Zo organiseer je een motorcrosswedstrijd

Begin niet met de promotie, maar met de wedstrijddatum, het circuit en de benodigde vergunningen. Daarna leg je de wedstrijdklassen, het reglement, officials en medische ondersteuning vast. Pas wanneer starthek, hekwerk, transponders en geluidset zijn gereserveerd, kun je het wedstrijdschema en de inschrijving openen. In de laatste weken controleer je deelnemers, startgelden, materialen en het circuit. Op de wedstrijddag draait alles om duidelijke communicatie, veilige afzetting en een strak tijdschema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Circuitlocatie reserveren
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
2 personen
4
Verzekering controleren
5
Wedstrijdklassen bepalen
3 personen
6
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
7
Officials vastleggen
2 personen
8
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
9
Starthekken reserveren
10
Hekwerk reserveren
11
Transponders reserveren
12
Geluidset reserveren
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Inschrijfformulier publiceren
16
Sponsoren benaderen
2 personen
17
Promotieposters verspreiden
3 personen
18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Startgelden controleren
2 personen
21
Deelnemerslijst printen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Motoren en voertuigen laden
4 personen
25
Circuit inspecteren
4 personen
26
Circuit egaliseren
4 personen
27
Rennerspaddock uitzetten
4 personen
28
Publieksvakken markeren
4 personen
29
Hekwerk plaatsen
6 personen
30
Starthekken opbouwen
4 personen
31
Tenten opbouwen
6 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Finishboog plaatsen
4 personen
34
Banieren en borden ophangen
3 personen
35
Geluid en stroom aansluiten
3 personen
36
Verlichting plaatsen
3 personen
37
Catering voorbereiden
4 personen

Event

38
Deelnemers aanmelden
4 personen
39
Transponders uitdelen
2 personen
40
Motoren technisch keuren
4 personen
41
Rennersbriefing houden
3 personen
42
Publieksingang openen
4 personen
43
Kaartverkoop en controle bemannen
4 personen
44
Parkeerterrein begeleiden
4 personen
45
Startopstelling begeleiden
3 personen
46
Wedstrijdrondes begeleiden
8 personen
47
Vlagposten bemannen
12 personen
48
Rondetijden registreren
3 personen
49
Omroep verzorgen
2 personen
50
Toezicht bij publieksvakken houden
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes en maaltijden serveren
5 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
56
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
57
Publieksuitgang begeleiden
4 personen
58
Wedstrijdadministratie afronden
2 personen
59
Motoren uit het paddock begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Circuit vrijmaken
6 personen
61
Hekwerk afbreken
6 personen
62
Tenten afbreken
6 personen
63
Geluid en verlichting afbouwen
3 personen
64
Servies en keuken afwassen
4 personen
65
Terrein schoonmaken
6 personen
66
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Transponders innemen
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
3 personen
70
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
71
Circuit eindinspectie uitvoeren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Afzetpalenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Dranghekkenaantal 80
Starthek

Apparatuur

Geluidset
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 6
Aggregatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Haspelsaantal 6
Transpondersaantal 50
Rondetijdregistratie
Portofoonsaantal 16
Megafoonsaantal 3
Koelboxenaantal 8
Lichtmastenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdvlaggenaantal 24
Startnummersaantal 60
Startnummerbordenaantal 60
Reddingsdekensaantal 20
Reservehelmenaantal 4
Gereedschapskistenaantal 4
Bandenlichtersaantal 4
Luchtcompressorenaantal 2
Watertanksaantal 3
Sproeiersaantal 3
Scheppenaantal 6
Harkenaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Verkeerskegelsaantal 30
Paddockbordenaantal 12
Rijplatenaantal 20
Strobalenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Veiligheid

Brandblussersaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidsvestenaantal 20
Oordoppenaantal 600
Werkhandschoenenaantal 20

Decoratie

Start- en finishbanierenaantal 4
Sponsorbanierenaantal 20
Richtingbordenaantal 20
Prijspodium
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijddatum en circuitlocatie minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer direct welke vergunningen, verzekeringen en veiligheidsafspraken nodig zijn; die aanvragen kosten vaak meer tijd dan verwacht.
Bepaal vóór de inschrijving hoeveel wedstrijdklassen je aanbiedt en zet het reglement erbij. Vermeld ook startgelden, sluitingsdatum en benodigde gegevens, zodat je deelnemerslijst niet op het laatste moment onvolledig is.
Reserveer starthek, hekwerk, transponders, rondetijdregistratie en geluidset als één technisch pakket. Plan uiterlijk één week voor de wedstrijd een controle van aggregaten, verlengkabels, portofoons en microfoons.
Maak het wedstrijdschema pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Houd per klasse ruimte voor opstellen, manches, baanonderhoud en eventuele vertraging; zonder buffer loopt de hele dag snel uit.
Loop het circuit de dag vóór de wedstrijd volledig na en markeer publieks- en rijderszones met afzetpalen, afzetlint en dranghekken. Zet medische ondersteuning, wedstrijdvlaggen, watertanks en reddingsdekens op vaste, bekende plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een motorcrosswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode regel je datum, circuit, vergunningen, verzekering, officials en medische ondersteuning; reserveer technische materialen zodra de datum vaststaat.
Wat heb je nodig voor de tijdregistratie bij een motorcrosswedstrijd?: Reken op transponders, rondetijdregistratie en een volledige deelnemerslijst met startnummers. Test het systeem minimaal 1 week vooraf en wijs op de wedstrijddag één verantwoordelijke aan voor uitgifte, controle en inname.
Wanneer moet de inschrijving voor een motorcrosswedstrijd sluiten?: Laat de inschrijving meestal 7 tot 10 dagen vóór de wedstrijd sluiten. Dan heb je tijd om aanmeldingen en startgelden te controleren, klassen in te delen, het schema te maken en de deelnemerslijst te printen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een motorcrosswedstrijd?: Plan minimaal 1 volledige opbouwdag voor hekwerk, starthek, tenten, geluid, stroom en tijdregistratie. Reserveer op de wedstrijddag zelf nog 2 uur voor de circuitinspectie, veiligheidscontrole en een technische test.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.