Einen musikalischen Umzug organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem musikalischen Umzug hängen Route, Musikvereine, Verkehrssicherung und Verpflegung eng zusammen. Beginne deshalb nicht mit Einladungen, sondern mit Strecke, Zeitplan sowie Start- und Zielort. Danach meldest du Vereine und Teilnehmende an, teilst Helfer ein und veröffentlichst die Routeninformationen. Kurz vor dem Termin werden Wetter, Material, Catering und die Einsatzunterlagen geprüft. Besonders oft fehlen Funkgeräte, Ersatzbatterien oder ein bestätigter Schlechtwetterplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Zeitplan festlegen
2 Personen
2
Musikvereine ansprechen
2 Personen
3
Teilnehmer anmelden
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Freiwillige einteilen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Routeninformationen veröffentlichen
10
Teilnehmerinformationen versenden
11
Start- und Zielort reservieren
12
Catering reservieren
13
Verkehrsposten festlegen
2 Personen
14
Verkehrshelfer einplanen
2 Personen
15
Ersthelferbesetzung einplanen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien abholen
3 Personen
21
Teilnehmerliste ausdrucken
22
Routenpläne drucken
23
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
24
Catering vorbereiten
3 Personen
25
Instrumentenraum freimachen
2 Personen
26
Kommunikationsmittel aufladen
27
Wetterfeste Wegweiser herstellen
2 Personen
28
Starterpaket pro Verein zusammenstellen
2 Personen

Event

29
Startgelände absperren
4 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Partyzelte aufbauen
6 Personen
32
Wegweiser aufstellen
4 Personen
33
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
34
Verkehrsposten einrichten
4 Personen
35
Lichtmasten und Lampen aufstellen
3 Personen
36
Infostand einrichten
2 Personen
37
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
39
Kühlboxen füllen
2 Personen
40
Soundcheck durchführen
2 Personen
41
Vereine empfangen
4 Personen
42
Teilnehmer registrieren
3 Personen
43
Instrumente sicher aufstellen
4 Personen
44
Startreihenfolge erklären
2 Personen
45
Publikum zu den Aussichtspunkten begleiten
6 Personen
46
Den Umzug starten lassen
3 Personen
47
Streckenposten besetzen
12 Personen
48
Umzug begleiten
8 Personen
49
Publikumsströme lenken
6 Personen
50
Getränke servieren
4 Personen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
55
Teilnehmende betreuen
3 Personen
56
Musikprogramm ankündigen
57
Beleuchtung einschalten
2 Personen
58
Abendprogramm betreuen
4 Personen
59
Den letzten Verein verabschieden
3 Personen
60
Publikum sicher hinausleiten
6 Personen
61
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

62
Verkehrsbarrieren entfernen
6 Personen
63
Wegweiser einsammeln
4 Personen
64
Zelte und Möbel abbauen
6 Personen
65
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Cateringbereich reinigen
3 Personen
68
Gelände reinigen
5 Personen
69
Abfall entsorgen
3 Personen
70
Beleuchtung entfernen
3 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Restbestand einlagern
2 Personen
73
Fundgegenstände registrieren
74
Strecke auf Schäden prüfen
2 Personen
75
Rechnungen und Belege sammeln
76
Teilnehmer verabschieden
77
Materialinventar aktualisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 32
MegafoneAnz. 3
Mobile TonanlagenAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
InstrumententischeAnz. 6

Sicherheit

WarnwestenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 12

Dekoration

WegweiserAnz. 20
WegweiserAnz. 25
WillkommensbannerAnz. 3
WimpelkettenAnz. 12
VereinsbannerAnz. 12

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 12

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Zeitplan zuerst fest und reserviere Start- und Zielort, bevor du Musikvereine ansprichst. Plane dabei feste Zeitfenster für Ankunft, Aufstellung, Umzug und Abschluss ein.
Erfasse bei jeder Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und den Bedarf an Armbändern oder Badges. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vor dem Umzug und veröffentliche die Route separat.
Plane Verkehrsposten, Verkehrshelfer und Ersthelfer nicht nur auf dem Papier ein: Weise jeder Person einen Ort und eine Schicht zu. Pro Kommunikationsgruppe brauchst du ein Funkgerät, außerdem Ersatzbatterien und mindestens ein Megafon für Durchsagen.
Bestätige den Schlechtwetterplan spätestens 48 Stunden vorher und teile ihn den Vereinen und Helfern mit. Partyzelte, Kabeltrommeln, mobile Tonanlagen und Taschenlampen sollten nicht erst am Veranstaltungstag organisiert werden.
Drucke Teilnehmerliste und Routenpläne am Vortag aus und sortiere Armbänder sowie Badges nach Gruppen. Bereite Catering, Geschirr und Servierschalen vor und halte Instrumententische sowie einen freien Instrumentenraum bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen musikalischen Umzug planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Zeitplan und der Reservierung von Start- und Zielort. Musikvereine und Helfer sollten danach möglichst innerhalb von zwei Wochen angesprochen und eingeplant werden.
Wann sollte man die Route für einen musikalischen Umzug veröffentlichen?: Veröffentliche die bestätigte Route spätestens 7 Tage vor dem Umzug. Teilnehmende brauchen sie für Anreise und Aufstellung; Verkehrsposten und Verkehrshelfer sollten ihre genaue Position spätestens 3 Tage vorher erhalten.
Wie viele Helfer braucht ein musikalischer Umzug?: Das hängt von Route und Zahl der Kreuzungen ab, aber plane für jede zu sichernde Kreuzung mindestens 2 Verkehrshelfer ein. Zusätzlich brauchst du je Einsatzbereich eine verantwortliche Person sowie eine festgelegte Ersthelferbesetzung.
Wann prüft man das Wetter und aktiviert den Schlechtwetterplan?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Vorabend. Entscheide spätestens 24 Stunden vor dem Start, ob der Schlechtwetterplan gilt, damit Zelte, Tonanlagen, Helfer und Catering angepasst werden können.

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