Zo organiseer je een motorbeurs zonder gaten in de planning

Begin bij de datum, locatie en beschikbare ruimte; pas daarna leg je standhouders en bezoekersstromen vast. Een motorbeurs draait niet alleen om stands: parkeren, laden en lossen, stroom, toegang en catering bepalen of de dag soepel verloopt. Werk met één plattegrond waarop stands, balie, looproutes en stroompunten staan. Bevestig standhouders opnieuw zodra de indeling en praktische informatie definitief zijn. Plan de opbouw als een apart onderdeel, met een duidelijke ontvangst en een vrije laad- en loszone.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Standhouders uitnodigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Standindeling vastleggen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Standhouders informeren
2 personen
9
Parkeerplan uitwerken
2 personen
10
Plattegrond maken
11
Toegangsbeleid bepalen
2 personen
12
Polsbandjes inkopen
13
Bewegwijzering ontwerpen
14
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
15
Vergunningen controleren
16
Verzekeringsgegevens controleren
17
Stroompunten controleren
2 personen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Standhouders bevestigen
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Laad- en loszone afzetten
3 personen
25
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
26
Standplaatsen markeren
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Standwanden opstellen
4 personen
29
Motorbarrières plaatsen
4 personen
30
Stroomkabels aansluiten
2 personen
31
Verlichting installeren
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Naambadges klaarleggen
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Motoren veilig positioneren
6 personen
36
Promotiepanelen plaatsen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
42
Standhouders ontvangen
3 personen
43
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen

Event

44
Deuren openen
3 personen
45
Bezoekers registreren
4 personen
46
Bezoekers informeren
3 personen
47
Standhouders ondersteunen
2 personen
48
Motoren controleren
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Looproutes vrijhouden
2 personen
56
Fotomoment begeleiden
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Deuren sluiten
3 personen

Nazorg

59
Standhouders uitlaten
3 personen
60
Motoren uitladen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Stroomkabels verwijderen
2 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Standhouders nabellen
72
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 45
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 24
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Opbergkastenaantal 4
Balie
Partytentenaantal 4

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Pinapparatenaantal 2
Tabletsaantal 3
Printers
Portofoonsaantal 6
Handlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Beursdoekenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Bannerhoudersaantal 8
Promotiepanelenaantal 10
Tafelkledenaantal 18
Naambordhoudersaantal 30
Krijtbordenaantal 6
Plantenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Sportmateriaal

Motorbarrièresaantal 20
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Spiegelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 4 weken voor de beurs een voorlopige standindeling. Controleer per stand de benodigde tafelruimte, stroom en toegang tot de laad- en loszone voordat je de indeling bevestigt.
Leg het parkeerplan en de bewegwijzering minstens 2 weken vooraf vast. Vermeld waar standhouders laden en lossen, waar bezoekers parkeren en vanaf welk punt de route naar de ingang begint.
Controleer 1 week voor de beurs alle stroompunten en leg verlengsnoeren, kabelhaspels en stekkerdozen per zone klaar. Zo voorkom je dat standhouders op de beursdag zelf om extra aansluitingen vragen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bestel de catering op basis van het definitieve aantal. Houd de bestelling uiterlijk 3 dagen voor de beurs bij wanneer afmeldingen of extra standhouders binnenkomen.
Plan de opbouw met een ontvangstbalie, polsbandjes, portofoons en een plattegrond op locatie. Open de locatie eerst voor standhouders en controleer vóór de bezoekers binnenkomen of elke stand bereikbaar en herkenbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een motorbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, promotie, parkeren, catering en de definitieve opbouwplanning.
Hoe maak je een standindeling voor een motorbeurs?: Maak uiterlijk 4 weken vooraf een plattegrond met stands, looproutes, ontvangstbalie en stroompunten. Houd bij elke stand rekening met de beschikbare tafelruimte en laat laad- en losroutes vrij.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een motorbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels, standwanden, balie, bewegwijzering en apparatuur. Voeg extra tijd toe als standhouders zelf materialen meenemen of als de locatie meerdere laad- en losmomenten heeft.
Wanneer bestel je catering voor een motorbeurs?: Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Controleer het aantal en de dieetwensen nog 3 dagen voor de beurs en geef die wijzigingen direct door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.