Een musical organiseren: van eerste planning tot voorstelling

Begin met de speeldatum, de locatie en het aantal voorstellingen. Leg daarna de zaalindeling, spelersbezetting en technische vereisten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens toe naar één complete controle van kostuums, rekwisieten, muziek, teksten en publieksontvangst. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke volgorde: zaal opbouwen, techniek testen, catering klaarzetten en medewerkers instrueren voordat het publiek binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Musicaldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Voorstellingen en tijden vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
8
Programma en zaalregels maken
2 personen
9
Decor en rekwisieten inventariseren
2 personen
10
Kostuums controleren
2 personen
11
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
12
Teksten en cuebladen printen
2 personen
13
Naamkaartjes voor medewerkers maken
14
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
15
Programmaboekjes printen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Kostuums wassen en strijken
3 personen
18
Rekwisieten labelen
2 personen
19
Decorstukken klaarzetten
3 personen
20
Technische apparatuur testen
3 personen
21
Muziek en microfoons testen
3 personen
22
Cateringruimte voorbereiden
2 personen
23
Publieksontvangst instrueren
2 personen
24
Zaal openen
2 personen
25
Stoelen opstellen
5 personen
26
Podium en decor opbouwen
5 personen
27
Licht en geluid aansluiten
3 personen
28
Kleedkamers inrichten
3 personen
29
Kostuums en rekwisieten klaarleggen
3 personen
30
Catering klaarzetten
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Technische doorloop uitvoeren
5 personen

Event

33
Cast en medewerkers ontvangen
3 personen
34
Publiek ontvangen
5 personen
35
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
36
Entree en garderobe bemannen
3 personen
37
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
38
Pauzedranken serveren
5 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
41
Zaal opnieuw gereedmaken
4 personen
42
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
43
Pauzedranken serveren
5 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Publiek uitzwaaien
4 personen

Nazorg

46
Kostuums verzamelen
3 personen
47
Rekwisieten verzamelen
3 personen
48
Apparatuur uitschakelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Zaal schoonmaken
4 personen
52
Decor afbreken
5 personen
53
Meubilair terugplaatsen
5 personen
54
Locatie afsluiten
2 personen
55
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
56
Rekwisieten opbergen
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Kleedkamertafelsaantal 6
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Portefeuille met wisselgeld

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
LED-lichtslingersaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 8
Decoratieve plantenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Servies

Glazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische doorloop uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling. Test dan alle draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, de laptop en de muziekbestanden in de echte zaal.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf één overzicht van kostuums en rekwisieten per scène. Label decorstukken en leg ontbrekende kleding, teksten en cuebladen direct apart.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, voorstellingstijden en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in hetzelfde overzicht, zodat je catering voor het juiste aantal personen bestelt.
Werk op de speeldag met een opbouwvolgorde: eerst stoelen en tafels, daarna decor en verlichting, vervolgens kabels en microfoons. Houd minstens 90 minuten tussen het begin van de opbouw en de opening van de zaal.
Maak voor publieksontvangst een korte instructie met entree, garderobe, zaalregels en starttijd. Leg programmaboekjes, naamkaartjes en bewegwijzering minimaal 30 minuten voor binnenkomst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een musical organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken voor de eerste voorstelling. Leg in de eerste 2 weken de datum, zaal, voorstellingstijden en hoofdbezetting vast; reserveer daarna tijd voor techniek, kostuums en uitnodigingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een musicalzaal op te bouwen?: Reken op minstens 90 minuten voor een kleine productie en 2 tot 3 uur als je decor, podiumspots, microfoons en catering opbouwt. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige technische test.
Wanneer test je de microfoons en muziek voor een musical?: Test de apparatuur tijdens een technische doorloop uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de speeldag. Controleer per microfoon het bereik, de batterijen, het volume en de juiste muziekstart.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een musical?: Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie 10 tot 14 dagen voor de voorstelling. Bereken daarna de cateringhoeveelheden op basis van het definitieve aantal bezoekers en medewerkers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.