuur en catering bruikbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.