Zo organiseer je een muziekverenigingrommelmarkt

Begin met de datum en locatie en werk daarna in drie sporen: verkopers, bezoekers en uitvoering op de dag zelf. Controleer vroeg vergunningen en verzekering, want die kunnen je planning vertragen. Regel vervolgens tafels, promotie, muziekprogramma en vrijwilligers voordat je boodschappen en materialen verzamelt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling, bereikbare kassa’s, zichtbare routeborden en genoeg tijd voor opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Promotietekst schrijven
5
Flyers ontwerpen
6
Flyers verspreiden
4 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Tafels voor verkopers reserveren
10
Dieetwensen verzamelen
11
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Verkopersinformatie versturen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Verkoopwaar sorteren
4 personen
18
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
19
Route- en parkeerborden maken
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Terrein en ingang controleren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
2 personen
25
Verkoopwaar uitstallen
6 personen
26
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
27
Verlichting aansluiten
2 personen
28
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
29
Kassa inrichten
2 personen
30
Informatiebord plaatsen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

32
Bezoekers ontvangen
3 personen
33
Verkopers begeleiden
2 personen
34
Kassa bedienen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Afvalbakken legen
2 personen
39
Muziek verzorgen
2 personen
40
Verlichting controleren
41
Laatste verkopen afhandelen
2 personen

Nazorg

42
Kassa afsluiten
2 personen
43
Verkoopwaar inpakken
4 personen
44
Muziekinstallatie afbreken
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Terrein schoonmaken
3 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven eten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Muziekinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Elektrische waterkokersaantal 2
Pinapparaat

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Schenk kannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Prijskaartjesaantal 200
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 3
Plakbandrollenaantal 6
Stiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de indeling minstens één week vooraf vast: reserveer per verkoper een tafel en houd aparte ruimte vrij voor kledingrekken, muziek en looppaden. Zo voorkom je dat verkoopwaar pas tijdens de opbouw moet worden verplaatst.
Stuur verkopersinformatie uiterlijk vijf dagen vooraf. Zet daarin de aanmeldbevestiging, aankomsttijd, parkeerroute, tafelindeling en wat zij zelf moeten meenemen.
Plan vrijwilligers in blokken van twee uur en wijs per blok een aanspreekpunt aan. Verdeel in elk geval ontvangst, kassa, catering, terreincontrole en opruimen over verschillende mensen.
Bereid de kassa de avond ervoor voor met een pinapparaat en voldoende wisselgeld. Leg prijskaartjes, plakband en informatieborden bij de ingang klaar, zodat bezoekers direct weten waar ze moeten zijn.
Test de muziekinstallatie, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste verkopers aankomen. Vul koelboxen en thermoskannen pas na de terreincontrole, zodat eten en drinken niet onnodig warm of vuil worden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een muziekverenigingrommelmarkt promoten?: Begin minimaal drie weken vooraf met de promotietekst, flyers en uitnodigingen. Verspreid de flyers in de eerste week en herhaal de online of lokale aankondiging ongeveer zeven dagen voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekverenigingrommelmarkt?: Reken voor een kleine tot middelgrote markt op minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 2 voor de kassa en 1 voor catering en terreincontrole per tijdsblok. Plan daarnaast 3 tot 4 mensen voor de opbouw en minstens 4 voor het opruimen.
Hoe lang duurt de opbouw van een muziekverenigingrommelmarkt?: Plan ten minste 2 uur voor partytenten, tafels, stoelen, verlichting, bewegwijzering en verkoopwaar. Begin met terrein en ingang, bouw daarna de tenten en tafels op en zet de waren als laatste klaar.
Wat moet ik regelen voor de verkoop op een rommelmarkt?: Leg uiterlijk de avond ervoor een pinapparaat, wisselgeld, prijskaartjes, plakband en informatieborden klaar. Reserveer op de dag zelf 30 minuten voor een controle van de kassa, de tafelindeling en de bereikbaarheid van alle verkoopplekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.