Organiser une course VTT par étapes, dans le bon ordre
Une course VTT par étapes se prépare d’abord comme un projet de parcours, puis comme une épreuve sportive et un événement d’accueil. Commencez par fixer le format, les distances et les lieux de départ et d’arrivée avant de demander les autorisations. Faites inspecter chaque parcours, construisez le plan de circulation et de sécurité, puis recrutez les officiels, les bénévoles et l’assistance médicale. Les inscriptions, l’hébergement, le catering et le balisage viennent ensuite, avec une vérification finale du matériel plusieurs jours avant le départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
3 personnes
- 2
Sélectionner les parcours
4 personnes
- 3
Inspecter les parcours
4 personnes
- 4
Demander les autorisations
2 personnes
- 5
Souscrire une assurance
- 6
Définir les lieux de départ et d’arrivée
2 personnes
- 7
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
- 8
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
- 9
Constituer les officiels et le jury
2 personnes
- 10
Prévoir l’assistance médicale
2 personnes
- 11
Recruter des bénévoles
3 personnes
- 12
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
- 13
Envoyer les invitations
2 personnes
- 14
Contacter les sponsors
3 personnes
- 15
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 16
Recueillir les besoins alimentaires
- 17
Réserver les nuitées
2 personnes
- 18
Réserver le catering
2 personnes
- 19
Concevoir les dossards
2 personnes
- 20
Publier les fichiers d'itinéraire
2 personnes
- 21
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
- 22
Répartir les bénévoles
3 personnes
- 23
Confirmer les réservations
2 personnes
- 24
Vérifier le stock de matériel
3 personnes
- 25
Finaliser la liste de courses
2 personnes
- 26
Imprimer les dossards et les accréditations
2 personnes
- 27
Faire les courses
3 personnes
- 28
Remplir les glacières
2 personnes
- 29
Mettre en place le parcours
10 personnes
- 30
Installer les barrières
6 personnes
- 31
Monter l’arche de départ et d’arrivée
6 personnes
- 32
Monter la tente d’inscription
4 personnes
- 33
Monter le point de restauration
4 personnes
- 34
Aménager la zone technique
5 personnes
- 35
Balisage de la zone d’arrivée
4 personnes
- 36
Tester le matériel de chronométrage
3 personnes
- 37
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
- 38
Briefer les bénévoles
4 personnes
Événement
- 39
Enregistrer les participants
5 personnes
- 40
Distribuer les dossards
3 personnes
- 41
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
- 42
Faire le briefing des pilotes
3 personnes
- 43
Lancer l’étape 1
8 personnes
- 44
Vérifier le parcours
6 personnes
- 45
Enregistrer les passages
5 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 47
Accueillir les finisseurs
5 personnes
- 48
Traiter les résultats
3 personnes
- 49
Publier le classement du jour
2 personnes
- 50
Servir le repas des participants
5 personnes
- 51
Faire la vaisselle
3 personnes
- 52
Inscription à l’étape 2
4 personnes
- 53
Aménager la zone de départ
4 personnes
- 54
Rappeler le briefing des pilotes
3 personnes
- 55
Faire démarrer l’étape 2
8 personnes
- 56
Surveiller le parcours et les croisements
10 personnes
- 57
Chronométrer
4 personnes
- 58
Assurer l’assistance technique
3 personnes
- 59
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
- 60
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 61
Accompagner les finishers
6 personnes
- 62
Enregistrer les incidents médicaux
2 personnes
- 63
Calculer le classement final
3 personnes
- 64
Préparer la remise des prix
4 personnes
- 65
Assurer la remise des prix
5 personnes
- 66
Publier les résultats
2 personnes
- 67
Servir le repas des participants
6 personnes
- 68
Collecter les déchets pendant l’événement
3 personnes
Suivi
- 69
Retirer le balisage du parcours
8 personnes
- 70
Retirer les barrières
6 personnes
- 71
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
- 72
Démonter la tente d'inscription
4 personnes
- 73
Démonter le point de restauration
4 personnes
- 74
Nettoyer le matériel
5 personnes
- 75
Nettoyer le lieu
6 personnes
- 76
Archiver les résultats
2 personnes
- 77
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
- 78
Évacuer les déchets
3 personnes
- 79
Inventorier le matériel
3 personnes
- 80
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
