Cómo organizar una feria de motos sin perder el control
Una feria de motos funciona cuando expositores y visitantes saben dónde deben estar, cómo llegar y qué pueden esperar. Empieza cerrando la fecha y el lugar, define las condiciones de participación y confirma a los expositores antes de anunciar el programa. Después organiza inscripciones, distribución de stands, aparcamiento, electricidad, señalización y cobros. El día del evento, abre con tiempo para revisar la seguridad y montar cada espacio sin prisas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Redactar las condiciones de participación
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Anunciar la feria en línea
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Llevar el registro de los datos de los participantes
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 9
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
- 10
Organizar el aparcamiento
- 11
Diseñar carteles de ruta
- 12
Imprimir señales de ruta
- 13
Enviar información a los visitantes
- 14
Imprimir la lista de expositores
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar la caja y el cambio
2 personas
- 18
Abrir la ubicación
2 personas
- 19
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 21
Marcar los espacios de los stands
3 personas
- 22
Colgar los números de stand
2 personas
- 23
Colocar señales de acceso
2 personas
- 24
Conectar la iluminación
2 personas
- 25
Preparar artículos para el stand
3 personas
- 26
Montar el punto de café
2 personas
- 27
Preparar los aperitivos
2 personas
- 28
Comprobar los baños
Evento
- 29
Recibir a los expositores
3 personas
- 30
Registrar a los expositores
2 personas
- 31
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 32
Cobrar la entrada
2 personas
- 33
Repartir pulseras
2 personas
- 34
Atender el punto de información
- 35
Servir las bebidas
2 personas
- 36
Servir aperitivos
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
- 38
Recoger la basura
- 39
Comprobar los baños periódicamente
Seguimiento
- 40
Cerrar la caja
2 personas
- 41
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 42
Desmontar el material del stand
4 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 44
Desconectar la iluminación
2 personas
- 45
Retirar los residuos
2 personas
- 46
Lavar la vajilla
2 personas
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Retirar paneles y materiales
2 personas
- 49
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 50
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillascant. 30
- Taburetes de barcant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Equipo
- Cajas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Focos LED de obracant. 4
- Lámparas con enchufecant. 4
Decoración
- Banners de la feriacant. 4
- Carteles con número de standcant. 12
- Señales de rutacant. 10
- Etiquetas de preciocant. 300
- Rotuladorescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Termoscant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Guantescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las condiciones de participación antes de invitar a los expositores. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y corregir datos incompletos.
- Dibuja la distribución de los stands cuando ya tengas una lista provisional de participantes. Reserva pasillos claros, marca cada espacio y coloca los números antes de que lleguen las primeras motos.
- Envía a los visitantes la información de acceso con varios días de antelación. Incluye la entrada, el aparcamiento, las señales de ruta y la hora de apertura para evitar consultas y atascos en la llegada.
- Comprueba la electricidad durante el montaje, no cuando empiece la feria. Cuenta los puntos disponibles, coloca alargadores y regletas de forma segura y prueba la iluminación al menos 2 horas antes de abrir.
- Prepara los cobros y la zona de bebidas el día anterior. Enfría las bebidas, revisa los datáfonos y lleva cambio suficiente; dejar la caja para el último momento suele retrasar la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de motos?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Las primeras 2 semanas sirven para confirmar fecha, ubicación y condiciones; reserva las 2 últimas para señalización, compras, distribución y comprobaciones de seguridad.
- ¿Cuándo debo confirmar a los expositores?
- Intenta cerrar la lista entre 10 y 14 días antes de la feria. Así todavía puedes rehacer el plano de stands, imprimir la lista de expositores y enviar instrucciones personalizadas de llegada.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar los stands?
- Abre el recinto al equipo al menos 3 horas antes de la llegada del público. La primera hora puede dedicarse a mesas y carpas, la segunda a marcar stands, carteles y conexiones, y la última a revisar seguridad y acceso.
- ¿Qué información deben recibir los visitantes antes de la feria?
- Envíala entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de apertura, cómo llegar, dónde aparcar, las señales de ruta y cualquier condición de acceso para que las dudas no se concentren en la entrada.
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