Zo organiseer je een mountainbiketoertocht

Begin niet met de inschrijving, maar met de route. Leg afstanden, startlocatie, parkeerplek en vergunningen vast voordat je deelnemers uitnodigt. Verken het parcours zelf en noteer lastige passages, kruisingen en plekken waar hulp nodig kan zijn. Daarna regel je reparatie, EHBO en vrijwilligers, zodat je op de dag zelf niet afhankelijk bent van losse toezeggingen. In de laatste week draait alles om routecontrole, duidelijke informatie en een startterrein dat snel kan worden opgebouwd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstanden vastleggen
2 personen
2
Route vooraf verkennen
2 personen
3
Routevergunning aanvragen
4
Startlocatie reserveren
5
Parkeerterrein reserveren
6
Fietsreparateur reserveren
7
EHBO-medewerkers reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Noodcontacten verzamelen
14
Routebestand publiceren
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Route op laatste risico's controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Fietsen en gereedschap verzamelen
2 personen
21
Pijlen en linten sorteren
2 personen
22
Startpakketten samenstellen
3 personen
23
Telefoonnummers voor noodgevallen delen
24
Startterrein opmeten
2 personen
25
Parkeerroute bewegwijzeren
2 personen
26
Routepijlen uitzetten
4 personen
27
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
28
Bevoorradingspost inrichten
3 personen
29
EHBO-punt inrichten
2 personen
30
Fietscontrolepunt inrichten
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
34
Startnummers klaarleggen
2 personen
35
Dranken koelen
2 personen
36
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen

Event

37
Inschrijftafel bemannen
3 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Startpakketten uitdelen
2 personen
40
Parkeerbegeleiding uitvoeren
3 personen
41
Deelnemers technisch informeren
2 personen
42
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
43
Groepsstart begeleiden
3 personen
44
Routepost bemannen
2 personen
45
Bevoorradingspost bemannen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
48
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
49
EHBO verlenen
2 personen
50
Routeverkeer controleren
2 personen
51
Laatste deelnemers volgen
2 personen
52
Finishregistratie bijhouden
2 personen
53
Finishmaaltijd serveren
4 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Deelnemersinformatie beantwoorden
56
Verloren voorwerpen registreren
57
Laatste deelnemer afmelden

Nazorg

58
Routepijlen en linten verwijderen
4 personen
59
Fietscontrolepunt afbreken
2 personen
60
EHBO-punt afbreken
2 personen
61
Afval inzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Startterrein schoonmaken
3 personen
66
Parkeerterrein schoonmaken
2 personen
67
Materiaal naar opslag brengen
3 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Routebestand en uitslagen archiveren
70
Deelnemersfoto's publiceren
71
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Inschrijftafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 180
Markeerlintaantal 12
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Stempelkaartenaantal 120
Pionnenaantal 24
Afzethekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Mountainbikesaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsmontagestandaardaantal 2
Fietsreparatiesetaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietskettingenaantal 4
Kettingolieaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Fietsverlichtingssetsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Koelmattenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Megafoon
Laptop
Mobiele printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Brandblusseraantal 2
Nooddekensaantal 4

Decoratie

Startboog
Routebordenaantal 20
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routeverkenning vóór je de route publiceert. Controleer niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, modderige passages en plekken waar routepijlen of markeerlint nodig zijn.
Vraag de routevergunning en reserveer startlocatie en parkeerterrein vroeg aan. Houd voor deze drie onderdelen minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding aan, omdat één ontbrekende toestemming de hele tocht kan vertragen.
Reserveer naast EHBO-medewerkers ook een fietsreparateur. Leg bij de start een fietsmontagestandaard, fietspompen, reservebinnenbanden en een reparatieset klaar; pech onderweg is anders lastig snel op te lossen.
Verzamel noodcontacten en dieetwensen tijdens de aanmelding, niet pas op de ochtend zelf. Stuur deelnemersinformatie en het routebestand uiterlijk 7 dagen voor de tocht, met starttijd, parkeerroute en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Doe de laatste routecontrole 24 tot 48 uur vooraf en stem de vrijwilligersindeling daarop af. Sorteer pijlen, linten, hesjes en startpakketten per post, zodat opbouwen en afbreken niet op één persoon neerkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een mountainbiketoertocht te organiseren?: Reken op 8 tot 12 weken voor een tocht met vergunning, parkeerterrein, vrijwilligers en meerdere veiligheidsvoorzieningen. Reserveer de startlocatie en fietsreparateur in de eerste 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een mountainbiketoertocht?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor inschrijving en per bemande kruising of verzorgingspost 2 vrijwilligers. Bij een route met 4 bemande punten kom je daarmee al snel op 11 tot 13 mensen, exclusief EHBO en reparatie.
Wanneer moet je de route van een mountainbiketoertocht controleren?: Verken de route eerst voordat je haar publiceert en controleer het parcours opnieuw 24 tot 48 uur voor de start. Kijk dan vooral naar omgevallen bomen, wegwerkzaamheden, modder en verdwenen markeringen.
Wat stuur je deelnemers een week voor de mountainbiketoertocht?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf het routebestand, de starttijd, parkeerroute, praktische deelnemersinformatie en een telefoonnummer voor noodgevallen. Vermeld ook wat deelnemers bij inschrijving hebben doorgegeven, zoals dieetwensen of een noodcontact.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.