Zo organiseer je een muziekfietstocht

Begin niet met de muziek, maar met de route en de locaties. Bepaal eerst waar de groep start, waar de muziekstops komen en waar iedereen eindigt. Controleer daarna verkeersveiligheid, vergunningen en muziekrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een vaste deelnemerslijst, deel vrijwilligers over routeposten in en test alle geluidsapparatuur vooraf. Zo voorkom je dat een stop niet beschikbaar is, deelnemers verkeerd fietsen of speakers zonder stroom staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en muziekstops bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Muziekrechten en meldingen regelen
4
Route op verkeersveiligheid controleren
3 personen
5
Reserveringen voor tussenstops maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Routebeschrijving maken
2 personen
11
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
12
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Vergunningen en toestemming controleren
15
Fietsen en veiligheidsmateriaal controleren
3 personen
16
Geluidsapparatuur testen
2 personen
17
Routepijlen en informatieborden maken
2 personen
18
Polsbandjes en deelnemersmappen vullen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
22
Routepijlen vooraf plaatsen
4 personen
23
Startlocatie opbouwen
5 personen
24
Finishlocatie opbouwen
5 personen
25
Tussenstops inrichten
6 personen
26
Speakers opstellen
3 personen
27
Afspeellijsten klaarzetten
2 personen
28
EHBO- en reparatiepunten inrichten
3 personen

Event

29
Deelnemers registreren
4 personen
30
Polsbandjes uitdelen
2 personen
31
Fietsverlichting controleren
2 personen
32
Deelnemers welkom heten
2 personen
33
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
34
Fietsgroep begeleiden
6 personen
35
Muziek bij eerste stop verzorgen
2 personen
36
Dranken bij eerste stop serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Muziek bij tweede stop verzorgen
2 personen
39
Hapjes bij tweede stop serveren
3 personen
40
Routepijlen onderweg controleren
2 personen
41
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
42
Laatste fietsers begeleiden
2 personen
43
Finishmuziek starten
2 personen
44
Finishdranken serveren
4 personen
45
Buffet aanvullen
3 personen
46
Muziekprogramma bij finish verzorgen
2 personen
47
Afval en lege verpakkingen verzamelen
3 personen
48
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
50
Meubilair afbreken
5 personen
51
Locaties schoonmaken
5 personen
52
Routepijlen verwijderen
4 personen
53
Materialen inventariseren
2 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
56
Servies en materialen afwassen
3 personen
57
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Koelboxenaantal 6
Krattenaantal 10

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 4
Bluetooth-afspeelapparatenaantal 3
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 10

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 70
Verkeerskegelsaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Informatiebordenaantal 8
Polsbandjesaantal 70
Routebordhoudersaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 5
Drankdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route met een duidelijke volgorde van start, muziekstops en finish. Reserveer tussenstops zodra de route vaststaat en controleer of er per stop genoeg ruimte is voor fietsen, deelnemers en een geluidsopstelling.
Regel meldingen, toestemming en muziekrechten vóór je deelnemers uitnodigt. Neem voor elke stop op wie verantwoordelijk is voor het geluid, de stroom en het vrijhouden van de route.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf definitief. Zet daarin de starttijd, routebeschrijving, verwachte duur, benodigdheden, contactpersoon en een deadline voor dieetwensen.
Test draagbare speakers, Bluetooth-afspeelapparaten, powerbanks en oplaadkabels minstens één dag vooraf. Leg per muziekstop een reserveoplossing klaar, want een lege accu of ontbrekende kabel is op locatie lastig te herstellen.
Zet routepijlen en informatieborden niet pas bij de start klaar. Plaats ze vooraf op de route, controleer ze één keer per post en laat vrijwilligers bij start en finish ook fietspompen, reparatiesets en EHBO-materiaal lokaliseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een muziekfietstocht te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voorbereiding. In de eerste twee weken leg je route, locaties, tussenstops en toestemmingen vast; daarna volgen aanmeldingen, muziekprogramma en logistiek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekfietstocht?: Plan minimaal één vrijwilliger per routepost en daarnaast 2 tot 3 mensen voor start en finish. Bij een route met vier posten kom je dus al snel uit op 6 tot 8 vrijwilligers.
Wanneer moet je deelnemersinformatie versturen?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vraag dieetwensen en laatste wijzigingen eerder op, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf, zodat hapjes en broodjes nog aangepast kunnen worden.
Hoe test je het geluid tijdens een muziekfietstocht?: Test elke speaker, afspeelapparaat en powerbank minstens 24 uur vooraf en controleer op locatie opnieuw het bereik en volume. Laad alle apparaten volledig op en neem oplaadkabels, verlengkabels en stekkerdozen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.