Zo organiseer je een motorbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor deelnemers. Daarna bouw je de beurs op rond het aantal standhouders: nodig hen uit, verwerk aanmeldingen en teken de standindeling voordat je materialen bestelt. Regel bezoekersinformatie, parkeren en bewegwijzering ruim vooraf. Op de beursdag draait alles om een lege, veilige locatie die je stap voor stap vult met standvakken, tafels, stroom, verlichting en kassa’s.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Beurs online aankondigen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Deelnemersgegevens bijhouden
7
Dieetwensen verzamelen
8
Stroompunten controleren
2 personen
9
Standindeling tekenen
2 personen
10
Parkeerindeling maken
11
Routeborden ontwerpen
12
Routeborden laten drukken
13
Bezoekersinformatie versturen
14
Standhouderslijst afdrukken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
21
Standvakken uitzetten
3 personen
22
Standnummers ophangen
2 personen
23
Toegangsborden plaatsen
2 personen
24
Verlichting aansluiten
2 personen
25
Kraamartikelen klaarzetten
3 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Toiletten controleren

Event

29
Standhouders ontvangen
3 personen
30
Standhouders registreren
2 personen
31
Bezoekers welkom heten
2 personen
32
Entree innen
2 personen
33
Polsbandjes uitdelen
2 personen
34
Informatiepunt bemannen
35
Dranken serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Afval verzamelen
39
Toiletten tussentijds controleren

Nazorg

40
Kassa afsluiten
2 personen
41
Standhouders uitchecken
2 personen
42
Standmateriaal afbreken
4 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Verlichting loskoppelen
2 personen
45
Afval afvoeren
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Borden en materialen verwijderen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Stekkerlampenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 4
Standnummerbordenaantal 12
Routebordenaantal 10
Prijskaartjesaantal 300
Stiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Handschoenenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reserveer per stand een duidelijk vak en noteer vooraf welke deelnemers stroom nodig hebben, zodat verlengkabels en stekkerdozen niet op de beursdag moeten worden verdeeld.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de motorbeurs. Vermeld de ingang, parkeerruimte, openingstijd en eventuele betaalwijze; bezoekers zoeken die gegevens meestal pas vlak voor vertrek op.
Plan de opbouw achteruit vanaf de opening. Reken voor het plaatsen van tafels, marktkramen, standnummers en routeborden minimaal 2 uur, gevolgd door een aparte veiligheidscontrole.
Controleer stroom en verlichting per zone, niet alleen bij de meterkast. Test verlengkabels, pinapparaten, lichtslingers en LED-bouwlampen voordat standhouders hun spullen uitpakken.
Zet de kassa’s en het wisselgeld klaar vóór de deuren opengaan. Neem per betaalpunt een kassabox of pinapparaat, een duidelijke prijsaanduiding en voldoende herbruikbare bekers voor de drankuitgifte op in je voorbereiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een motorbeurs op te bouwen?: Reken voor een kleine tot middelgrote motorbeurs op minimaal 2 uur opbouw. Plan daarnaast 30 minuten voor de veiligheidscontrole, het testen van stroom en verlichting en het ophangen van de laatste routeborden.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een motorbeurs?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de beurs met uitnodigen. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je de standindeling, deelnemerslijst en bezoekersinformatie op tijd kunt afronden.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig op een motorbeurs?: Tel het aantal standhouders en organisat zones die stroom gebruiken afzonderlijk. Vraag bij de aanmelding wie stroom nodig heeft en maak uiterlijk 1 week vooraf een verdeling; houd per zone extra verlengkabels en stekkerdozen achter de hand.
Wat moet ik op de beursdag als eerste doen?: Open de locatie eerst voor de veiligheidscontrole en controleer vluchtwegen, stroom en verlichting. Zet daarna de standvakken uit, plaats tafels en marktkramen, hang standnummers en routeborden op en richt vervolgens de kassa en catering in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.