Cómo organizar una feria de motos sin perder el control

Una feria de motos empieza mucho antes de colocar las primeras motos. Primero confirma la fecha, el recinto y los permisos; después cierra la participación de expositores y dibuja la distribución de puestos, circulación y estacionamiento. En las semanas previas tendrás que coordinar inscripciones, necesidades eléctricas, catering y señalización. El día del evento, la zona de carga, la recepción y las comunicaciones entre responsables determinan si el montaje avanza sin retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Invitar a los expositores
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir la distribución de los puestos
2 personas
7
Hacer reservas
8
Informar a los responsables de los stands
2 personas
9
Desarrollar el plan de estacionamiento
2 personas
10
Hacer el plano
11
Definir la política de acceso
2 personas
12
Comprar pulseras
13
Diseñar la señalización
14
Distribuir material promocional
2 personas
15
Comprobar permisos
16
Comprobar los datos del seguro
17
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
18
Pedir el catering
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Delimitar la zona de carga y descarga
3 personas
25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
26
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar los paneles del stand
4 personas
29
Colocar barreras para motos
4 personas
30
Conectar los cables de alimentación
2 personas
31
Instalar la iluminación
2 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Colocar las acreditaciones
2 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Posicionar las motos de forma segura
6 personas
36
Colocar los paneles promocionales
2 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
3 personas
42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Realizar la inspección final del montaje
2 personas

Evento

44
Abrir las puertas
3 personas
45
Registrar a los visitantes
4 personas
46
Informar a los visitantes
3 personas
47
Apoyar a los expositores
2 personas
48
Revisar motos
2 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer café y té
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Mantener libres las vías de paso
2 personas
56
Coordinar el momento de fotos
2 personas
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Cerrar las puertas
3 personas

Seguimiento

59
Despachar a los expositores
3 personas
60
Descargar las motos
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Retirar los cables de alimentación
2 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Llamar de nuevo a los expositores
72
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 45
Mesas altascant. 8
Paredes para standscant. 24
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 6
Armarios de almacenamientocant. 4
Mostrador
Carpas de fiestacant. 4

Equipo

Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 3
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Datáfonoscant. 2
Tabletscant. 3
Impresoras
Walkie-talkiescant. 6
Linternas de manocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 6

Decoración

Banners de feriacant. 12
Banderascant. 20
Soportes para bannercant. 8
Paneles promocionalescant. 10
Mantelescant. 18
Portanombrescant. 30
Pizarrascant. 6
Plantascant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4

Material deportivo

Barreras para motoscant. 20
Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Espejoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 20
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los expositores. Comprueba también los datos del seguro y pide por escrito cualquier requisito del recinto al menos 6 semanas antes.
Pide a cada expositor sus medidas, necesidades de electricidad y horario de llegada. Usa esa información para preparar el plano de puestos, reservar espacios y separar la zona de carga y descarga del acceso del público.
Envía las invitaciones y abre las inscripciones con una fecha límite clara, idealmente 3 semanas antes. Recoge al mismo tiempo las preferencias dietéticas y los datos necesarios para la recepción.
Planifica el estacionamiento y la política de acceso antes de diseñar la señalización. Prepara pulseras, banners y banderas para que el público pueda encontrar la entrada, los puestos, los aseos y las salidas sin preguntar continuamente.
Haz una prueba de recepción y electricidad durante el montaje. Comprueba datáfonos, tablets, impresoras, alargadores, regletas y walkie-talkies, y deja linternas a mano para revisar zonas con poca luz.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de motos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar expositores, cerrar el catering, revisar permisos, terminar el plano y resolver necesidades eléctricas.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores de una feria de motos?: Pide una respuesta inicial 6 semanas antes y cierra la lista 3 semanas antes del evento. Después informa a cada responsable de su puesto, horario de llegada, estacionamiento y requisitos de montaje.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de motos?: Comprueba el plano, la señalización, las pulseras, el material de recepción y la lista de compras. Verifica también que las mesas, sillas, paredes de los stands, carpas, neveras y equipos eléctricos estén disponibles.
¿Cómo organizo el montaje de una feria de motos?: Abre el recinto con tiempo suficiente para delimitar primero la carga y descarga. Después fija los soportes de los puestos, monta la recepción, coloca mobiliario y señalización, y realiza una prueba de pagos y comunicaciones antes de abrir al público.

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