Een MTB-etappekoers organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de inschrijving, maar met het wedstrijdformat: hoeveel etappes zijn er, welke afstanden gelden en hoe wordt het klassement berekend? Selecteer daarna de parcoursen en inspecteer ze op veiligheid, bereikbaarheid en geschikte start- en finishlocaties. Regel vroeg de vergunningen, verzekering, medische ondersteuning en verkeersmaatregelen. Pas wanneer de basis staat, publiceer je het inschrijfformulier en werk je deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling en materiaal per etappe uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
2
Parcoursen selecteren
4 personen
3
Parcoursen inspecteren
4 personen
4
Vergunningen aanvragen
2 personen
5
Verzekering afsluiten
6
Start- en finishlocaties vastleggen
2 personen
7
Verkeersplan opstellen
3 personen
8
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
9
Officials en jury vastleggen
2 personen
10
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
3 personen
12
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Sponsoren benaderen
3 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Overnachtingen reserveren
2 personen
18
Catering reserveren
2 personen
19
Startnummers ontwerpen
2 personen
20
Routebestanden publiceren
2 personen
21
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
22
Vrijwilligers indelen
3 personen
23
Reserveringen bevestigen
2 personen
24
Materiaalvoorraad controleren
3 personen
25
Boodschappenlijst afronden
2 personen
26
Startnummers en accreditaties printen
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Parcours uitzetten
10 personen
30
Afzettingen plaatsen
6 personen
31
Start- en finishboog opbouwen
6 personen
32
Registratietent opbouwen
4 personen
33
Cateringpunt opbouwen
4 personen
34
Technische zone inrichten
5 personen
35
Finishzone afzetten
4 personen
36
Timingapparatuur testen
3 personen
37
EHBO-materiaal controleren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

39
Deelnemers registreren
5 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
42
Rijdersbriefing geven
3 personen
43
Etappe 1 laten starten
8 personen
44
Parcours controleren
6 personen
45
Doorkomsten registreren
5 personen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Finishers opvangen
5 personen
48
Uitslagen verwerken
3 personen
49
Dagklassement publiceren
2 personen
50
Deelnemersmaaltijd serveren
5 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Etappe 2 inschrijven
4 personen
53
Startvak indelen
4 personen
54
Rijdersbriefing herhalen
3 personen
55
Etappe 2 laten starten
8 personen
56
Parcours en kruisingen bewaken
10 personen
57
Tijdwaarneming uitvoeren
4 personen
58
Technische assistentie bemannen
3 personen
59
Water en fruit uitdelen
4 personen
60
Dranken bijvullen
3 personen
61
Finishers begeleiden
6 personen
62
Medische incidenten registreren
2 personen
63
Eindklassement berekenen
3 personen
64
Prijsuitreiking voorbereiden
4 personen
65
Prijsuitreiking verzorgen
5 personen
66
Uitslagen publiceren
2 personen
67
Deelnemersmaaltijd serveren
6 personen
68
Afval tijdens evenement verzamelen
3 personen

Nazorg

69
Parcoursmarkering verwijderen
8 personen
70
Afzettingen verwijderen
6 personen
71
Start- en finishzone afbreken
6 personen
72
Registratietent afbreken
4 personen
73
Cateringpunt afbreken
4 personen
74
Materiaal schoonmaken
5 personen
75
Locatie schoonmaken
6 personen
76
Uitslagen archiveren
2 personen
77
Verloren spullen registreren
2 personen
78
Afval afvoeren
3 personen
79
Materialen inventariseren
3 personen
80
Geleende materialen retourneren
3 personen
81
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen
82
Deelnemers uitslagen mailen
2 personen
83
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Stuurbordjesaantal 180
Pijlbordenaantal 90
Koerslintaantal 20
Markeervlaggenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Dranghekkenaantal 40
Baanpostbordenaantal 20
Mountainbikesaantal 4
Fietspompenaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 30
Fietsstandaardsaantal 12
Technische mattenaantal 6
Podiumbekersaantal 15

Apparatuur

Tijdwaarnemingssetsaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Portofoonsaantal 16
Reservebatterijenaantal 40
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Printerpapieraantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Mobiele verlichtingaantal 8
Megafonenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Handlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselcontainersaantal 20
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Afvalgrijpersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 4
Blusdekensaantal 2

Decoratie

Podiumachtergronddoekenaantal 2
Organisatievlaggenaantal 12
Sponsorbannersaantal 20
Tafelkledenaantal 16

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de klassementsregels minimaal 6 maanden vooraf vast. De keuze voor één of meerdere startgroepen bepaalt daarna de inzet van officials, tijdwaarneming en portofoons.
Inspecteer ieder parcours minstens één keer overdag en noteer kruisingen, technische passages en plekken waar markeervlaggen, koerslint, pijlborden of verkeerskegels nodig zijn. Controleer de route opnieuw na hevige regen.
Vraag vergunningen en stem het verkeersplan minimaal 12 weken vooraf af. Leg daarbij ook vast waar dranghekken, baanpostborden en verkeersposten komen; die details worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Plan vrijwilligers per post én per tijdsblok en stuur hun indeling uiterlijk 2 weken vooraf. Reserveer extra mensen voor start en finish, materiaaltransport, bevoorrading en het verplaatsen van markeringen tussen etappes.
Maak per etappe een aparte materiaal- en stroomchecklist. Test tijdwaarnemingssets, laptops, printers, portofoons en reservebatterijen de dag ervoor en leg reservebinnenbanden, fietsgereedschapssets en fietspompen klaar bij de technische ondersteuning.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een MTB-etappekoers organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 9 maanden vooraf met format, parcoursen, locaties en vergunningen. Rond 12 weken voor de eerste etappe moeten veiligheid, medische ondersteuning en verkeersmaatregelen vastliggen.
Wanneer moet ik het parcours van een MTB-etappekoers markeren?: Markeer het parcours meestal 1 dag vooraf en controleer het op de wedstrijddag opnieuw. Loop of fiets kritieke delen 2 tot 3 uur voor de start na, vooral na regen of werkzaamheden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een MTB-etappekoers?: Reken per gelijktijdige routepost op minimaal 1 vrijwilliger en plan daarnaast mensen voor start, finish, techniek, registratie en materiaaltransport. Houd ongeveer 10 tot 15 procent extra vrijwilligers achter de hand voor uitval.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een MTB-etappekoers?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 2 weken voor de eerste etappe. Vermeld dan starttijden, routebestanden, startnummers, parkeer- en overnachtingsinformatie, veiligheidsregels en een contactnummer voor de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.