Zo organiseer je een muziekrommelmarkt

Begin niet met posters, maar met de locatie, datum en indeling van je muziekrommelmarkt. Bepaal eerst hoeveel verkopers je kwijt kunt, waar tafels en kledingrekken komen en welke stroompunten beschikbaar zijn. Daarna regel je vergunningen, verkopersvoorwaarden, inschrijvingen en promotie in die volgorde. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouw, duidelijke betaalafspraken en een controle van toiletten, stroom en materialen voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktconcept en plattegrond bepalen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Verkopers inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Verkopers bevestigen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Leveranciersafspraken bevestigen
15
Betaalwijze en prijzen bepalen
2 personen
16
Bezoekersinformatie publiceren
17
Verkoperslijst afdrukken
18
Stroompunten controleren
2 personen
19
Materialen inventariseren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Contant wisselgeld halen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Locatie en toiletten controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
26
Kramen en kledingrekken plaatsen
4 personen
27
Verkoopvakken nummeren
2 personen
28
Bewegwijzering ophangen
2 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Verlichting aansluiten
2 personen
31
Kassa's en betaalpunten inrichten
3 personen
32
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

35
Verkopers ontvangen
3 personen
36
Verkopers naar plaatsen begeleiden
3 personen
37
Verkooptafels controleren
2 personen
38
Entree openen
2 personen
39
Entree en bezoekersstroom bemannen
2 personen
40
Kassa bemannen
2 personen
41
Informatiepunt bemannen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afval en tafels controleren
2 personen
46
Toiletten tussentijds controleren
47
Verkopers informeren over sluiting
48
Entree en kassa sluiten
2 personen
49
Verkopers uitchecken
3 personen
50
Verkoopopbrengsten veiligstellen
2 personen

Nazorg

51
Kramen en tafels afbreken
5 personen
52
Stoelen en rekken opruimen
4 personen
53
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
54
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
57
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
58
Materialen terugbrengen
3 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Onkosten en opbrengsten verwerken
2 personen
61
Gevonden voorwerpen registreren
62
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 20
Stoelenaantal 35
Kledingrekkenaantal 8
Kunststof krattenaantal 30
Klapbaliesaantal 2
Partytentenaantal 3

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handlampenaantal 4
Portofoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Slingersaantal 10
Prijskaartstandaardsaantal 30
Verkoopbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Plattegrondbordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je verkopers bevestigt. Reserveer per verkoper een vaste tafelruimte en houd looppaden, entree en eventuele partytenten vrij; zo voorkom je dat je op de opbouwdag opnieuw moet schuiven.
Stuur verkopersvoorwaarden uiterlijk twee weken voor de markt. Zet daarin wat ze meenemen, wanneer ze kunnen opbouwen, welke betaalwijze geldt en of stroom beschikbaar is; bevestig daarna alleen aanmeldingen die echt passen.
Controleer stroom niet alleen op aanwezigheid, maar ook op de afstand tot de tafels. Leg per zone verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en test pinapparaten, kassa’s en koffiezetapparaten vóór de markt opent.
Regel contant wisselgeld en betalingen minstens één dag vooraf. Spreek één betaalprocedure af voor de organisatie en vermeld bezoekers vooraf of verkopers zelf pinnen, contant werken of beide aanbieden.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, klapbalies en kledingrekken, daarna verkoopbordjes en prijskaartstandaards, en pas als laatste koffie, bekers en koelboxen. Houd minstens 60 minuten vóór opening vrij voor de eindcontrole van toiletten, stroom en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekrommelmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, concept en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor verkopersbevestigingen, bezoekersinformatie, materialen en betaalafspraken.
Hoeveel verkopers passen er op een muziekrommelmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare vloeroppervlakte en de gekozen tafelmaat. Reken per verkoper op een vaste tafelplek plus ruimte voor een stoel of krat, en reserveer minimaal 1 meter vrij looppad tussen de rijen.
Wanneer moet je promotie maken voor een muziekrommelmarkt?: Start ongeveer 4 weken vooraf met sociale media en posters. Plaats in de laatste 7 dagen nog een concrete herinnering met datum, openingstijd, locatie, parkeerinformatie en betaalmogelijkheden.
Wat moet je op de ochtend van een muziekrommelmarkt controleren?: Plan minstens 60 minuten voor opening voor de controle. Test stroompunten, pinapparaten en kassa’s, controleer toiletten en bewegwijzering, leg de verkoperslijst klaar en zet tafels, stoelen en verkoopbordjes op hun afgesproken plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.