MTB-Etappenrennen organisieren: von der Strecke bis zum Zieleinlauf

Bei einem MTB-Etappenrennen entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du musst Genehmigungen, Verkehrsführung, medizinische Hilfe, Zeitnahme und Helfer früh zusammenbringen. Beginne mit dem Wettkampfformat und prüfe jede Etappe vor der Ausschreibung vor Ort. Erst wenn Start, Ziel, Sicherheit und Logistik stehen, veröffentlichst du die Anmeldung und verschickst verbindliche Teilnehmerinformationen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
3 Personen
2
Strecken auswählen
4 Personen
3
Strecken inspizieren
4 Personen
4
Genehmigungen beantragen
2 Personen
5
Versicherung abschließen
6
Start- und Zielorte festlegen
2 Personen
7
Verkehrsplan erstellen
3 Personen
8
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
9
Offizielle und Jury festlegen
2 Personen
10
Medizinische Unterstützung koordinieren
2 Personen
11
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
12
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Sponsoren ansprechen
3 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Übernachtungen reservieren
2 Personen
18
Catering reservieren
2 Personen
19
Startnummern entwerfen
2 Personen
20
Routendateien veröffentlichen
2 Personen
21
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
22
Freiwillige einteilen
3 Personen
23
Reservierungen bestätigen
2 Personen
24
Materialbestand überprüfen
3 Personen
25
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
26
Startnummern und Akkreditierungen drucken
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Parcours aufbauen
10 Personen
30
Absperrungen aufstellen
6 Personen
31
Start- und Zielbogen aufbauen
6 Personen
32
Registrierungszelt aufbauen
4 Personen
33
Cateringpunkt aufbauen
4 Personen
34
Technischen Bereich einrichten
5 Personen
35
Zielbereich absperren
4 Personen
36
Timingausrüstung testen
3 Personen
37
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
38
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

39
Teilnehmer registrieren
5 Personen
40
Startnummern ausgeben
3 Personen
41
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
42
Fahrerbriefing geben
3 Personen
43
Etappe 1 starten lassen
8 Personen
44
Parcours kontrollieren
6 Personen
45
Durchgänge registrieren
5 Personen
46
Getränke nachfüllen
3 Personen
47
Finisher in Empfang nehmen
5 Personen
48
Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
49
Tageswertung veröffentlichen
2 Personen
50
Teilnehmermahlzeit servieren
5 Personen
51
Geschirr abwaschen
3 Personen
52
Etappe 2 anmelden
4 Personen
53
Startbereich einteilen
4 Personen
54
Fahrerbriefing wiederholen
3 Personen
55
Etappe 2 starten lassen
8 Personen
56
Parcours und Kreuzungen überwachen
10 Personen
57
Zeitmessung durchführen
4 Personen
58
Technische Unterstützung besetzen
3 Personen
59
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
60
Getränke nachfüllen
3 Personen
61
Finisher betreuen
6 Personen
62
Medizinische Vorfälle erfassen
2 Personen
63
Endwertung berechnen
3 Personen
64
Preisverleihung vorbereiten
4 Personen
65
Preisverleihung durchführen
5 Personen
66
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
67
Teilnehmermahlzeit servieren
6 Personen
68
Abfall während der Veranstaltung sammeln
3 Personen

Nachbereitung

69
Streckenmarkierungen entfernen
8 Personen
70
Absperrungen entfernen
6 Personen
71
Start- und Zielzone abbauen
6 Personen
72
Registrierungszelt abbauen
4 Personen
73
Cateringstand abbauen
4 Personen
74
Material reinigen
5 Personen
75
Location reinigen
6 Personen
76
Ergebnisse archivieren
2 Personen
77
Verlorene Gegenstände registrieren
2 Personen
78
Abfall entsorgen
3 Personen
79
Materialien inventarisieren
3 Personen
80
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
81
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
2 Personen
82
Teilnehmenden die Ergebnisse mailen
2 Personen
83
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
LenkschilderAnz. 180
WegweiserAnz. 90
AbsperrbandAnz. 20
MarkierungsflaggenAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 60
AbsperrgitterAnz. 40
StreckenpostenschilderAnz. 20
MountainbikesAnz. 4
FahrradpumpenAnz. 6
FahrradreparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 30
FahrradständerAnz. 12
Technische MattenAnz. 6
Pokal auf dem PodiumAnz. 15

Ausstattung

ZeitnahmesetsAnz. 3
StoppuhrenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 40
LaptopsAnz. 3
DruckerAnz. 2
DruckerpapierAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 4
Mobile BeleuchtungAnz. 8
MegafoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
HandlampenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 20
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
LöschdeckenAnz. 2

Dekoration

BühnenhintergrundstoffeAnz. 2
OrganisationsflaggenAnz. 12
SponsorenbannerAnz. 20
TischdeckenAnz. 16

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettkampfformat fest, bevor du Strecken ausschreibst: Anzahl der Etappen, Startzeiten, Wertung und Zielschluss müssen in einem Dokument eindeutig stehen. So vermeidest du spätere Änderungen an Startnummern und Routendateien.
Besichtige jede Strecke spätestens mehrere Wochen vor dem Rennen und dokumentiere Engstellen, Querungen und schlecht sichtbare Abzweigungen. Verkehrsplan, Absperrgitter, Kegel, Wegweiser und Streckenpostenschilder müssen anschließend zu den tatsächlichen Gefahrenstellen passen.
Beantrage Genehmigungen und schließe die Versicherung ab, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Rückfragen der Behörden mindestens 4 bis 6 Wochen Puffer ein, besonders wenn öffentliche Straßen oder mehrere Gemeinden betroffen sind.
Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Jede kritische Kreuzung braucht eine eingewiesene Person mit Funkgerät oder klarer Kommunikationsregel. Teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vorher ein und bestätige ihre Einsatzzeiten erneut.
Schließe Catering, Übernachtungen und Ernährungswünsche anhand der Anmeldungen ab, statt pauschal einzukaufen. Prüfe außerdem zwei bis drei Tage vor dem Rennen Zeitnahmesets, Drucker, Papier, Batterien, Pumpen und Ersatzschläuche gemeinsam anhand der Materialliste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein MTB-Etappenrennen anmelden?: Veröffentliche die Anmeldung erst, wenn Format, Strecken und zentrale Sicherheitsfragen geklärt sind. Für Genehmigungen und Versicherungsfragen solltest du mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Helfer braucht ein MTB-Etappenrennen?: Eine feste Zahl gibt es nicht, weil sie von Strecke und Zahl der Kreuzungen abhängt. Plane mindestens eine eingewiesene Person pro kritischer Querung sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Verpflegung, Technik und Ergebnislisten ein.
Wann müssen die Strecken eines MTB-Rennens kontrolliert werden?: Prüfe jede Etappe vor der Ausschreibung und erneut kurz vor dem Renntag. Eine zweite Kontrolle innerhalb der letzten 7 Tage entdeckt Baustellen, umgestürzte Bäume oder fehlende Markierungen rechtzeitig.
Was muss man den Teilnehmern vor dem MTB-Etappenrennen schicken?: Versende Routendateien, Startzeiten, Start- und Zielorte, Regeln, Sicherheitsinformationen und Hinweise zu Übernachtung sowie Verpflegung spätestens 7 Tage vor dem Rennen. Änderungen an Strecke oder Zeitplan solltest du zusätzlich sofort mitteilen.

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