- 81
Traiter les courses restantes
2 personnes
- 82
Envoyer les résultats aux participants
2 personnes
- 83
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 16
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de bièreqté 8
- Poubellesqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
Matériel de sport
- Numéros de départqté 180
- Panneaux de directionqté 180
- Panneaux indicateursqté 90
- Ruban d’arrivéeqté 20
- Drapeaux de balisageqté 40
- Cônes de signalisationqté 60
- Barrières de fouleqté 40
- Panneaux de parcoursqté 20
- VTTqté 4
- Pompes à véloqté 6
- Kits d’outils pour véloqté 4
- Chambres à air de rechangeqté 30
- Supports à vélosqté 12
- Tapis techniquesqté 6
- Coupes du podiumqté 15
Équipement
- Kits de chronométrageqté 3
- Chronomètresqté 8
- Talkies-walkiesqté 16
- Piles de rechangeqté 40
- Ordinateurs portablesqté 3
- Imprimantesqté 2
- Papier pour imprimanteqté 6
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 4
- Éclairage mobileqté 8
- Mégaphonesqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Lampes de pocheqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettes réutilisablesqté 180
- Couverts réutilisablesqté 220
- Tasses à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 20
Cuisine
- Glacièresqté 10
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 12
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 6
- Pincesqté 8
- Louchesqté 8
- Bouilloiresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Conteneurs alimentairesqté 20
- Pains de glaceqté 30
Nettoyage
- Sets de serpillièreqté 3
- Seauxqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Pompes de désinfectionqté 8
- Trousses de premiers secoursqté 4
- Couvertures anti-feuqté 2
Décoration
- Toiles de fond de scèneqté 2
- Drapeaux de l'organisationqté 12
- Bannières sponsorsqté 20
- Nappesqté 16
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez les parcours au moins 8 à 12 semaines avant la première étape. Une inspection sur le terrain permet de repérer les passages impraticables, les croisements dangereux et les emplacements où installer panneaux, cônes ou barrières.
- Traitez les autorisations et l’assurance avant de publier les inscriptions. Sans validation des parcours, il faudra parfois modifier les informations envoyées aux participants et refaire le balisage.
- Prévoyez un responsable par zone et répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant la course. Chaque poste doit connaître son horaire, son moyen de communication et la procédure à suivre en cas d’incident.
- Envoyez aux participants les fichiers d’itinéraire, les horaires, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que les consignes de sécurité 5 à 7 jours avant l’étape. Demandez aussi les besoins alimentaires et confirmez les nuitées dans le même délai.
- Faites l’inventaire du chronométrage, des talkies-walkies, des piles, des pompes, des kits d’outils et des chambres à air 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifiez également les numéros de départ, les panneaux, les drapeaux de balisage, les rallonges et le papier d’impression.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course VTT par étapes ?
- Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une organisation structurée. Ce délai laisse le temps de sélectionner et d’inspecter les parcours, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
- Quand faut-il demander les autorisations pour une course VTT ?
- Lancez les demandes dès que les parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont définis, idéalement 10 à 12 semaines avant la première étape. Attendez les validations avant de communiquer un itinéraire définitif.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les horaires, fichiers d’itinéraire, consignes de sécurité et informations pratiques 5 à 7 jours avant chaque étape. Un rappel la veille permet de signaler les derniers changements sans surcharger les participants.
- Combien de temps avant faut-il vérifier le matériel de course ?
- Effectuez un contrôle complet 3 à 5 jours avant le départ, puis un contrôle rapide le matin même. Comptez notamment le chronométrage, les talkies-walkies, les piles, le balisage, les outils vélo et les équipements d’impression.
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