Zo organiseer je een Museumnacht zonder gaten in het programma

Begin met het programma en de tijden, niet met de promotie. Leg daarna de museumzalen, routes en onderdelen vast, zoals optredens, rondleidingen en workshops. Zodra de inhoud staat, kun je capaciteit, techniek, catering en vrijwilligers per ruimte plannen. Bezoekers merken vooral wanneer inschrijving, bewegwijzering of een microfoon niet klopt. Reserveer daarom vroeg de ruimtes en begeleiders en werk in de laatste week met één gecontroleerde contactlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijden vastleggen
2 personen
2
Museumzalen en ruimtes reserveren
3
Optredens en rondleidingen bevestigen
2 personen
4
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotieteksten publiceren
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Workshopplaatsen registreren
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Cateringbestelling plaatsen
12
Techniek per zaal bepalen
2 personen
13
Rondleidingsroutes uitwerken
2 personen
14
Workshopmaterialen klaarzetten
3 personen
15
Programmafolders laten drukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
18
Veiligheidsroute controleren
2 personen
19
Toegankelijkheid controleren
2 personen
20
Contactlijst afdrukken
21
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
22
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
23
Sprekersinformatie versturen
24
Muziekbestanden verzamelen
25
Presentaties verzamelen
26
Reserveringslijsten afdrukken
27
Bezoekersbandjes sorteren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Verse catering ophalen
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Zalen leegmaken
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Entreebalie inrichten
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Workshoptafels inrichten
3 personen
36
Tentoonstellingslabels plaatsen
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
3 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Lichtaccenten plaatsen
2 personen
40
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
41
Projectoren testen
2 personen
42
Presentaties controleren
43
Buffet en drankpunten inrichten
3 personen
44
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
45
Hapjes schikken
3 personen
46
Toiletten controleren
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

48
Entree openen
3 personen
49
Bezoekers registreren
3 personen
50
Garderobe bedienen
2 personen
51
Rondleidingen begeleiden
3 personen
52
Workshops begeleiden
4 personen
53
Optredens aankondigen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Zalen tussentijds controleren
2 personen
58
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Entree en garderobe sluiten
3 personen

Nazorg

61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Zalen schoonmaken
4 personen
65
Techniek afkoppelen
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Loungefauteuilsaantal 12
Garderoberekkenaantal 6
Wachtpalenaantal 8

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Programmafoldersaantal 250
Naambadgesaantal 80
Bezoekersbandjesaantal 250
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Kunstenaarsbordjesaantal 30
Katoenen tafelkledenaantal 14
Easelsaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Actieve speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpanelenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
Presentatieklikkersaantal 3
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-uplightsaantal 12
LED-tafellampenaantal 10
Werklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Waterkoelersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per zaal een eigen tijdlijn met opbouw, start, wisselmoment en afsluiting. Controleer of rondleidingen en workshops elkaar niet kruisen en registreer workshopplaatsen zodra de aanmeldingen binnenkomen.
Bepaal per ruimte welke techniek echt nodig is: een projector en scherm voor presentaties, actieve speakers voor optredens en een draadloze microfoon als een rondleider of spreker zich moet verplaatsen. Test alles uiterlijk op de dag zelf.
Maak bezoekersstromen zichtbaar vóór de deuren opengaan. Plaats pijlborden en informatieborden bij kruisingen, controleer de veiligheidsroute en zet wachtpalen of een extra wachtrij klaar waar workshops snel vol kunnen lopen.
Verzamel dieetwensen en bereken catering per bezoekersgroep voordat je bestelt. Regel naast glazen en borden ook koffiekopjes, thermoskannen, serveerbladen en voldoende tafels; die kleine aanvullingen worden vaak te laat meegenomen.
Geef vrijwilligers een rooster met zaal, tijdstip en taak en stuur sprekersinformatie vooraf. Leg contactlijsten, naambadges, bezoekersbandjes en programmafolders klaar, zodat niemand bij de entree nog losse informatie hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Museumnacht organiseren?: Leg zalen, programmaonderdelen en begeleiders bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, catering, techniek, drukwerk en het vrijwilligersrooster.
Hoe maak je een programma voor een Museumnacht?: Werk per zaal met blokken van bijvoorbeeld 30 tot 60 minuten en plan tussen onderdelen minimaal 10 minuten voor verplaatsing of opbouw. Controleer daarna capaciteit, rondleidingsroutes en workshopplaatsen per tijdslot.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Museumnacht?: Plan per zaal minstens 1 aanspreekpunt en voeg bij entree, garderobe en drukke workshops extra mensen toe. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en houd een contactpersoon beschikbaar voor uitval.
Wanneer regel je catering voor een Museumnacht?: Verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden en plaats de cateringbestelling ongeveer 1 tot 2 weken vooraf. Controleer 2 dagen voor de avond de aantallen en de opstelling van receptietafels, servies en thermoskannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.