Zo organiseer je een muziekproductieworkshop

Begin met de datum, locatie en groepsgrootte; die bepalen hoeveel werkstations, begeleiders en apparatuur je nodig hebt. Werk daarna het programma uit en leg docenten vast, zodat je de technische benodigdheden per onderdeel kunt inventariseren. Open vervolgens de inschrijving en verzamel dieetwensen en software-informatie op tijd. Test alle computers, licenties, audiointerfaces en kabels uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf bouw je de werkstations op, controleer je de aansluitingen en houd je een korte technische uitleg klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
3
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
4
Benodigde apparatuur inventariseren
2 personen
5
Apparatuur reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Bevestiging naar deelnemers sturen
12
Softwarelicenties controleren
13
Muzieksoftware installeren
2 personen
14
Audioapparatuur testen
2 personen
15
Workshopbestanden voorbereiden
2 personen
16
Werkstations indelen
2 personen
17
Catering bestellen
18
Technische instructies printen
19
Naamkaartjes maken
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Apparatuur ophalen
2 personen
22
Locatie controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
24
Werkstations opbouwen
3 personen
25
Computers aansluiten
3 personen
26
Audiointerfaces aansluiten
2 personen
27
MIDI-controllers aansluiten
2 personen
28
Monitoren en koptelefoons testen
2 personen
29
Presentatiescherm aansluiten
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten

Event

33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Programma en huisregels toelichten
36
Introductie muziekproductie geven
37
DAW-demonstratie geven
38
Koffiepauze verzorgen
2 personen
39
Beatproductie begeleiden
3 personen
40
Vragen bij werkstations beantwoorden
3 personen
41
Avondmaaltijd serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Opname en arrangement begeleiden
3 personen
44
Mixingdemonstratie geven
45
Eigen producties laten afwerken
3 personen
46
Werkresultaten afspelen
2 personen
47
Bestanden met deelnemers delen
48
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Werkstations afbreken
3 personen
51
Afwas verzamelen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Apparatuur schoonmaken
2 personen
55
Apparatuur retourneren
2 personen
56
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
57
Deelnemersbestanden nasturen
58
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 10
Stoelenaantal 38
Registratietafel
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 20
Audiointerfacesaantal 10
MIDI-controllersaantal 10
Studiohoofdtelefoonsaantal 20
Studiomonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Kleine mengtafel
Actieve speakersaantal 2
Beamer
Presentatiescherm
USB-hubsaantal 10
Laptopladersaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 12
USB-kabelsaantal 20
HDMI-kabelsaantal 3
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 10
Richtingbordenaantal 6

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per deelnemer een eigen werkplek met laptop, hoofdtelefoon en MIDI-controller; deel apparatuur alleen als het programma daar bewust tijd voor reserveert. Zo voorkom je wachtrijen tijdens praktische opdrachten.
Controleer softwarelicenties en installeer de muzieksoftware minimaal 7 dagen vooraf op alle laptops. Open ook de workshopbestanden op elke computer, want een installatie die alleen op papier is geslaagd helpt op de dag zelf niet.
Test audiointerfaces, microfoons, DI-boxen, mengtafel en monitoren in dezelfde opstelling als tijdens de workshop. Label kabels en gebruik kabelbinders en gaffer tape voordat deelnemers binnenkomen; losse USB-, XLR- en jackkabels zorgen snel voor vertraging.
Maak de deelnemerslijst definitief 3 dagen voor de workshop en stuur daarna de bevestiging met starttijd, locatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Gebruik naamkaartjes en een registratietafel, zodat aanmelden niet tegelijk met de technische briefing hoeft te gebeuren.
Bouw de werkstations en computers minstens 90 minuten voor aanvang op. Houd extra USB-hubs, laptopladers, stekkerdozen, verlengkabels en reservebatterijen apart; juist deze kleine onderdelen ontbreken vaak wanneer alle hoofdapparatuur al is geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekproductieworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en docenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer apparatuur en open de inschrijving zodra het programma en de groepsgrootte bekend zijn; plan de volledige technische test uiterlijk 7 dagen voor de workshop.
Hoeveel apparatuur heb je nodig per deelnemer aan een muziekproductieworkshop?: Reken voor een praktische workshop op 1 laptop, 1 studiohoofdtelefoon, 1 audiointerface en 1 MIDI-controller per deelnemer. Voor demonstraties kun je daarnaast 1 set studiomonitors, een beamer en een presentatiescherm centraal inzetten.
Wanneer moet je muzieksoftware installeren voor een workshop?: Installeer en controleer de software minimaal 7 dagen vooraf op alle laptops. Open daarna ook de gedeelde workshopbestanden en test audio-invoer en -uitvoer per werkstation, zodat je nog tijd hebt om licenties of kabels te vervangen.
Hoe vroeg moet je klaar zijn op de dag van een muziekproductieworkshop?: Begin minimaal 90 minuten voor aanvang met tafels, stoelen, computers en werkstations. Reserveer de laatste 30 minuten voor een volledige geluidscheck, het klaarleggen van naamkaartjes en de registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.