Zo organiseer je een motorclubbarbecue

Begin bij de barbecueplek en werk daarna in vaste rondes: gasten tellen, eten en drinken bepalen, leveringen controleren en de locatie opbouwen. Verzamel dieetwensen zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, zodat je niet op het laatste moment aparte gerechten moet regelen. Controleer de weersverwachting en plan partytenten, verlichting en koeling vóór de eerste gasten arriveren. Op de dag zelf draait alles om een veilige barbecue, gekoeld voedsel en een buffet dat niet meteen vastloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Barbecueplek reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Weersverwachting controleren
7
Leveringen bevestigen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Vlees en groenten koelen
2 personen
11
Vlees marineren
2 personen
12
Groenten wassen en snijden
3 personen
13
Salades voorbereiden
3 personen
14
Sauzen en toppings klaarzetten
2 personen
15
Muziek afspeellijst voorbereiden
16
Locatie openen
2 personen
17
Terrein controleren
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Barbecues veilig opstellen
3 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Buffet en bar inrichten
3 personen
25
Servies en bestek klaarleggen
2 personen

Event

26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Barbecues aansteken
3 personen
31
Vlees en groenten grillen
4 personen
32
Barbecuebuffet bijvullen
2 personen
33
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
34
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
35
Barbecuevuur veilig doven
3 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Servies en bestek verzamelen
3 personen
38
Servies en bestek afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
41
Apparatuur schoonmaken
3 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Kommetjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Drankbakkenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Grilltangenaantal 6
Grillspatelsaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Aluminium schalenaantal 20
Voedselcontainersaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Menubordenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Herbruikbare handschoenenaantal 6
Eerste hulpdoos

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik die voor de hoeveelheden vlees, groenten, salades en drank; tel kinderen, vegetariërs en afmeldingen apart.
Controleer dieetwensen niet alleen op de RSVP, maar leg ze ook zichtbaar vast voor degene die het buffet inricht. Houd aparte serveertangen en schalen klaar om kruiscontact te beperken.
Zet vlees, groenten en salades pas vlak voor gebruik uit de koeling. Werk met koelboxen of drankbakken en vul het buffet in kleine porties aan, in plaats van alles tegelijk neer te zetten.
Plan minimaal 2 uur voor de start voor locatiecontrole, partytenten, tafels, stoelen, verlichting en veilige barbecue-opstelling. Test verlengkabels en stekkerdozen voordat muziek en licht worden aangesloten.
Bevestig leveringen en controleer de boodschappenlijst de dag vóór het event. Leg servies, bestek, sauzen, toppings, grilltangen en aluminium schalen per werkplek klaar, zodat niemand tijdens het grillen hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een motorclubbarbecue?: Reserveer de barbecueplek bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je een vaste datum en ruimte voor partytenten nodig hebt. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de barbecue.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een motorclubbarbecue?: Reken op minimaal 2 uur voor terreincontrole, tenten, tafels, stoelen, verlichting, buffet en veilige barbecue-opstelling. Plan daarnaast 30 minuten extra als leveringen nog moeten worden uitgepakt of de locatie niet bekend is.
Wanneer moet je vlees marineren voor een motorclubbarbecue?: Marineer het vlees bij voorkeur 12 tot 24 uur vooraf, gekoeld en afgesloten. Snijd groenten en bereid salades meestal op de dag zelf, zodat ze vers blijven en niet onnodig lang buiten de koeling staan.
Hoeveel drank moet je regelen voor een motorclubbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Zet ook voldoende water klaar en houd alcoholvrije opties apart zichtbaar bij de bar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.