Cómo organizar una Noche del museo sin perder el control

Una Noche del museo combina visitas guiadas, talleres, circulación de público y momentos de recepción, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza fijando fecha, horario y aforo; después cierra el programa y asigna responsables a cada actividad. Las inscripciones, la accesibilidad y la ruta por el museo deben quedar resueltas antes de comunicar el evento. En la última fase, comprueba iluminación, cables, materiales, acreditaciones, bebidas y aperitivos sobre el terreno.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir el programa y las visitas guiadas
3 personas
3
Reservar guías y monitores de talleres
2 personas
4
Hacer reservas para las áreas públicas
2 personas
5
Hacer una reserva para percheros
6
Abrir el formulario de registro para visitantes
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar información a los visitantes
12
Imprimir folletos del programa
13
Preparar acreditaciones
2 personas
14
Revisar los textos de la visita guiada
2 personas
15
Preparar materiales del taller
2 personas
16
Definir la ruta por el museo
2 personas
17
Hacer mapas para los visitantes
18
Comprobar la información de accesibilidad
2 personas
19
Enviar nota de prensa
20
Comprobar los puntos de corriente y el recorrido de los cables
2 personas
21
Probar la iluminación de las zonas para el público
2 personas
22
Inventariar el material impreso y los materiales
23
Hacer la compra
3 personas
24
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
25
Preparar aperitivos
4 personas
26
Preparar las mesas del taller
3 personas
27
Preparar la reunión de equipo
28
Montar la entrada y el mostrador de atención al público
3 personas
29
Montar el guardarropa
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
5 personas
31
Exponer el material del taller
3 personas
32
Montar los buffets y los puntos de bebidas
4 personas
33
Colgar señalización
3 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Probar la técnica para las presentaciones
2 personas
36
Preparar el material de la visita guiada
2 personas
37
Revisar y reponer los baños
2 personas
38
Limpiar las zonas de público
4 personas
39
Despejar las rutas de seguridad
2 personas

Evento

40
Recibir al personal
2 personas
41
Dar la reunión informativa al equipo
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
43
Comprobar tickets y registros
3 personas
44
Repartir folletos del programa
2 personas
45
Recoger el guardarropa
3 personas
46
Guiar la primera visita
2 personas
47
Coordinar el taller creativo
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Mantener limpias las mesas de trabajo
2 personas
51
Acompañar la segunda visita guiada
2 personas
52
Moderación de la charla
2 personas
53
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
54
Acompañar la tercera visita guiada
2 personas
55
Anunciar el programa de la noche
56
Dirigir una actividad interactiva
3 personas
57
Acompañar la cuarta visita guiada
2 personas
58
Servir la última ronda de aperitivos
3 personas
59
Reponer las bebidas
2 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
61
Gestionar la entrega del guardarropa
3 personas
62
Cerrar la entrada
2 personas

Seguimiento

63
Recoger objetos perdidos
2 personas
64
Desmontar los bufés
4 personas
65
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
66
Recoger el material del taller
3 personas
67
Desmontar mesas y sillas
5 personas
68
Desmontar el guardarropa
3 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Clasificar y retirar residuos
3 personas
71
Limpiar las zonas de público
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Apagar el equipo
2 personas
74
Comprobar el recinto en la ronda final
2 personas
75
Devolver los materiales
3 personas
76
Devolver el equipo prestado
2 personas
77
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
78
Registrar objetos perdidos
79
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de tallercant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 4
Mesas altascant. 8
Taburetescant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Pantallas de presentacióncant. 2
Portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharones de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 12
Abrebotellascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Plantas de plásticocant. 10
Paredes para fotoscant. 2
Marcos decorativoscant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de mesa LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Impresos

Folletos del programacant. 350
Planoscant. 350
Tarjetas de nombrecant. 120
Números de guardarropacant. 200
Carteles direccionalescant. 30
Instrucciones del tallercant. 20

Registro

Tablets de registrocant. 3
Soportes para mesacant. 12
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Cajón de la caja registradora

Material del taller

Lienzoscant. 80
Sets de acuarelascant. 20
Pincelescant. 80
Lápicescant. 100
Lápices de colorescant. 20
Papel para dibujarcant. 500
Delantalescant. 30
Protectores de mesa de plásticocant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 30
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Postes separadorescant. 12
Cintas de delimitacióncant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Define las visitas guiadas, los talleres, su duración y el número máximo de participantes; así podrás explicar claramente qué se reserva y qué se puede hacer sin inscripción.
Reserva con antelación las áreas públicas, los percheros y el personal de guías y talleres. Hazlo al menos 4 semanas antes si el museo comparte espacios o depende de colaboradores externos.
No dejes la información para visitantes para el último día. Envía horarios, mapas, ruta, normas de acceso y datos de accesibilidad entre 5 y 7 días antes; aprovecha las inscripciones para recoger preferencias dietéticas.
Haz una prueba técnica cuando el museo esté montado. Recorre el cableado, comprueba los puntos de corriente, prueba la iluminación de las zonas públicas y verifica micrófonos, pantallas y portátiles antes de abrir las puertas.
Prepara recepción y catering según el flujo real de personas. Coloca mesas de recepción, buffet y talleres sin bloquear la ruta; deja las bebidas frías listas y prepara los aperitivos antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche del museo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva durante las primeras 2 semanas las salas, guías, monitores, percheros y equipos que necesites; deja la última semana para confirmar inscritos y hacer la prueba técnica.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para una Noche del museo?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes, cuando el programa, los horarios y los aforos ya estén cerrados. Envía la información definitiva a las personas inscritas entre 5 y 7 días antes del evento.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una Noche del museo?: Revisa durante una visita completa de al menos 60 minutos la ruta, la iluminación, los cables, la señalización, las acreditaciones y los materiales de talleres. También confirma bebidas, aperitivos, mapas y el funcionamiento de micrófonos y pantallas.
¿Cómo organizar las visitas guiadas de una Noche del museo?: Define grupos, horarios, duración y punto de encuentro antes de publicar el formulario. Deja entre 10 y 15 minutos entre visitas para evitar cruces en la ruta y para que el equipo pueda reorganizar al público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.